Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Handleiding voor de vertrouwenscan
De twee pilots hebben een aantal patronen/samenhangen tussen de verschillende kritische succesfactoren
te zien gegeven die in algemene zin in de achtergrondinformatie bij de kritische succesfactoren en het algemene
beeld zijn verwerkt. Hoe meer van dergelijke onderzoeken met gebruikmaking van de methodiek
van de vertrouwenscan plaatsvinden, hoe meer inzicht in de patronen/samenhangen kan worden verkregen.
De opmerkingen van de geïnterviewden bij het formulier hebben geleid tot een aantal aanpassingen
in de formuleringen van de negen kritische succesfactoren op het formulier.
2. Gebruik van de vertrouwenscan in het kader van een audit.
De vertrouwenscan kan ook gebruikt worden door de auditor in het kader van een onderzoek naar vertrouwen
als onderdeel van de cultuur/interne omgeving van een organisatie.
Dit kan een operational auditor voor de beoordeling van het element vertrouwen binnen het management
control systeem. Het kan ook de financial auditor zijn in het kader van het identificeren van de
omgevings- en organisatierisico’s voor het onderzoek 26 . In beide gevallen kan het onderzoek inzicht geven
in de mate waarin op het punt van de interne beheersing gesteund kan worden op de aanwezigheid van
onderling vertrouwen. Op dit moment is er beperkte ervaring opgedaan met het gebruik van de vertrouwenscan
door een auditor. Wel is hiervoor vanuit meerdere auditdiensten belangstelling getoond en
hebben een aantal verkenningen plaatsgevonden.
Voor het auditmodel kan de brochure ‘Vertrouwen geven en in control zijn. Gaat dat samen?, het gestelde
in hoofdstuk twee en de opgenomen literatuurverwijzingen als referentiekader gebruikt worden. Als
voorbereiding van het onderzoek zal de auditor eerst de relevante omgeving, de daarin acterende organisaties/personen
alsmede hun taken en bevoegdheden door middel van een beschrijving in kaart dienen te
brengen (audit context).
De negen kritische succesfactoren kunnen door de auditor als de centrale auditvragen voor het onderzoek
gehanteerd worden. De auditor zal de kritische succesfactoren op basis van zijn kennis en ervaring van de
organisatie nog wel moeten verfijnen en toespitsen op het onderzoeksobject 27 . Tevens zal hij de concrete
auditvariabelen en de beoordelingscriteria die horen bij de centrale auditvragen, dienen te formuleren 28 .
Dit vergt maatwerk en afstemming met de opdrachtgever. Daarbij zal hij ook dienen aan te geven welke
bronnen hij zal hanteren om de benodigde gegevens (auditmateriaal) te verkrijgen en wat zijn auditstrategie
is: breedtestrategie (b.v. enquête) en/of dieptestrategie (b.v. interviews).
Ten slotte is het belangrijk dat de auditor ingaat op het causale relatiemodel dat hij hanteert om tot zijn
weging van de bevindingen bij de negen centrale onderzoeksvragen. Het zal daarbij nadrukkelijk gaan om
een kwalitatieve beoordeling.
Bij vertrouwen gaat het om de juiste mix van hard en soft controls. Bij een onderzoek naar vertrouwen met
behulp van de negen kritische succesfactoren als referentiekader zal de auditor de werking van de hard en
soft controls moeten beoordelen. Voor een dergelijke aanpak kan verwezen worden naar de beschreven
gecombineerde aanpak van enquête en workshops zoals die bij ProRail wordt gehanteerd 29 .
26 Voor de te hanteren methodiek door zowel de financial als de operational auditor kan verwezen worden naar het Handboek Auditing Rijksoverheid (HARO),
uitgegeven door de Rijksauditdienst (RAD).
27 O.D.Tielen: Controle en vertrouwen in toezichtrelaties aan de hand van de negen kritische succesfactoren van het Ministerie van Financiën (2009)
28 Voor de formulering van de auditvariabelen, de beoordelingscriteria en het causale relatiemodel kan de auditor gebruik maken van de
(algemene) achtergrondinformatie per kritische succesfactor.
29 E. Klijn: De harde realiteit van soft controls (2010).
© Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte 41