Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Handleiding voor de vertrouwenscan
leiders afgenomen aan de hand van het formulier van de vertrouwenscan. Op basis van de ingevulde
formulieren, is vervolgens een beeld per directie en tenslotte een beeld voor het gehele Directoraat
Generaal samengesteld. De zevenendertig ingevulde basisformulieren zijn voorgelegd en afgestemd
met de geïnterviewden, de beelden per directie zijn - in de vorm van een powerpointpresentatie -
mondeling toegelicht en besproken met de drie managementteams en het overkoepelende beeld
voor het gehele directoraat generaal is op dezelfde manier besproken met de DG-staf.
- Bij de tweede organisatie is de vertrouwenscan niet eenzijdig, maar tweezijdig uitgevoerd. Er heeft
daar een vertrouwenscan plaatsgevonden naar de relatie tussen twee directies die veel contacten onderling
met elkaar hebben. Daarbij heeft de ene directie een toezichthoudende functie op de andere.
Er hebben in totaal negen interviews met managementteamleden van de twee directies over de
relatie met de andere directie plaatsgevonden (vier interviews bij de ene directie, vijf interviews bij
de andere directie), wederom aan de hand van het formulier van de vertrouwenscan. Deze interviews
zijn steeds afgenomen door twee begeleiders (een ‘algemene’ begeleider en een begeleider vanuit
de betreffende directie). Ook hier zijn de ingevulde formulieren voorgelegd en afgestemd met de geinterviewden.
Op basis van de ingevulde formulieren zijn eerst twee afzonderlijke beelden gemaakt:
een beeld dat bestaat bij de ene directie over de andere directie en een tweede beeld andersom.
Beide beelden zijn door de algemene begeleider voorgelegd aan en afgestemd met de begeleider van
de betreffende directie. Vervolgens is op basis van deze twee beelden is een powerpointpresentatie
gemaakt, waarin de overeenkomsten en verschillen tussen de twee beelden werden belicht. Deze
powerpointpresentatie is besproken in een gezamenlijk overleg van de managementteams van beide
directies. In dit overleg is tussen de twee directies afgesproken dat deze uitkomsten de basis zullen
vormen voor een af te sluiten ‘functioneel convenant’ waarin – zo is de bedoeling - de toezichthoudende
directie meer beslissingsruimte (vrijheidsgraden) zal geven aan de andere directie binnen af te
spreken uitgangspunten en financiële kaders, onder de gelijktijdige afspraak dat de andere directie
de toezichthoudende directie tijdig op de hoogte zal houden als zich nieuwe (onverwachte) ontwikkelingen
voordoen, die kunnen leiden tot afwijkingen.
Deze twee intensieve pilots resulteerden in de volgende ervaringen van de gebruikers (geïnterviewden) en
de begeleiders (interviewers):
Gebruikers (geïnterviewden):
- In de reacties van de geïnterviewden kwam met name naar voren dat het vage, abstracte begrip
vertrouwen voor hen door het invullen van de vertrouwenscan veel concreter en grijpbaarder werd.
In veel gesprekken noteerden de geïnterviewden direct een aantal actiepunten (punten om in hun
relatie concreet meer aandacht te geven).
- In de managementteams/DG staf werden allereerst de uitkomsten als zodanig in grote mate herkend,
vervolgens werden de uitkomsten met name aangegrepen voor een strategische discussie over de
relatie met de buitenwereld c.q. de onderlinge relatie en de mogelijkheden deze in positieve zin te
beïnvloeden.
Begeleiders (interviewers):
- In een interview van een uur is het mogelijk de kritische succesfactoren op het formulier goed door te
nemen. Er was sprake van een grote medewerking (men vond het leuk om aan de hand van de negen
KSF over zijn werk te vertellen). Er was sprake van een veilige sfeer, waarbinnen doorvragen geen
enkel probleem was. Een goede introductie en steun van de leiding is daarbij wel belangrijk.
- Het achteraf invullen van de formulieren kost gemiddeld een half uur (voorwaarde is wel dat er goede
aantekeningen zijn gemaakt door een van beide interviewers); het samenstellen van de beelden per
directie/DG kost een werkweek (40 uur).
40 © Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte