Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Handleiding voor de vertrouwenscan
D. Algemeen beeld
Het algemeen beeld is een kwalitatief totaalbeeld waarin de meest kenmerkende elementen die uit de
toelichting bij de kritische succesfactoren naar voren komen, worden uitgelicht. Hierbij is ook ruimte om
de verbanden tussen de toelichtingen bij de afzonderlijke kritische succesfactoren te belichten. Het gaat
erom om de sterke en zwakke punten op het punt van vertrouwen naar voren te laten komen (en hoe deze
op elkaar inwerken) en op basis daarvan een totaalbeeld te geven (het karakter van het vertrouwen dat de
relatie kenmerkt). In de tweede plaats kan aangegeven worden of en zo ja op welke wijze het vertrouwen
bij een inbreuk weer hersteld wordt.
Het gaat erom op basis van de toelichtingen bij de 9 kritische succesfactoren inzicht te geven ten aanzien
van de volgende twee vragen:
- Is er sprake van vertrouwen en zo ja, waar is het vertrouwen op gebaseerd (wat is het karakter van het vertrouwen)?
- Hoe is de bestendigheid van het vertrouwen (hoe wordt het vertrouwen bij inbreuken weer hersteld)?
Bij de eerste vraag kan worden aangegeven welke kritische succesfactoren duiden op wantrouwen (geen
of weinig vertrouwen), rationeel vertrouwen, echt vertrouwen dan wel blind vertrouwen en welk over-all
beeld dit oplevert.
- De kritische succesfactoren 2 (de andere partij bezit de vereiste kwaliteiten), 3 (partijen hebben en
houden een gedeeld belang) en 4 (er is en blijft een positief beeld over de andere partij) geven daarbij
inzicht in de factoren die de kern van het vertrouwen raken;
- De kritische succesfactor 1 (er bestaat bij de andere partij duidelijkheid over de essentiële verwachtingen),
6 (er bestaat goed zicht op de risico’s en er is bereidheid deze te accepteren), 7 (over de
essentiële zaken die bepalen of de verwachtingen waargemaakt worden, mogen vragen gesteld
worden en/of mogen gecontroleerd worden) en 9 (er zijn effectieve sancties bij kwade opzet/bewuste
overtreding) geven inzicht in factoren die als randvoorwaarden voor vertrouwen beschouwd kunnen
worden (hard controls);
- De kritische succesfactor 5 (er is een goede informatie-uitwisseling/open communicatie) en de kritische
succesfactor 8 (de oorzaak van een inbreuk wordt als die zich voorgedaan heeft, geanalyseerd
en besproken) geven inzicht in de factoren die zorgen voor een verdieping en bestendiging van het
vertrouwen (soft controls).
Bij de tweede vraag kan worden aangegeven wanneer het vertrouwen wordt geschaad (zie: object van
vertrouwen), hoe groot de daar kans daarop is (zie: KSF 6), hoe op een zo’n inbreuk wordt gereageerd (zie:
KSF 8 en 9) en hoe sterk de kern van het vertrouwen en daarmee impliciet het herstelvermogen is (zie: KSF
2, 3 en 4).
Op het formulier kan bij deze twee vragen – naast een beschrijving (kwalitatief ) - ook een kwantitatieve
score worden aangegeven, maar dit is facultatief (zie ook paragraaf 3 B). Hierbij wordt geadviseerd de
score bij het samenvattend beeld niet te bepalen door het rekenkundige gemiddelde van de scores bij de 9
kritische succesfactoren, maar op basis van het kwalitatieve beeld dat uit de toelichting bij het algemeen
beeld naar voren komt.
De te hanteren scores geven de volgende indicaties:
- een score 1 (niet aanwezig) of 2 (onvoldoende aanwezig): indicatie voor geen of weinig vertrouwen en/of herstelvermogen;
- een score van 3 (voldoende aanwezig): indicatie voor rationeel vertrouwen en/of een redelijk herstelvermogen;
© Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte 35