Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Handleiding voor de vertrouwenscan
In de toelichting kan opgenomen worden in welke mate een inbreuk op het vertrouwen aan de andere
partij wordt gemeld en deze inbreuk open wordt besproken, inclusief een analyse wat er mis is gegaan. In
de toelichting kunnen hier concrete voorbeelden van worden gegeven, ook van situaties waar niet open
over de inbreuk is gesproken en waarom. Afgesloten kan worden met een beoordeling van de mate waarin
inbreuken open worden besproken en geanalyseerd alsmede afspraken gemaakt worden om herhaling te
voorkomen. Het gaat hierbij primair om de beoordeling van de geïnterviewde. In deze beoordeling zit impliciet
al de opstelling van de andere partij. In geval zich in de afgelopen periode geen inbreuken hebben
voorgedaan kan een inschatting gemaakt worden van de handelwijze indien deze zich wel zouden hebben
voorgedaan.
Aandachtspunten:
- (Vrijwillige) communicatie in geval van een inbreuk (mate van openheid).
- Inhoudelijke beoordeling van de inbreuk (mate van gezamenlijke analyse).
- Follow up van de analyse van de inbreuk (mate van lerend vermogen).
Omschrijving scores:
1 = Inbreuken op het vertrouwen worden niet besproken.
2 = Inbreuken op het vertrouwen worden matig doorgesproken (lang niet altijd/beperkte analyse) of
het lerend vermogen is matig.
3 = Inbreuken worden in de regel besproken en meestal wordt er met de analyse ook wat gedaan.
4 = Inbreuken worden in principe altijd goed besproken er is sprake van een goed lerend vermogen.
5 = Inbreuken worden per definitie altijd goed besproken en er is (blijkens de ervaringen) een zeer
goed lerend vermogen.
Achtergrond
Indien er bij inbreuken zonder analyse direct naar maatregelen (meer regels en controle) wordt gegrepen,
is dit een indicatie dat er sprake is van geen of weinig vertrouwen (wantrouwen).
Bij rationeel vertrouwen zal geprobeerd worden het risico op verdere inbreuken zo veel mogelijk te
voorkomen door de oorzaak te analyseren en het vertrouwen weer te herstellen. De communicatie zal met
name zakelijk zijn. Men zal er op gericht zijn te voorkomen dat de basis voor het rationele vertrouwen
wegvalt door voor de toekomst extra zekerheden in te bouwen. Er zal een neiging bestaan dit te doen door
(tijdelijk) terug te grijpen naar meer specifieke afspraken en extra gerichte controle.
Bij echt vertrouwen zal niet direct aan verkeerde intenties gedacht worden. Binnen de open relatie zal de
inbreuk in het algemeen open geanalyseerd en besproken worden. Dit veronderstelt een goede open communicatie,
hetgeen een bepaalde mate van interpersoonlijke en reflexieve vaardigheden vereist.
Men zal er in principe van uit gaan dat er sprake is geweest van een misverstand of een ongelukkige samenloop
van omstandigheden, hetgeen tot de risico’s behoort die men geaccepteerd heeft. Ook hier zal men
herhaling willen voorkomen, maar minder vanuit het oogpunt van directe vermindering risico’s door meer
regels en controle, maar meer vanuit een oogpunt van leren (fouten mogen gemaakt worden, als je er maar
van leert). Daarmee verminder je op een meer indirecte manier de risico’s voor de toekomst. Men zal een
inbreuk meer zien als ‘all in the game’, tenzij uit de analyse blijkt dat men zich vergist heeft in de andere
partij (kwade opzet).
N.B.
Bij een ‘pavlov-reactie’ op een inbreuk in de vorm van standaard meer regels en controle, zal iedere inbreuk
leiden tot een verder wantrouwen.
32 © Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte