Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

More documents

Recommendations

Info

Handleiding voor de vertrouwenscan Achtergrond Het is allereerst belangrijk dat partijen goed zicht hebben op de omvang van de risico’s die zich kunnen voordoen. Een hulpmiddel hierbij kan het gebruik maken van risicoprofielen zijn. Naast inzicht in de omvang van de aanwezige risico’s (waarschijnlijkheid x impact), is evenzeer van belang tot welk niveau men die risico’s wel of niet accepteert (risk-appetite 20 ) alsmede de mate waarin men er in slaagt dit niveau met beheersmaatregelen te realiseren. Bij ‘zero tolerance’ zal iedere inbreuk in principe leiden tot de een of andere vorm van actie. In die situatie zal het nemen van risico en het geven van vertrouwen niet snel aan de orde zijn. Dit betekent dat er een zeker niveau van risico-acceptatie zal moeten zijn om te kunnen komen tot een relatie gebaseerd op vertrouwen. Daarbij geldt dat als men eenmaal het gevoel heeft dat de belangrijkste risico’s zijn afgedekt, er steeds meer bereidheid zal zijn om de resterende risico’s (restrisico’s) te accepteren. Rationeel vertrouwen gaat er van uit dat vertrouwen een grotere opbrengst genereert dan de kosten die samenhangen met mogelijke inbreuken. Men heeft met allerlei maatregelen geprobeerd zoveel mogelijk risico’s af te dekken en men heeft daardoor de overtuiging dat de andere partij in voldoende mate met de positie/belangen rekening zal houden gedurende de relatie (‘vertrouwen als encapsulated interest’). Als dit echter niet het beoogde resultaat oplevert doordat er zich meer inbreuken voordoen dan verwacht, kan een beweging op gang komen die al snel leidt tot steeds meer regulerende en controlerende maatregelen en steeds minder vertrouwen. Als er sprake is van rationeel vertrouwen, kan dit zich verder ontwikkelen tot echt vertrouwen. Wat als een acceptabel risiconiveau voor de restrisico’s wordt gezien, hangt vaak mede af van het gevoel dat men bij de andere partij heeft: hoe positiever het gevoel bij de ander, hoe meer restrisico’s men in het algemeen zal accepteren. Als er in interactie echt vertrouwen is ontstaan, zal men in het algemeen de restrisico’s ‘omarmen’. Er is sprake van ‘vertrouwen als leap of faith’: men durft de ‘sprong in het diepe’ aan omdat de belangrijkste risico’s zijn afgedekt en men voor de restrisico’s een goed gevoel bij de ander heeft. Maar ook dan: tot het tegendeel blijkt. Bij blind vertrouwen speelt een inschatting van de risico’s geen rol: men accepteert risico’s ‘ongezien’ zonder daarover na te denken. De risico-acceptatie is in principe ‘oneindig’. In geval van ernstige inbreuken/schandalen zal men toch gedwongen zijn de gevolgen van het blinde vertrouwen onder ogen te zien. Dit kan dan doorslaan naar groot wantrouwen (zie de publieke opinie bij Enron, Shell, banken etc.). KSF 7: Over de essentiële zaken die bepalen of de verwachtingen waargemaakt worden, mogen nadere vragen gesteld worden en/of mogen gecontroleerd worden. Het is niet alleen belangrijk voor vertrouwen dat er over de essentiële zaken een goede informatie-uitwisseling is, maar ook dat er over de gegeven informatie vragen gesteld kunnen worden (b.v. als deze informatie niet helder is) dan wel dat deze informatie eventueel ook gecontroleerd mag worden (b.v. in het kader van een steekproef of als omstandigheden daar aanleiding toe geven). 20 Hoeveel inbreuken mogen er zijn voordat men tot (aanvullend) handelen overgaat. © Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte 29
Handleiding voor de vertrouwenscan In de toelichting kan opgenomen worden in welke mate er de mogelijkheid bestaat om nadere vragen te stellen en/of de informatie te mogen controleren. Vervolgens kan aangegeven worden in hoeverre in de praktijk gebruik gemaakt wordt van deze mogelijkheid. Zo ja, wat zijn de ervaringen; Zo nee, waarom is er geen behoefte om vragen te stellen en/of informatie te controleren. Afgesloten kan worden met een beoordeling van de mate waarin het mogelijk is om nadere vragen te stellen en/of informatie te mogen controleren, alsmede de behoefte die men daartoe voelt. Het gaat hierbij primair om de beoordeling van de geïnterviewde. In deze beoordeling zit impliciet al de opstelling van de andere partij. Aandachtspunten: - Transparantie over de mogelijkheid van nadere vragen/controle. - Mate van acceptatie nadere vragen/controle. - Mate van gebruik nadere vragen/controle. Omschrijving scores: 1 = Er is geen ruimte om nadere vragen te stellen en/of zaken te kunnen controleren. 2 = Er is matige (beperkte) ruimte om nadere vragen te stellen en/of zaken te kunnen controleren. Er wordt b.v. snel kribbig/afhoudend gereageerd. 3 = Er is voldoende ruimte om nadere vragen te stellen en/of zaken te kunnen controleren. Wel zal in veel gevallen de reden goed aangegeven moeten worden. 4 = Er is veel ruimte om nadere vragen te stellen en/of zaken te kunnen controleren. Op verzoeken wordt open gereageerd. 5 = Er is alle ruimte om nadere vragen te stellen en/of zaken te kunnen controleren. Er zijn geen beperkingen, blijkens ervaringen gedurende langere tijd. Achtergrond Als er geïrriteerd wordt gereageerd op nadere vragen en/of controle (of dit zelfs onmogelijk gemaakt wordt), zal er in het algemeen sprake zijn van een slechte relatie met geen of weinig vertrouwen. Als de mogelijkheid van het stellen van nadere vragen en/of controle afgedwongen moet worden door regels is dit een indicatie voor een sfeer van wantrouwen. Hierbij past wel de veronderstelling dat de andere partij niet wordt overvallen met vragen/controle en er sprake is van een behoorlijke communicatie: de ander moet er van op de hoogte zijn dat vragen gesteld kunnen worden en/of controle kan plaatsvinden. Het is goed op dit punt vooraf gezamenlijk formele of informele afspraken te maken. Tevens moet op het moment zelf van het stellen van vragen en/of controle de aanleiding en de achtergrond goed toegelicht worden. Het gaat erom dat de ander in principe begrip heeft voor de vragen en/of controle. Indien ondanks de toelichting dit begrip ontbreekt, is dit een indicatie voor een slechte relatie (wantrouwen). Het vragen om nadere informatie en/of het doen van controle, hoeft dus niet strijdig te zijn met vertrouwen, integendeel. Vragen/controle kan positieve informatie geven over het handelen (gedrag) van de ander en als zodanig ook bijdragen in het vertrouwen in de ander (controle als basis voor vertrouwen). De positieve uitkomsten van een controle zouden dan ook kunnen leiden tot een lichter controleregiem in de toekomst 21 . Vertrouwen en controle zijn dan communicerende vaten: meer (gefundeerd) vertrouwen, minder controle. 21 Dit zal bij voorbeeld het geval zijn bij risico-gestuurde controle op basis van risicoprofielen (zie ook KSF9). 30 © Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte
Page 1 and 2: Vertrouwen geven en in control zijn
Page 4: Voorwoord Voor u ligt de publicatie
Page 8 and 9: Handleiding voor de vertrouwenscan
Page 48 and 49: Bijlage 2 A Formulier vertrouwen (m
Page 52 and 53: Verslag van de expertmeeting “Ver
Page 73 and 74: colofon Ministerie van Financiën D

Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?