Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Handleiding voor de vertrouwenscan
De vertrouwenscan bestaat uit een interviewformulier dat ingevuld wordt voor één partij. Binnen een
relatie zullen er altijd (minimaal) twee partijen zijn. Door zowel interviews te houden (en het formulier
in te vullen) bij de ene partij als de andere partij kan met de vertrouwenscan de relatie van beide kanten
in beeld gebracht worden. Dan kan de vertrouwenscan inzicht geven in de mate van vertrouwen over en
weer.
Ook kan de vertrouwenscan ‘eenzijdig’ gebruikt worden. Dan geeft de vertrouwenscan inzicht in hoe de
betreffende persoon/organisatie omgaat met vertrouwen in de richting van de andere partij.
KSF 1: Er bestaat bij de andere partij duidelijkheid over de essentiële
verwachtingen.
Het is belangrijk dat de essentiële verwachtingen 10 die je 11 richting de andere partij 12 hebt, bij die andere
partij ook duidelijk zijn, dus dat de ander weet waarop je rekent. Als de ander dit onvoldoende weet, is het
risico op (niet-bewuste) verstoringen in de vertrouwensrelatie zeer groot.
In de toelichting van het formulier kan worden opgenomen op basis van welke afspraken/regels en/of
gevoelens je de overtuiging hebt dat de ander weet wat jouw verwachtingen in zijn richting zijn. Het gaat
erom een beoordeling te geven van de mate waarin jouw verwachtingen voor de ander duidelijk zijn. Het
gaat er primair om hoe de geïnterviewde dit zelf beoordeelt; facultatief kan aangegeven worden hoe de
geïnterviewde inschat dat de andere partij dit beoordeelt.
Bij afspraken/regels gaat het om de meer harde kant, b.v.: ‘het staat op papier’. Doorvragen: In welke regeling?
Wat staat daar? Hoe weet je dat de ander die regels kent? Etc.
Bij gevoelens is meer sprake van de zachte kant, b.v.: ‘we weten gewoon wat we aan elkaar hebben’. Doorvragen:
Kun je concrete voorbeelden geven? Hoe gaf de ander daarvan toen blijk van? Hoe weet je dat dat
ook in andere situaties het geval zal zijn?
Aandachtspunten:
- Hoeveelheid regels/afspraken (veel/weinig).
- Worden regels/afspraken als zinvol beschouwd?
- Karakter van de regels/afspraken (rule-based/principle based).
- Mate van verwachtingen op basis van gevoelens.
- In welke mate zijn deze gevoelens gedeeld met de andere partij en zo ja, hoe?
Omschrijving scores:
1 = de trustee weet in het geheel niet wat de verwachtingen van de trustor zijn.
2 = de trustee weet ten dele wat de verwachtingen van de trustor zijn (niet precies of niet volledig).
3 = de trustee weet wat de verwachtingen van de trustor zijn (niets meer, maar ook niets minder).
4 = de trustee weet goed wat de verwachtingen van de trustor zijn (inclusief de achtergronden).
5 = de trustee weet heel goed wat de verwachtingen van de trustor zijn en de kennis is (binnen de
organisatie) geborgd.
10 De verwachtingen waarop je rekent, zijn in het formulier reeds benoemd bij het object van vertrouwen (zie kolom: invulgegevens). Essentiële verwachtingen
zijn die verwachtingen die bij een inbreuk leiden tot een zodanige teleurstelling dat een (re)actie zou moeten volgen om de impact van de inbreuk te mitigeren (zie
daarvoor KSF 8).
11 Je is de geïnterviewde (zie kolom: invulgegevens).
12 ‘De andere partij’ is het subject van vertrouwen (de ‘trustee’, zie kolom: invulgegevens).
© Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte 19