Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Handleiding voor de vertrouwenscan
3. Beschrijving vertrouwenscan
Voor de vertrouwenscan is een formulier ontwikkeld (zie bijlage 2A en 2B). Dit formulier kan gebruikt worden
voor het in kaart brengen van de vertrouwensrelatie vanuit het gezichtspunt van één van de betrokken
organisaties/personen. Door meerdere betrokken partijen het formulier in te laten vullen, kan de vertrouwensrelatie
vanuit het gezichtspunt van meerdere betrokken partijen in kaart worden gebracht.
A. Invulgegevens
Het formulier begint met de naam van de persoon die geïnterviewd wordt, de naam van de organisatie
waar hij/zij werkt en de datum van het interview. Deze persoon kan ook aangeduid worden als de ‘trustor’
(in het Nederlands: de ‘vertrouwer’, of te wel: degene die vertrouwt).
Vervolgens wordt ingevuld wie het subject van vertrouwen is: dit zal in het algemeen een andere organisatie
zijn waarmee een relatie wordt onderhouden. Deze organisatie kan ook aangeduid worden als de
‘trustee’ (in het Nederlands: de ‘vertrouwde’, of te wel: degene die vertrouwd wordt). Bij het subject van
vertrouwen kan aangegeven worden met welke persoon of personen van deze organisatie contacten worden
onderhouden. Voor elke persoon kan een afzonderlijk formulier worden ingevuld. In veel gevallen zal
het efficiënter zijn voor de organisatie als geheel één formulier in te vullen. Maar dan zal de invuller daar
waar zich op onderdelen verschillen in beoordeling tussen de verschillende personen voordoen, dat per
KSF op het formulier dienen aan te geven (dus per KSF zo nodig differentiëren tussen personen binnen de
organisatie). Dit kan dan per KSF leiden tot een gemiddelde waardering voor de organisatie als geheel en
een bandbreedte/range op persoonsniveau binnen de organisatie.
Tenslotte wordt aangegeven wat het object in deze vertrouwensrelatie is: wat is de verwachting in de
richting van de andere partij (of negatief geformuleerd: wanneer is er sprake van een verstoring van het
vertrouwen binnen de relatie). Deze verwachting kan ook aangeduid worden als het ‘domein van het
vertrouwen’. Het is belangrijk dit goed te definiëren omdat bij het invullen van de beoordeling van de
KSF steeds teruggegrepen moet kunnen worden op een duidelijk beeld van wat men van de andere partij
precies verwacht.
B. Score
Formulier A (bijlage 2A) geeft de mogelijkheid per kritische succesfactor, maar ook voor het algemeen
beeld een score op te nemen. De gehanteerde schaal voor de score loopt van 1 tot 5.
Bij een self assesment geeft de score een cijfermatige beoordeling weer van de mate van aanwezigheid van
de betreffende kritische succesfactor, respectievelijk van de mate van vertrouwen binnen de relatie als geheel,
in de ogen van de geïnterviewde persoon (‘trustor’). Op het formulier is een algemene omschrijving
voor de score 1 t/m 5 aangegeven. Hieronder bij paragraaf C (Kritische Succesfactoren) wordt per kritische
succesfactor een meer specifieke omschrijving per score gegeven. In het interview zal de interviewer
kritisch moeten beoordelen of de aangegeven cijfermatige score in overeenstemming is met de gegeven
kwalitatieve toelichting. Indien dit niet zo geval is, zal de interviewer moeten doorvragen tot de toelichting
en de gegeven score op elkaar aansluiten.
Het opnemen van een score is facultatief en is te zien als een hulpmiddel voor een snelle indicatie. Een
score heeft het grote voordeel van helderheid: in één oogopslag worden de (relatief ) sterke en zwakke
elementen binnen de vertrouwensrelatie zichtbaar en ook het oordeel over het totaal. Daartegenover staat
© Directie Begrotingszaken, Robert Vos en René Witte 17