Dossierbeheerder (M/V) - Agentschap voor Natuur en Bos

Dossierbeheerder (M/V)
Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne (*)
processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en
regelgeving worden gerespecteerd.
(*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden
organisaties zoals scholen, ziekenhuizen. Interne processen sluiten niet uit dat er externe
gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn.
Resultaatgebieden
1. VOORBEREIDING EN ANALYSEKLAAR MAKEN VAN DOSSIERS
Voorbereiden van de dossiers teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met
alle noodzakelijke dossierelementen
Voorbeelden van activiteiten:
Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging
Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van interne klanten (telefonisch,
mail,…), bevraging bij andere collega’s, Informatie uit databanken bv. logistiek systeem
Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de
opeenvolgende procedurestappen
Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen om een zo goed
mogelijk zicht te krijgen op de situatie
Voorbereiding opmaken voor financiële gegevens
Opvragen van ontbrekende stukken
2. ANALYSE
Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd
voorstel van beslissing of advies te kunnen formuleren.
Voorbeelden van activiteiten:
Onderzoeken of het dossier voldoet aan de reglementering
Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, richtlijnen en vastgelegde
beleidsopties bv. wagenbeleid, richtlijn kledij
Alle relevante actoren en elementen uit het dossier, verslag en andere
informatiebronnen analyseren en interpreteren bv. beslissingen EOC, Management
Comité
Argumenten pro en contra verzamelen indien vraag klant nog geen geijkte procedure
heeft
Toetsen aan het “best professional judgement” waarbij de mogelijke gevolgen van een
beslissing goed ingeschat worden

3. (VOORSTEL VAN) BESLISSING
(Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (eventueel de
functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.
Voorbeelden van activiteiten :
Een voorstel van beslissing uitwerken.
Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve
voorstellen tot aanpak
Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie(s).
Initiëren van de uitvoering van de beslissing.
4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN
Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal
geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
Voorbeelden van activiteiten :
Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk
beantwoorden
Eerste contactpersoon van ANB zijn voor eigen dossiers rond logistiek
Eerste lijnsinfo burgers (bv.sollicitanten), leveranciers, partners…
De beslissing aan de betrokkene toelichten
Klanten adviseren over de te volgen procedure
Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen
Informatie uitwisselen over het dossier
Deelneming lokale overlegmomenten (bv celoverleg, logistiek overleg)
Interne relevante informatie-uitwisseling ANB omtrent de impact van beslissingen op
andere teams of cellen
5. OPVOLGING
Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing
correct wordt uitgevoerd.
Voorbeelden van activiteiten :
Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden bv. leveringstermijnen opvolgen van
leveranciers van kledij
Opvolgen van de uitvoering van de beslissing volgens de planning bv. brandwerende
kledij voorzien indien nodig
Opvolgen indien afspraken worden gerespecteerd bv. procedure vervangingsplan
dienstwagens, afspraken wasserij voor kledij bij groenarbeiders
6. VERVULLEN VAN DE ROL VAN AANSPREEKPUNT
Fungeert als aanspreekpunt rond een specifiek thema voor zowel de eigen organisatie als
voor derden teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te garanderen
Voorbeelden van activiteiten:
uitwerking geven aan de ANB butlervisie en de focus die hierin specifiek m.b.t. het thema
gelegd wordt.
gerichte specialisatie rond het thema op peil houden
overdracht van informatie over het thema binnen de organisatie
als verbindingspersoon opreden tussen de PA en CD rond het thema.
als extern aanspreekpunt fungeren richting leveranciers
beheren van de interne databanken over het thema

Deelnemingsvoorwaarden
- Je bent in het bezit van een Bachelor diploma en/of werkt op B niveau binnen de
Vlaamse Overheid.
- Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
Vaktechnische competenties
- Je werkt vlot met de computer: Word, Excel, Outlook en basisnoties Access. Tevens
leer je snel nieuwe programma’s aan
- Kennis van Logistiek geniet de voorkeur
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden om taken van A-Z zelfstandig te
beheren en op te volgen tot een concreet resultaat
- Je hebt sterke constructief - communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch,
schriftelijk als face to face.
- Je bent doortastend, en toch empathisch zodat je collega’s en leveranciers kunt
overtuigen en zo je doel bereikt
Gedragscompetenties
Voortdurend verbeteren =
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door
de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.
- Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken
- Is bereid om nieuwe methodes aan te leren
- Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk
- Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is
- Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
Klantgerichtheid =
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van
verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en
problemen die minder voor de hand liggen.
- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan
om de klant verder te helpen
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is
aan de klant
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of
zoekt hulp
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

Samenwerken =
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op
het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk
belang is
II. Helpt anderen en pleegt overleg
- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk
resultaat te komen
- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht
- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” =
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen
(diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen.
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
- Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen
paraplupolitiek toe)
- Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
- Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of
een soortgelijke houding aan.
- Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
- Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
Nauwgezetheid =
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.
III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren
- Levert onder druk kwaliteitsvol werk af
- Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren
- Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de gevraagde nauwkeurigheid
- Combineert kwantiteit met kwaliteit
- Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk
Plannen =
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen
I. Plant eigen werk effectief
- Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes,
elektronische agenda …)
- Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan
- Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd
- Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden
- Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk

Probleemanalyse (analytisch denken) =
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar
aanvullende, relevante informatie.
II. Legt verbanden en ziet oorzaken
- Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten
- Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen
- Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie
- Detecteert onderliggende problemen
- Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie
of het publiek
- Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
- Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud
en vorm zijn op elkaar afgestemd)
- Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …)
- Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare'
teksten …)
- Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingenvan de
verschillende doelgroepen
360% inlevingsvermogen =
Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat
daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega‟s, klanten, hiërarchie …
I. Ziet en begrijpt evidente gevoeligheden
- Leeft zich in de denk- en gevoelswereld van de andere in
- Houdt rekening met de omstandigheden waarin de andere zich bevindt
- Betrekt sociaalmenselijke aspecten bij zijn analyse van de situatie
- Leidt uit het gedrag van de andere specifieke behoeften af
- Benadert de andere met oog voor een culturele context, geslachtsgebonden eigenheden,
mogelijke beperkingen en kan daar vlot mee omgaan
Flexibel gedrag =
De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende
situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag
kunnen aanpassen
I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
- Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe
prioriteiten, dringende vragen of behoeften
- Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline,
tegenslagen, plots extra taken, piekperioden, …
- Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet
geschikt was
- Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de
omstandigheden dat vereisen