Dossierbeheerder (M/V) - Agentschap voor Natuur en Bos
Dossierbeheerder (M/V) - Agentschap voor Natuur en Bos
Dossierbeheerder (M/V) - Agentschap voor Natuur en Bos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Dossierbeheerder</strong> (M/V)<br />
Beher<strong>en</strong> <strong>en</strong> behandel<strong>en</strong> van dossiers <strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>s t<strong>en</strong>einde er<strong>voor</strong> te zorg<strong>en</strong> dat interne (*)<br />
process<strong>en</strong> efficiënt, correct <strong>en</strong> klantvri<strong>en</strong>delijk verlop<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat procedures, wet <strong>en</strong><br />
regelgeving word<strong>en</strong> gerespecteerd.<br />
(*) Intern moet opgevat word<strong>en</strong> als de hele Vlaamse overheid <strong>en</strong> daaraan verbond<strong>en</strong><br />
organisaties zoals schol<strong>en</strong>, ziek<strong>en</strong>huiz<strong>en</strong>. Interne process<strong>en</strong> sluit<strong>en</strong> niet uit dat er externe<br />
gevolg<strong>en</strong> zijn, externe input of externe doelgroep<strong>en</strong> zijn.<br />
Resultaatgebied<strong>en</strong><br />
1. VOORBEREIDING EN ANALYSEKLAAR MAKEN VAN DOSSIERS<br />
Voorbereid<strong>en</strong> van de dossiers t<strong>en</strong>einde te kunn<strong>en</strong> beschikk<strong>en</strong> over e<strong>en</strong> volledig dossier met<br />
alle noodzakelijke dossierelem<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van activiteit<strong>en</strong>:<br />
Aanmak<strong>en</strong> <strong>en</strong> beher<strong>en</strong> van databasebestand<strong>en</strong> <strong>voor</strong> dossieropvolging<br />
Verzamel<strong>en</strong> van informatie <strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>s via bevraging van interne klant<strong>en</strong> (telefonisch,<br />
mail,…), bevraging bij andere collega’s, Informatie uit databank<strong>en</strong> bv. logistiek systeem<br />
Administratief opvolg<strong>en</strong> <strong>en</strong> begeleid<strong>en</strong> van de specifieke dossierelem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> doorhe<strong>en</strong> de<br />
ope<strong>en</strong>volg<strong>en</strong>de procedurestapp<strong>en</strong><br />
Administratieve controle uitvoer<strong>en</strong> van de binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>de vrag<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> zo goed<br />
mogelijk zicht te krijg<strong>en</strong> op de situatie<br />
Voorbereiding opmak<strong>en</strong> <strong>voor</strong> financiële gegev<strong>en</strong>s<br />
Opvrag<strong>en</strong> van ontbrek<strong>en</strong>de stukk<strong>en</strong><br />
2. ANALYSE<br />
Analyser<strong>en</strong>, toets<strong>en</strong> <strong>en</strong> interpreter<strong>en</strong> van dossiergegev<strong>en</strong>s t<strong>en</strong>einde e<strong>en</strong> gefundeerd<br />
<strong>voor</strong>stel van beslissing of advies te kunn<strong>en</strong> formuler<strong>en</strong>.<br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van activiteit<strong>en</strong>:<br />
Onderzoek<strong>en</strong> of het dossier voldoet aan de reglem<strong>en</strong>tering<br />
Binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>de aanvrag<strong>en</strong> toets<strong>en</strong> aan procedures, richtlijn<strong>en</strong> <strong>en</strong> vastgelegde<br />
beleidsopties bv. wag<strong>en</strong>beleid, richtlijn kledij<br />
Alle relevante actor<strong>en</strong> <strong>en</strong> elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> uit het dossier, verslag <strong>en</strong> andere<br />
informatiebronn<strong>en</strong> analyser<strong>en</strong> <strong>en</strong> interpreter<strong>en</strong> bv. beslissing<strong>en</strong> EOC, Managem<strong>en</strong>t<br />
Comité<br />
Argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> pro <strong>en</strong> contra verzamel<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> vraag klant nog ge<strong>en</strong> geijkte procedure<br />
heeft<br />
Toets<strong>en</strong> aan het “best professional judgem<strong>en</strong>t” waarbij de mogelijke gevolg<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
beslissing goed ingeschat word<strong>en</strong>
3. (VOORSTEL VAN) BESLISSING<br />
(Voorstel van) beslissing formuler<strong>en</strong> t<strong>en</strong>einde de bevoegde instantie (ev<strong>en</strong>tueel de<br />
functiehouder zelf) toe te lat<strong>en</strong> tijdig e<strong>en</strong> correcte uitspraak te do<strong>en</strong> over het dossier.<br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van activiteit<strong>en</strong> :<br />
E<strong>en</strong> <strong>voor</strong>stel van beslissing uitwerk<strong>en</strong>.<br />
Vaststelling<strong>en</strong> <strong>en</strong> bevinding<strong>en</strong> verwoord<strong>en</strong> in goed onderbouwde <strong>en</strong> objectieve<br />
<strong>voor</strong>stell<strong>en</strong> tot aanpak<br />
Voorstel van beslissing bezorg<strong>en</strong> aan de bevoegde instantie(s).<br />
Initiër<strong>en</strong> van de uitvoering van de beslissing.<br />
4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN<br />
Tijdig de communicatie <strong>en</strong> contact<strong>en</strong> verzorg<strong>en</strong> t<strong>en</strong>einde te zorg<strong>en</strong> <strong>voor</strong> e<strong>en</strong> optimaal<br />
geïnformeerde <strong>en</strong> tevred<strong>en</strong> klant <strong>en</strong> e<strong>en</strong> goed afgewerkt dossier.<br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van activiteit<strong>en</strong> :<br />
Vrag<strong>en</strong> m.b.t. het verloop <strong>en</strong> de behandeling van het dossier telefonisch <strong>en</strong> schriftelijk<br />
beantwoord<strong>en</strong><br />
Eerste contactpersoon van ANB zijn <strong>voor</strong> eig<strong>en</strong> dossiers rond logistiek<br />
Eerste lijnsinfo burgers (bv.sollicitant<strong>en</strong>), leveranciers, partners…<br />
De beslissing aan de betrokk<strong>en</strong>e toelicht<strong>en</strong><br />
Klant<strong>en</strong> adviser<strong>en</strong> over de te volg<strong>en</strong> procedure<br />
Het dossier na uitvoering afsluit<strong>en</strong>, klasser<strong>en</strong> of het volledige dossier overdrag<strong>en</strong><br />
Informatie uitwissel<strong>en</strong> over het dossier<br />
Deelneming lokale overlegmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (bv celoverleg, logistiek overleg)<br />
Interne relevante informatie-uitwisseling ANB omtr<strong>en</strong>t de impact van beslissing<strong>en</strong> op<br />
andere teams of cell<strong>en</strong><br />
5. OPVOLGING<br />
Opvolg<strong>en</strong> van de uitvoering van de beslissing t<strong>en</strong>einde er<strong>voor</strong> te zorg<strong>en</strong> dat de beslissing<br />
correct wordt uitgevoerd.<br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van activiteit<strong>en</strong> :<br />
Nakijk<strong>en</strong> of de termijn<strong>en</strong> gerespecteerd word<strong>en</strong> bv. leveringstermijn<strong>en</strong> opvolg<strong>en</strong> van<br />
leveranciers van kledij<br />
Opvolg<strong>en</strong> van de uitvoering van de beslissing volg<strong>en</strong>s de planning bv. brandwer<strong>en</strong>de<br />
kledij <strong>voor</strong>zi<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> nodig<br />
Opvolg<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gerespecteerd bv. procedure vervangingsplan<br />
di<strong>en</strong>stwag<strong>en</strong>s, afsprak<strong>en</strong> wasserij <strong>voor</strong> kledij bij gro<strong>en</strong>arbeiders<br />
6. VERVULLEN VAN DE ROL VAN AANSPREEKPUNT<br />
Fungeert als aanspreekpunt rond e<strong>en</strong> specifiek thema <strong>voor</strong> zowel de eig<strong>en</strong> organisatie als<br />
<strong>voor</strong> derd<strong>en</strong> t<strong>en</strong>einde de kwaliteit van de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing te garander<strong>en</strong><br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van activiteit<strong>en</strong>:<br />
uitwerking gev<strong>en</strong> aan de ANB butlervisie <strong>en</strong> de focus die hierin specifiek m.b.t. het thema<br />
gelegd wordt.<br />
gerichte specialisatie rond het thema op peil houd<strong>en</strong><br />
overdracht van informatie over het thema binn<strong>en</strong> de organisatie<br />
als verbindingspersoon opred<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de PA <strong>en</strong> CD rond het thema.<br />
als extern aanspreekpunt funger<strong>en</strong> richting leveranciers<br />
beher<strong>en</strong> van de interne databank<strong>en</strong> over het thema
Deelnemings<strong>voor</strong>waard<strong>en</strong><br />
- Je b<strong>en</strong>t in het bezit van e<strong>en</strong> Bachelor diploma <strong>en</strong>/of werkt op B niveau binn<strong>en</strong> de<br />
Vlaamse Overheid.<br />
- Je b<strong>en</strong>t in het bezit van e<strong>en</strong> rijbewijs B.<br />
Vaktechnische compet<strong>en</strong>ties<br />
- Je werkt vlot met de computer: Word, Excel, Outlook <strong>en</strong> basisnoties Access. Tev<strong>en</strong>s<br />
leer je snel nieuwe programma’s aan<br />
- K<strong>en</strong>nis van Logistiek g<strong>en</strong>iet de <strong>voor</strong>keur<br />
- Je hebt sterke organisatorische vaardighed<strong>en</strong> om tak<strong>en</strong> van A-Z zelfstandig te<br />
beher<strong>en</strong> <strong>en</strong> op te volg<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> concreet resultaat<br />
- Je hebt sterke constructief - communicatieve vaardighed<strong>en</strong>, zowel telefonisch,<br />
schriftelijk als face to face.<br />
- Je b<strong>en</strong>t doortast<strong>en</strong>d, <strong>en</strong> toch empathisch zodat je collega’s <strong>en</strong> leveranciers kunt<br />
overtuig<strong>en</strong> <strong>en</strong> zo je doel bereikt<br />
Gedragscompet<strong>en</strong>ties<br />
Voortdur<strong>en</strong>d verbeter<strong>en</strong> =<br />
Voortdur<strong>en</strong>d verbeter<strong>en</strong> van het eig<strong>en</strong> functioner<strong>en</strong> <strong>en</strong> van de werking van de <strong>en</strong>titeit, door<br />
de bereidheid om te ler<strong>en</strong> <strong>en</strong> mee te groei<strong>en</strong> met verandering<strong>en</strong><br />
I. Toont zich leer- <strong>en</strong> aanpassingsbereid met betrekking tot de eig<strong>en</strong> functie <strong>en</strong> situatie.<br />
- Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerk<strong>en</strong><br />
- Is bereid om nieuwe methodes aan te ler<strong>en</strong><br />
- Past nieuwe afsprak<strong>en</strong> over de uitvoering van de eig<strong>en</strong> taak mete<strong>en</strong> toe in de praktijk<br />
- Vraagt om uitleg <strong>en</strong> toelichting als iets niet duidelijk is<br />
- Geeft aan waar zich problem<strong>en</strong> in de taak <strong>voor</strong>do<strong>en</strong> <strong>en</strong> d<strong>en</strong>kt mee na over oplossing<strong>en</strong><br />
Klantgerichtheid =<br />
Met het oog op het di<strong>en</strong><strong>en</strong> van het algeme<strong>en</strong> belang, de legitieme behoeft<strong>en</strong> van<br />
verschill<strong>en</strong>de soort<strong>en</strong> (interne <strong>en</strong> externe) klant<strong>en</strong> onderk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> er adequaat op reager<strong>en</strong><br />
II. Onderneemt acties om <strong>voor</strong> de klant e<strong>en</strong> geschikte oplossing te bied<strong>en</strong> bij vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
problem<strong>en</strong> die minder <strong>voor</strong> de hand ligg<strong>en</strong>.<br />
- Past binn<strong>en</strong> de bestaande procedures <strong>en</strong> planning de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing of het product aan<br />
om de klant verder te help<strong>en</strong><br />
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze<br />
- Levert, rek<strong>en</strong>ing houd<strong>en</strong>d met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesprok<strong>en</strong> is<br />
aan de klant<br />
- Gaat expliciet na of de klant tevred<strong>en</strong> is met de aangebod<strong>en</strong> oplossing <strong>en</strong> di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing<br />
- Probeert zelf e<strong>en</strong> antwoord te gev<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of<br />
zoekt hulp<br />
- Biedt e<strong>en</strong> zo optimaal mogelijke oplossing <strong>voor</strong> de klant
Sam<strong>en</strong>werk<strong>en</strong> =<br />
Met het oog op het algeme<strong>en</strong> belang e<strong>en</strong> bijdrage lever<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> gezam<strong>en</strong>lijk resultaat op<br />
het niveau van e<strong>en</strong> team, <strong>en</strong>titeit of de organisatie, ook als dat niet mete<strong>en</strong> van persoonlijk<br />
belang is<br />
II. Helpt ander<strong>en</strong> <strong>en</strong> pleegt overleg<br />
- Steunt de <strong>voor</strong>stell<strong>en</strong> van ander<strong>en</strong> <strong>en</strong> bouwt daarop <strong>voor</strong>t om tot e<strong>en</strong> gezam<strong>en</strong>lijk<br />
resultaat te kom<strong>en</strong><br />
- Stemt de eig<strong>en</strong> inbr<strong>en</strong>g/prioriteit<strong>en</strong>/aanpak af op de behoeft<strong>en</strong> van de groep<br />
- Houdt rek<strong>en</strong>ing met de gevoelighed<strong>en</strong> <strong>en</strong> met de verscheid<strong>en</strong>heid van m<strong>en</strong>s<strong>en</strong><br />
- Biedt hulp aan bij problem<strong>en</strong>, ook al valt de taak niet onder de eig<strong>en</strong> opdracht<br />
- Vraagt spontaan <strong>en</strong> proactief de m<strong>en</strong>ing van ander<strong>en</strong><br />
Betrouwbaarheid “consequ<strong>en</strong>t <strong>en</strong> correct handel<strong>en</strong>” =<br />
Handel<strong>en</strong> vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,<br />
correctheid <strong>en</strong> transparantie uitgaande van de basisregels, sociale <strong>en</strong> ethische norm<strong>en</strong><br />
(diversiteit, milieuzorg…). Afsprak<strong>en</strong> nakom<strong>en</strong> <strong>en</strong> zijn verantwoordelijkheid nem<strong>en</strong>.<br />
II. Br<strong>en</strong>gt sociale <strong>en</strong> ethische norm<strong>en</strong> in de praktijk<br />
- Neemt de verantwoordelijkheid op zich <strong>voor</strong> zijn eig<strong>en</strong> handel<strong>en</strong> (past ge<strong>en</strong><br />
paraplupolitiek toe)<br />
- Leeft de deontologie na die eig<strong>en</strong> is aan de functie of het functi<strong>en</strong>iveau<br />
- Spreekt ander<strong>en</strong> erop aan als ze niet conform bestaande regels <strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong> handel<strong>en</strong><br />
- Handelt consequ<strong>en</strong>t: neemt in soortgelijke omstandighed<strong>en</strong> soortgelijke standpunt<strong>en</strong> in of<br />
e<strong>en</strong> soortgelijke houding aan.<br />
- Kan inschatt<strong>en</strong> of informatie al dan niet verder kan of mag word<strong>en</strong> verspreid<br />
- Vertoont <strong>voor</strong>beeldgedrag rond basisregels <strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong><br />
Nauwgezetheid =<br />
Tak<strong>en</strong> nauwgezet <strong>en</strong> met zin <strong>voor</strong> detail volbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. Gepast omgaan met material<strong>en</strong>.<br />
III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk aflever<strong>en</strong><br />
- Levert onder druk kwaliteitsvol werk af<br />
- Weet snelheid met nauwkeurigheid te combiner<strong>en</strong><br />
- Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de gevraagde nauwkeurigheid<br />
- Combineert kwantiteit met kwaliteit<br />
- Blijft oog <strong>voor</strong> detail hebb<strong>en</strong> onder tijdsdruk<br />
Plann<strong>en</strong> =<br />
Structuur aanbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> in tijd, ruimte <strong>en</strong> prioriteit bij het aanpakk<strong>en</strong> van tak<strong>en</strong> of problem<strong>en</strong><br />
I. Plant eig<strong>en</strong> werk effectief<br />
- Maakt gebruik van hulpmiddel<strong>en</strong> bij het inplann<strong>en</strong> van tak<strong>en</strong> (checklist, to-dolijstjes,<br />
elektronische ag<strong>en</strong>da …)<br />
- Pakt eerst de belangrijkste of dring<strong>en</strong>dste opdracht<strong>en</strong> aan<br />
- Houdt rek<strong>en</strong>ing met de nodige uitvoeringstijd<br />
- Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan word<strong>en</strong><br />
- Houdt in de eig<strong>en</strong> planning rek<strong>en</strong>ing met de begripp<strong>en</strong> dring<strong>en</strong>d <strong>en</strong> belangrijk
Probleemanalyse (analytisch d<strong>en</strong>k<strong>en</strong>) =<br />
E<strong>en</strong> probleem duid<strong>en</strong> in zijn verband<strong>en</strong>. Op e<strong>en</strong> efficiënte wijze op zoek gaan naar<br />
aanvull<strong>en</strong>de, relevante informatie.<br />
II. Legt verband<strong>en</strong> <strong>en</strong> ziet oorzak<strong>en</strong><br />
- B<strong>en</strong>adert e<strong>en</strong> probleem vanuit verschill<strong>en</strong>de gezichtspunt<strong>en</strong><br />
- B<strong>en</strong>oemt de oorzak<strong>en</strong> van problem<strong>en</strong> die zich <strong>voor</strong>do<strong>en</strong><br />
- Legt verband<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> verschill<strong>en</strong>de soort<strong>en</strong> informatie<br />
- Detecteert onderligg<strong>en</strong>de problem<strong>en</strong><br />
- Integreert nieuw gevond<strong>en</strong> informatie met bestaande informatie<br />
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =<br />
E<strong>en</strong> schrijfstijl hanter<strong>en</strong> die past bij de boodschap <strong>en</strong> de doelgroep<br />
II. Structureert zijn boodschap <strong>en</strong> hanteert e<strong>en</strong> gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie<br />
of het publiek<br />
- Stelt e<strong>en</strong>duidig leesbare docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op die beknopt <strong>en</strong> ter zake zijn<br />
- Levert tekst<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, <strong>en</strong> de inhoud<br />
<strong>en</strong> vorm zijn op elkaar afgestemd)<br />
- Gebruikt e<strong>en</strong> stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoud<strong>en</strong>d, informatief …)<br />
- Gebruikt e<strong>en</strong> taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare'<br />
tekst<strong>en</strong> …)<br />
- Houdt in taalgebruik <strong>en</strong> boodschap rek<strong>en</strong>ing met de behoeft<strong>en</strong> <strong>en</strong> beperking<strong>en</strong>van de<br />
verschill<strong>en</strong>de doelgroep<strong>en</strong><br />
360% inlevingsvermog<strong>en</strong> =<br />
Het vermog<strong>en</strong> om uitgesprok<strong>en</strong> <strong>en</strong> onuitgesprok<strong>en</strong> informatie op te pikk<strong>en</strong> <strong>en</strong> adequaat<br />
daarop te reager<strong>en</strong> t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van medewerkers, collega‟s, klant<strong>en</strong>, hiërarchie …<br />
I. Ziet <strong>en</strong> begrijpt evid<strong>en</strong>te gevoelighed<strong>en</strong><br />
- Leeft zich in de d<strong>en</strong>k- <strong>en</strong> gevoelswereld van de andere in<br />
- Houdt rek<strong>en</strong>ing met de omstandighed<strong>en</strong> waarin de andere zich bevindt<br />
- Betrekt sociaalm<strong>en</strong>selijke aspect<strong>en</strong> bij zijn analyse van de situatie<br />
- Leidt uit het gedrag van de andere specifieke behoeft<strong>en</strong> af<br />
- B<strong>en</strong>adert de andere met oog <strong>voor</strong> e<strong>en</strong> culturele context, geslachtsgebond<strong>en</strong> eig<strong>en</strong>hed<strong>en</strong>,<br />
mogelijke beperking<strong>en</strong> <strong>en</strong> kan daar vlot mee omgaan<br />
Flexibel gedrag =<br />
De eig<strong>en</strong> gedragsstijl kunn<strong>en</strong> verander<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> gesteld doel te bereik<strong>en</strong>. In verschill<strong>en</strong>de<br />
situaties of t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van verschill<strong>en</strong>de person<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> efficiënte wijze zijn gedrag<br />
kunn<strong>en</strong> aanpass<strong>en</strong><br />
I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist<br />
- Verandert zijn ag<strong>en</strong>da <strong>en</strong> operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe<br />
prioriteit<strong>en</strong>, dring<strong>en</strong>de vrag<strong>en</strong> of behoeft<strong>en</strong><br />
- Verhoogt het werktempo als de omstandighed<strong>en</strong> dat vrag<strong>en</strong> (bv. gewijzigde deadline,<br />
teg<strong>en</strong>slag<strong>en</strong>, plots extra tak<strong>en</strong>, piekperiod<strong>en</strong>, …<br />
- Zoekt tijdig e<strong>en</strong> alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekoz<strong>en</strong> aanpak niet<br />
geschikt was<br />
- Is bereid tak<strong>en</strong> uit te voer<strong>en</strong> die niet tot het normale pakket behor<strong>en</strong>, als de<br />
omstandighed<strong>en</strong> dat vereis<strong>en</strong>