Gaandeweg juni 2009 - Protestantse Gemeente Zwolle

je uiteraard niet alles onder de knie krijgen. We leren er steeds
nog dingen bij en proberen stapsgewijs onze mogelijkheden en
daarbij uiteraard de service ‘naar buiten’ te verbeteren en uit
te breiden.”
Hoe is de invoering verlopen?
ND: “Alles behalve vlekkeloos. In oktober 2008 is Scipio geïnstalleerd
en ons ledenbestand geconverteerd. We wilden tot en
met december 2008 met Scipio alleen schaduwdraaien om
ervaring op te doen. Ook zou de SMRA nog één keer de antwoordformulieren
voor de actie Kerkbalans (2009) voor ons
vervaardigen. Per 1 januari 2009 zouden we dan ons Baruchledenbestand
laten converteren en helemaal op Scipio overstappen.
Om niet te achterhalen redenen heeft de SMRA ons in de
tweede helft van oktober 2008 al ‘overgezet’ naar Scipio, inclusief
het mutatieverkeer. Daardoor hebben we met Scipio een niet
geplande vliegende start moeten maken. Bovendien deelde de
SMRA ons (al even onverwacht) mee dat het niet mogelijk was
om de antwoordformulieren voor Kerkbalans 2009 te vervaardigen,
althans niet voorzien van de gebruikelijke acceptgirokaart.
Daardoor moesten we bijna halsoverkop en totaal onvoorbereid
de vervaardiging en verwerking van ruim 10.500 kerkbalansformulieren
ter hand nemen. Dat ging niet helemaal vlekkeloos,
maar er zijn gelukkig geen dingen onherstelbaar fout gegaan,
mede dankzij de snelle en adequate telefonische support van
de leverancier. Wij hebben hiermee wel veel ervaring opgedaan,
die bij komende acties goed van pas komt.”
Wat merken de wijkgemeenten van het nieuwe systeem?
Hebben zij er ook voordeel van?
ND: “In eerste instantie merkten de wijken nog weinig van
het nieuwe systeem, behalve dan de aanloopproblemen bij
Kerkbalans. Veel wijken houden nu nog een eigen ledenadministratie
bij. Op niet al te lange termijn hopen we de dienstverlening
naar de wijken beduidend uit te breiden. Van Scipio
bestaat ook een wijkpakket, een predikantenpakket en zelfs een
ouderlingenpakket. Wanneer een wijk zo’n pakket heeft, kan men
via de zogeheten ‘gescheiden verwerking’ de eigen leden bijhouden.
Een wijk kan dan alle gewenste informatie helemaal
zelf beheren en zelf selecties en overzichten vervaardigen.
Mutaties worden dan per e-mail van het Kerkelijk Bureau naar
de wijken gezonden. Maar tussen nu en een jaar hopen we ook
zover te zijn dat de wijken hun eigen leden (én mutaties!) via
een internetverbinding rechtstreeks van onze beveiligde server
kunnen halen. Een wijkgemeente kan dan zelf bepalen hoe vaak
en wanneer het eigen ledenbestand bijgewerkt wordt. Om de
integriteit van de gegevens te verzekeren is hierbij overigens
geen sprake van tweerichtingsverkeer; alleen het Kerkelijk
Bureau kan mutaties in het ‘hoofdbestand’ aanbrengen.
En de gescheiden verwerking betreft alleen de ledenadministratie,
niet die van de bijdragen.”
Hoe lang zal dit systeem (moeten) meegaan?
ND: “Gezien de functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid mag
Scipio van ons tot in lengte van jaren meegaan.
We zijn en blijven voorstander van lokale pakketten voor de
leden- en bijdragenadministratie in het algemeen en van Scipio in
het bijzonder. Via een internetverbinding in een landelijke database
de eigen leden- en bijdragenadministratie bijhouden, met een
grote kans op verdwalen, zoals met wijlen Numeri dreigde te
gaan gebeuren, kan nooit de snelheid en functionaliteit
bieden die we nu met Scipio hebben bereikt. Dat zou de dienstverlening
die ons voor ogen staat te veel geweld aandoen.”
Column
Organiseren kunnen wij als de beste. Geef ons een strijd
in handen, tegen het wassende water, het terrorisme,
de kredietcrisis en de verloedering van de multiculturele
samenleving en we maken er wat van. Dan leeft ons
managementbloed op en kruipt waar het niet kan gaan.
Helaas is de organisatie van een belangrijk moment hooguit
het halve werk. Er moet ook nog iets gezegd, gezwegen,
gedaan en gemusiceerd worden dat bij de gelegenheid past.
Niet iedereen die hooggezeten is en verantwoordelijkheid
draagt, kan dat.
Historisch dieptepunt was wel de wethouder (wees gerust:
niet van Zwolle) die het bij een dodenherdenking op zijn
jolige heupen kreeg en onvergetelijk misplaatst afsloot met
de woorden: “Met een beetje tolerantie heeft iedereen
vakantie.” Ik betreurde het even heel erg in een democratie
te leven. Daarin bestaat immers het gevaar dat iedereen
tot wettige overheid boven je gesteld kan worden, als je
maar de meeste stemmen krijgt. Het werd er niet beter op
toen daarna een of andere schreeuwlelijk gedichten in de
microfoon ging blèren. Zo ook eentje over het zoveelste
Duitse legerkorps, dat in 1940 Nederland onder de voet
had gelopen en later dankzij de wrekende hand des Heren
in Rusland in de pan was gehakt. Ik verlangde intens terug
naar de herdenkingen in de Vogelaarwijk waar ik ooit een
prachtig zwart Surinaams meisje met een onvervalst
Amsterdams accent een gedicht hoorde voorlezen
over een Joods leeftijdgenootje dat niet begreep
waarom ze werd weggevoerd.
De grootste vijand van liturgievieren is zelfoverschatting.
Het is een vak, dat sommige hoogwaardigheidsbekleders
wel beheersen. Beatrix gelukkig ook, zoals ze liet zien op
30 april in een korte, bewogen tv-toespraak. Job Cohen
kan het ook: geen woord te veel en toch alles zeggen wat
er gezegd moet worden: “Dit jaar in het bijzonder verheugen
wij ons in haar aanwezigheid.” Het applaus was vast
niet voorgeorganiseerd, maar wat mij betreft niet alleen
voor de vorstin, maar stilletjes ook voor hem.
Menno van Oel
Liturgie
11