Gaandeweg juni 2009 - Protestantse Gemeente Zwolle
Gaandeweg juni 2009 - Protestantse Gemeente Zwolle
Gaandeweg juni 2009 - Protestantse Gemeente Zwolle
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
10<br />
DESGEVRAAGD Waarom<br />
moest er een nieuw systeem komen?<br />
ND: “De PGZ gebruikte Baruch voor de ledenadministratie.<br />
De bijdragenadministratie was uitbesteed aan de landelijke<br />
SMRA. Baruch is een zeer gedateerd programma; sinds men<br />
jaren geleden in Utrecht aan de slag ging met een nieuw landelijk<br />
ledenregistratiesysteem is er aan Baruch geen onderhoud meer<br />
gepleegd. Ook voldoet het niet aan de eisen die de huidige<br />
Kerkorde aan ledenregistratie stelt.<br />
Door het uitbesteden van onze bijdragenadministratie liep de<br />
informatieverstrekking hiervan nogal achter en konden we<br />
nooit actuele informatie verstrekken. Het was dus zaak om<br />
de bijdragenadministratie geheel in eigen beheer te gaan voeren.<br />
Baruch biedt die mogelijkheid, maar door de gedateerdheid en<br />
onbetrouwbaarheid van het programma is dat nooit een optie<br />
geweest. Statistische informatie van Baruch, zowel waar het<br />
leden als bijdragen betreft, is eigenlijk nooit consistent of<br />
betrouwbaar geweest.”<br />
Er is lang sprake geweest van een landelijk administratiesysteem,<br />
Numeri. Wat is daarmee gebeurd?<br />
ND: “De Synode heeft vorig jaar na een reeks van jaren de stekker<br />
uit het Numeri-project getrokken. Numeri moest communiceren<br />
met een landelijke database, waarin de plaatselijke gemeenten<br />
via een internetverbinding hun eigen leden moesten<br />
benaderen en tevens de bijdragenadministratie voeren. Ook zou<br />
er een koppeling komen naar financiële administratie. Vanuit de<br />
plaatselijke gemeenten en met name vanuit de groep mensen die<br />
professioneel zijn betrokken bij leden- en bijdragenadministratie,<br />
is al vanaf het begin van het project kritisch gereageerd op de<br />
plannen en de uitwerking daarvan. Desondanks is men doorgegaan<br />
met de ontwikkeling van Numeri en is het project pas<br />
na het uitgeven van vele miljoenen gestaakt. Alle plaatselijke<br />
gemeenten hebben via de afdracht van het quotum meebetaald<br />
aan de ontwikkeling van Numeri.”<br />
Hoe is het besluit, voor de PGZ Scipio aan te schaffen,<br />
tot stand gekomen?<br />
ND: “Na doorlopend uitstel van de uitlevering van Numeri<br />
heeft het College van Kerkrentmeesters in 2007 besloten dat we<br />
op Scipio zouden overgaan wanneer Numeri er in april 2008 niet<br />
zou zijn. Toen al snel daarna duidelijk werd dat dit niet zou<br />
lukken, is medio 2008 aan de Algemene Kerkenraad voorgesteld<br />
De <strong>Protestantse</strong> <strong>Gemeente</strong> <strong>Zwolle</strong> heeft sinds<br />
begin dit jaar een nieuw systeem voor de ledenadministratie<br />
in gebruik: Scipio. Het systeem is in<br />
de plaats gekomen van het ledenprogramma<br />
Baruch, dat aan het eind van de negentiger jaren<br />
landelijk in gebruik werd genomen. Nico Duijf,<br />
van het Kerkelijk Bureau van de PGZ, vertelt<br />
over de voorgeschiedenis van het nieuwe systeem<br />
en de voordelen die het biedt.<br />
Nico Duijf over nieuw computerprogramma voor leden- en bijdragenadministratie<br />
“Scipio mag van ons<br />
tot in lengte van jaren meegaan”<br />
om te stoppen met Baruch voor de ledenadministratie; om de<br />
bijdragenadministratie in eigen beheer te nemen en om<br />
hiervoor het leden- en bijdragenadministratieprogramma<br />
Scipio aan te schaffen.”<br />
Zijn er meer PKN- gemeenten die dit systeem gebruiken?<br />
ND: “Scipio wordt gebruikt in tenminste 200 gemeenten van<br />
de PKN en daar zitten hele grote tussen. Zo'n 40% van alle<br />
PKN-leden in Nederland wordt nu met behulp van Scipio<br />
geadministreerd en dat aantal blijft toenemen. Er zijn in<br />
Nederland circa 900 Scipio-pakketten in gebruik.<br />
De Gebruikersvereniging Scipio telt momenteel 121 leden,<br />
waarvan er 65 tot een PKN-gemeente behoren.”<br />
Wat zijn de grootste verschillen met het oude systeem?<br />
ND: “Scipio is ontwikkeld door Hagru BV, hetzelfde bedrijf dat<br />
destijds Baruch heeft gemaakt. In tegenstelling tot Baruch wordt<br />
Scipio buitengewoon goed onderhouden, mede dankzij de grote<br />
input van de vele Kerkelijke Bureaus die met het programma<br />
werken. Input waar wat mee wordt gedaan! Daarnaast kent Scipio<br />
een uitstekende support wanneer er vragen of problemen zijn.<br />
Doordat we de bijdragenadministratie nu in eigen beheer voeren,<br />
kunnen we direct up-to-date informatie verstrekken over toezeggingen<br />
en ontvangsten en alle mogelijke statistische informatie.<br />
In Scipio kunnen we zelf voorkeurwijken toekennen aan de leden<br />
(perforatie), zonder te moeten wachten tot het hele formele<br />
formulierencircuit is afgelegd en de SMRA uiteindelijk iemand<br />
heeft geperforeerd en teruggemeld. Wanneer iemand nu belt om<br />
naar een andere wijkgemeente te perforeren kunnen we die<br />
wijziging locaal direct doorvoeren en behoort het betreffende lid<br />
bij wijze van spreken na het neerleggen van de telefoon al tot de<br />
gewenste voorkeurwijk. Volgens de Kerkorde moeten er nog wel<br />
formulieren worden vervaardigd en getekend, maar we hoeven nu<br />
niet meer te wachten tot dat lange formele traject in zijn geheel<br />
is afgelegd voordat iemand lokaal op de goede plek zit.<br />
Omdat we nu alles in eigen hand hebben is de uitslag van<br />
Kerkbalans ook veel sneller bekend dan vroeger.”<br />
Zijn de medewerkers van het Kerkelijk Bureau opgeleid om met<br />
het nieuwe systeem te werken?<br />
ND: “In december 2008 hebben de mensen die hier met Scipio<br />
werken een middag instructie gehad. Maar in één middag kun