Gaandeweg juni 2009 - Protestantse Gemeente Zwolle

10
DESGEVRAAGD Waarom
moest er een nieuw systeem komen?
ND: “De PGZ gebruikte Baruch voor de ledenadministratie.
De bijdragenadministratie was uitbesteed aan de landelijke
SMRA. Baruch is een zeer gedateerd programma; sinds men
jaren geleden in Utrecht aan de slag ging met een nieuw landelijk
ledenregistratiesysteem is er aan Baruch geen onderhoud meer
gepleegd. Ook voldoet het niet aan de eisen die de huidige
Kerkorde aan ledenregistratie stelt.
Door het uitbesteden van onze bijdragenadministratie liep de
informatieverstrekking hiervan nogal achter en konden we
nooit actuele informatie verstrekken. Het was dus zaak om
de bijdragenadministratie geheel in eigen beheer te gaan voeren.
Baruch biedt die mogelijkheid, maar door de gedateerdheid en
onbetrouwbaarheid van het programma is dat nooit een optie
geweest. Statistische informatie van Baruch, zowel waar het
leden als bijdragen betreft, is eigenlijk nooit consistent of
betrouwbaar geweest.”
Er is lang sprake geweest van een landelijk administratiesysteem,
Numeri. Wat is daarmee gebeurd?
ND: “De Synode heeft vorig jaar na een reeks van jaren de stekker
uit het Numeri-project getrokken. Numeri moest communiceren
met een landelijke database, waarin de plaatselijke gemeenten
via een internetverbinding hun eigen leden moesten
benaderen en tevens de bijdragenadministratie voeren. Ook zou
er een koppeling komen naar financiële administratie. Vanuit de
plaatselijke gemeenten en met name vanuit de groep mensen die
professioneel zijn betrokken bij leden- en bijdragenadministratie,
is al vanaf het begin van het project kritisch gereageerd op de
plannen en de uitwerking daarvan. Desondanks is men doorgegaan
met de ontwikkeling van Numeri en is het project pas
na het uitgeven van vele miljoenen gestaakt. Alle plaatselijke
gemeenten hebben via de afdracht van het quotum meebetaald
aan de ontwikkeling van Numeri.”
Hoe is het besluit, voor de PGZ Scipio aan te schaffen,
tot stand gekomen?
ND: “Na doorlopend uitstel van de uitlevering van Numeri
heeft het College van Kerkrentmeesters in 2007 besloten dat we
op Scipio zouden overgaan wanneer Numeri er in april 2008 niet
zou zijn. Toen al snel daarna duidelijk werd dat dit niet zou
lukken, is medio 2008 aan de Algemene Kerkenraad voorgesteld
De Protestantse Gemeente Zwolle heeft sinds
begin dit jaar een nieuw systeem voor de ledenadministratie
in gebruik: Scipio. Het systeem is in
de plaats gekomen van het ledenprogramma
Baruch, dat aan het eind van de negentiger jaren
landelijk in gebruik werd genomen. Nico Duijf,
van het Kerkelijk Bureau van de PGZ, vertelt
over de voorgeschiedenis van het nieuwe systeem
en de voordelen die het biedt.
Nico Duijf over nieuw computerprogramma voor leden- en bijdragenadministratie
“Scipio mag van ons
tot in lengte van jaren meegaan”
om te stoppen met Baruch voor de ledenadministratie; om de
bijdragenadministratie in eigen beheer te nemen en om
hiervoor het leden- en bijdragenadministratieprogramma
Scipio aan te schaffen.”
Zijn er meer PKN- gemeenten die dit systeem gebruiken?
ND: “Scipio wordt gebruikt in tenminste 200 gemeenten van
de PKN en daar zitten hele grote tussen. Zo'n 40% van alle
PKN-leden in Nederland wordt nu met behulp van Scipio
geadministreerd en dat aantal blijft toenemen. Er zijn in
Nederland circa 900 Scipio-pakketten in gebruik.
De Gebruikersvereniging Scipio telt momenteel 121 leden,
waarvan er 65 tot een PKN-gemeente behoren.”
Wat zijn de grootste verschillen met het oude systeem?
ND: “Scipio is ontwikkeld door Hagru BV, hetzelfde bedrijf dat
destijds Baruch heeft gemaakt. In tegenstelling tot Baruch wordt
Scipio buitengewoon goed onderhouden, mede dankzij de grote
input van de vele Kerkelijke Bureaus die met het programma
werken. Input waar wat mee wordt gedaan! Daarnaast kent Scipio
een uitstekende support wanneer er vragen of problemen zijn.
Doordat we de bijdragenadministratie nu in eigen beheer voeren,
kunnen we direct up-to-date informatie verstrekken over toezeggingen
en ontvangsten en alle mogelijke statistische informatie.
In Scipio kunnen we zelf voorkeurwijken toekennen aan de leden
(perforatie), zonder te moeten wachten tot het hele formele
formulierencircuit is afgelegd en de SMRA uiteindelijk iemand
heeft geperforeerd en teruggemeld. Wanneer iemand nu belt om
naar een andere wijkgemeente te perforeren kunnen we die
wijziging locaal direct doorvoeren en behoort het betreffende lid
bij wijze van spreken na het neerleggen van de telefoon al tot de
gewenste voorkeurwijk. Volgens de Kerkorde moeten er nog wel
formulieren worden vervaardigd en getekend, maar we hoeven nu
niet meer te wachten tot dat lange formele traject in zijn geheel
is afgelegd voordat iemand lokaal op de goede plek zit.
Omdat we nu alles in eigen hand hebben is de uitslag van
Kerkbalans ook veel sneller bekend dan vroeger.”
Zijn de medewerkers van het Kerkelijk Bureau opgeleid om met
het nieuwe systeem te werken?
ND: “In december 2008 hebben de mensen die hier met Scipio
werken een middag instructie gehad. Maar in één middag kun