Meetverantwoording cliëntgebonden indicatoren ... - Zichtbare Zorg

De code van het bureau (meetorganisatie) wordt toegekend door het Centrum Klantervaring Zorg. Het
meetbureau moet zich daartoe bij het Centrum Klantervaring Zorg aanmelden en aangeven in welke
organisatorische eenheden zij een cliëntenraadpleging zullen gaan uitvoeren. Aanmelding kan via
info@centrumklantervaringzorg.nl onder vermelding van het onderwerp ‘Aanmelding meting CQI
VV&T’.
Stap 8: dataverzameling: verzending vragenlijsten en herinneringen
De verzending van vragenlijsten en herinneringen dient, conform de methode van Dilman (1978),
plaats te vinden volgens het volgende tijdschema:
week 1: een vragenlijst met een begeleidende brief en een antwoordenvelop (alles in C4 envelop);
week 2: een kaartje (A6) of brief (in C5 envelop) als dankbetuiging of herinnering;
week 5: opnieuw de vragenlijst met een begeleidende brief en een antwoordenvelop (in C4 envelop);
week 7: laatste brief (in C5 envelop) of bedankkaartje (A6) als herinnering of dankbetuiging.
De eerste twee zendingen (week 1 en 2) gaan naar alle geselecteerde cliënten. De herinneringen in
week 5 en week 7 worden alleen verstuurd naar cliënten die op dat moment nog niet gereageerd
hebben. Dit vraagt wel om een bijgewerkt responsoverzicht. Met het unieke codenummer dat op de
vragenlijst staat, dient te worden bijgehouden welke personen de vragenlijst hebben teruggezonden.
Een continue, actuele responsregistratie is van groot belang om te voorkomen dat herinneringen ten
onrechte worden verstuurd.
De verzendingen dienen zoveel mogelijk op een donderdag plaats te vinden, zodat de cliënten de
vragenlijsten en herinneringen vóór of in het weekend ontvangen (op vrijdag of zaterdag). Noteer op
het registratieformulier (bij punt 5) en/of in het logboek welke verzendingen wanneer hebben
plaatsgevonden.
Bij de verzendingen met vragenlijsten wordt en retourenvelop bijgesloten waarop het
antwoordnummer van de betreffende meetorganisatie staat, zodat respondenten kosteloos de
vragenlijst kunnen terugsturen.
Omwille van de herkenbaarheid van de tweede zending vragenlijsten (in de 5e week), en met het oog op
de noodzakelijke ‘ontdubbeling’ in een later stadium (zie Stap 10), verdient het aanbeveling om bij de
tweede zending een extra kenmerk (bijv. een 2) toe te kennen aan de code op de vragenlijsten.
Stap 9: respons analyses
Nadat alle vragenlijsten (na circa 8 weken) zijn binnengekomen, dient voor een overzicht van de
respons te worden gemaakt. Volg hiertoe de aanwijzingen op het registratieformulier (bij punt 6) en
bereken het bruto responspercentage per OE.
In de pilot Verantwoorde zorg (in 2006) werd een gemiddeld responspercentage van 52% gevonden.
Als de berekende respons veel lager uitvalt dan deze 52%, moeten mogelijke oorzaken hiervan worden
nagegaan.
Bepaal tot slot de representativiteit van de responsgroep qua cliëntkenmerken (leeftijd en geslacht) en
bekijk of deze verschillen van de algemene cliëntkenmerken (zie registratieformulier, punt 3).
Registreer de respons en eventuele bijzonderheden ten aanzien van de representativiteit in het
logboek.
Richtlijnen Cliëntenraadpleging met CQ-index Verpleging Verzorging en Thuiszorg – Bijlagen juni 2007