Meetverantwoording cliëntgebonden indicatoren ... - Zichtbare Zorg

positie 3-7: Code organisatorische eenheid (eventueel aanvullen met nullen ervoor)
positie 8-10: Code bewoner/cliënt
De code van de organisatorische eenheid wordt centraal bepaald (zie:
http://www.igz.nl/160322/VVT_adressenlijst_23_mei_201.xls (3e kolom), bij twijfel: raadpleeg de
IGZ: 088 - 1205000, of loket@igz.nl) en moet op het registratieformulier worden ingevuld. De codes
voor bewoners kunnen door de bureaus zelf worden toegekend, onder de voorwaarde dat elke
respondent per organisatorische eenheid een uniek nummer krijgt.
De code van het bureau (meetorganisatie) wordt toegekend door het Centrum Klantervaring Zorg. Het
meetbureau moet zich daartoe bij het Centrum Klantervaring Zorg aanmelden en aangeven in welke
organisatorische eenheden zij een cliëntenraadpleging zullen gaan uitvoeren. Aanmelding kan via
info@centrumklantervaringzorg.nl onder vermelding van het onderwerp ‘Aanmelding meting CQI
VV&T’.
Stap 8: dataverzameling: verzending vragenlijsten en herinneringen
De verzending van vragenlijsten en herinneringen dient, conform de methode van Dilman (1978),
plaats te vinden volgens het volgende tijdschema:
week 1: een vragenlijst met een begeleidende brief en een antwoordenvelop (alles in C4 envelop);
week 2: een kaartje (A6) of brief (in C5 envelop) als dankbetuiging of herinnering;
week 5: opnieuw de vragenlijst met een begeleidende brief en een antwoordenvelop (in C4 envelop);
week 7: laatste brief (in C5 envelop) of bedankkaartje (A6) als herinnering of dankbetuiging.
De eerste twee zendingen (week 1 en 2) gaan naar alle geselecteerde vertegenwoordigers. De
herinneringen in week 5 en week 7 worden alleen verstuurd naar vertegenwoordigers die op dat
moment nog niet gereageerd hebben. Dit vraagt wel om een bijgewerkt responsoverzicht. Met het
unieke codenummer dat op de vragenlijst staat, dient te worden bijgehouden welke personen de
vragenlijst hebben teruggezonden. Een continue, actuele responsregistratie is van groot belang om te
voorkomen dat herinneringen ten onrechte worden verstuurd.
De verzendingen dienen zoveel mogelijk op een donderdag plaats te vinden, zodat de
vertegenwoordigers de vragenlijsten en herinneringen vóór of in het weekend ontvangen (op vrijdag of
zaterdag). Noteer op het registratieformulier (bij punt 5) en/of in het logboek welke verzendingen
wanneer hebben plaatsgevonden.
Bij de verzendingen met vragenlijsten wordt en retourenvelop bijgesloten waarop het
antwoordnummer van de betreffende meetorganisatie staat, zodat respondenten kosteloos de
vragenlijst kunnen terugsturen.
Omwille van de herkenbaarheid van de tweede zending vragenlijsten (in de 5e week), en met het oog op
de noodzakelijke ‘ontdubbeling’ in een later stadium (zie Stap 10), verdient het aanbeveling om bij de
tweede zending een extra kenmerk (bijv. een 2) toe te kennen aan de code op de vragenlijsten.
Stap 9: respons analyses
Nadat alle vragenlijsten (na circa 8 weken) zijn binnengekomen, dient voor een overzicht van de
respons te worden gemaakt. Volg hiertoe de aanwijzingen op het registratieformulier (bij punt 6) en
bereken het bruto responspercentage per OE.
Richtlijnen Cliëntenraadpleging met CQ-index Verpleging Verzorging en Thuiszorg – Bijlagen juni 2007