Meetverantwoording cliëntgebonden indicatoren ... - Zichtbare Zorg

. Voorbereiding vertegenwoordigersraadpleging
In een vroegtijdig stadium dient overleg plaats te vinden met de zorginstelling over de
organisatie en uitvoering van de raadpleging. Onderwerpen die hierbij in ieder geval aan de orde
moeten komen zijn: de planning en periode van onderzoek, contactpersonen van de instelling en
de meetorganisatie, de benadering en informatie voor vertegenwoordigers (brieven), en het
aanleveren van digitale bewoners-/ vertegenwoordigerslijsten voor de steekproeftrekking (zie
verder onder c. Steekproef). Hieronder volgt een checklist met aandachtspunten en activiteiten
die bij de voorbereiding van belang zijn:
Startgesprek met vertegenwoordigers van het management en de cliëntenraad.
Afspraken met de instelling over de aanlevering van gegevens m.b.t. het aantal bewoners
en vertegenwoordigers, en digitale bewoners-/vertegenwoordigerslijsten voor de
steekproeftrekking.
Afspraken met de zorgorganisatie over wijze van benadering van de vertegenwoordigers.
Schriftelijke informatie (brieven voor vertegenwoordigers) opstellen en afstemmen met
zorgorganisaties (logo van zorgorganisatie).
Telefonische helpdesk organiseren voor de beantwoording van vragen van
vertegenwoordigers (a.h.v. lijst met Frequently Asked Questions), en de bereikbaarheid
(contactpersoon voor vragen) vermelden in de brieven en voorin de vragenlijst (invullen
op pag. 2).
c. Steekproeftrekking en voorbereiding dataverzameling
Voor een goede voorbereiding van de steekproeftrekking is het van belang dat de
zorgorganisatie tijdig wordt geïnformeerd over wat in dit verband van hen wordt verwacht (zie
ook b. Voorbereiding vertegenwoordigersraadpleging). Het gaat hierbij vooral om de
aanlevering van digitale bewoners-/vertegenwoordigerslijsten en overleg omtrent de selectie of
exclusie van bewoners. Uitgangspunt is dat de meetorganisatie verantwoordelijk is voor de
steekproeftrekking. Dit dient te geschieden volgens de betreffende Richtlijn voor
steekproeftrekking en dataverzameling voor raadpleging van vertegenwoordigers van
psychogeriatrische bewoners (zie bijlage 2b). Daarbij moet elke stap zorgvuldig
gedocumenteerd worden aan de hand van het bijbehorende Registratieformulier
steekproeftrekking en dataverzameling voor raadpleging van vertegenwoordigers van
psychogeriatrische bewoners (zie bijlage 2c) en in een logboek. Speciale aandachtspunten bij de
steekproeftrekking zijn:
Toepassing van exclusiecriteria (zie stap 3 in de richtlijn): deze criteria dienen strikt te
worden toegepast ten behoeve van de homogeniteit van steekproeven van verschillende
organisatorische eenheden. Bij de exclusie om ‘andere redenen’ moeten er zwaarwegende
argumenten zijn. De contactpersoon van de meetorganisatie gaat samen met een
afdelingshoofd, contactverzorgende of EVV-er na welke vertegenwoordigers wel of niet
voor benadering in aanmerking komen.
Check op actualiteit bewonerslijst kort voor de steekproeftrekking en de schriftelijke
raadpleging.
Steekproefgrootte: per organisatorische eenheid worden 70 vertegenwoordigers
aangeschreven.
Digitale basisregistratie opstellen en bijhouden, met de aan bewoners/vertegenwoordigers
toegekende unieke codes (zoals die ook op de vragenlijsten komen te staan) en voor het
registreren van de selectie en de respons.
Versie 2 – juni 2007 8