Jaarplan 2007 (pdf) - Het Juridisch Loket

Jaarplan 2007
26
Het goed communiceren binnen een landelijk functionerende organisatie is een uitdagend
vraagstuk. Zowel de medewerkers als het management - in onze zich voortdurende ontwikkelende
organisatie - moeten hier een goede vorm en inhoud voor vinden. Dit vraagt ook in 2007 weer
de volledige aandacht. In 2006 is naar aanleiding van een onderzoek een aantal voorstellen
uitgevoerd ter verbetering van de interne communicatie. Naast het uitvoeren van de activiteiten
van het intern communicatieplan dat medio 2006 gereed was, wordt voor elk belangrijk project
en plan een communicatie-activiteitenoverzicht gemaakt, waarin staat wie, wanneer en hoe
geïnformeerd wordt, maar ook wat de tone of voice van de mededeling of het bericht is.
Daarnaast blijft het Juridisch Loket zijn medewerkers informeren over collega’s, werkzaamheden,
beleid, visie, missie en doelstellingen. Informeel en persoonlijk door middel van overleggen en
Loketnieuws, de maandelijkse digitale nieuwsbrief en formeel via onder andere het intranet.
Met name het intranet en het beheer daarvan blijft in 2007 arbeidsintensief. Deze nieuwe
activiteit wordt binnen de afdeling communicatie en marketing belegd.
Versterking interne cultuur
Het Juridisch Loket is een lerende organisatie. Gestelde doelen worden soms met vallen en
opstaan bereikt. Om te weten hoe het Juridisch Loket nog beter kan functioneren, maken
evaluatie, zelfkritiek, verbetermanagement en het toetsen van het wij-gevoel vast onderdeel
uit van het doen en laten van het Juridisch Loket. Om de interne cultuur verder te vormen en te
versterken worden in 2007 de volgende activiteiten verder uitgebouwd.
1. Het samenwerkingsklimaat stimuleren door het laten plaatsvinden van werkgroepen,
vakinhoudelijke overleggen en werkoverleggen en door het organiseren van interne
opleidingen. Zo worden medewerkers in de gelegenheid gesteld kennis te delen, ervaringen uit
te wisselen, plannen te maken en de organisatie in haar geheel naar een hoger kwaliteitsniveau
te tillen.
2. Voor zover mogelijk medewerkers bij het proces van besluitvorming betrekken waardoor het
draagvlak van medewerkers voor een genomen besluit toeneemt. In 2007 wordt onverkort
aandacht besteed aan de kwaliteit van de besluitvorming.
3. Het optimaal benutten van intranet. Dit voor medewerkers belangrijke en nuttige
communicatiemiddel is medio 2006 gerealiseerd en wordt voortdurend uitgebouwd. Het biedt
de mogelijkheid snel en effectief medewerkers te informeren. Onderdeel van het intranet is het
zogenoemde smoelenboek dat in 2007 een plek krijgt.
4. Ook in 2007 staat een personeelsfeest gepland.
Financiën, planning en control
In 2006 heeft de nadruk gelegen op het nader concretiseren van de eerste opzet van de
administratieve organisatie en interne controle en de daarbij behorende planning- en controlcyclus
en rapportages. Voor 2007 zijn berichtgeving en verantwoording belangrijke aandachtspunten.
Dit uit zich onder andere in de nadere uitwerking van de managementinformatie, zowel intern
als extern. Uitgangspunt hierbij is een adequate berichtgeving over de prestatie-indicatoren,
kengetallen en normen. Dit leidt niet alleen tot betere stuurinformatie en een efficiëntere inzet
van de beschikbare capaciteit, maar ook tot een beter inzicht in de gerealiseerde activiteiten van
bijvoorbeeld pilots en projecten.