Nacertificeren - Voedsel- en Waren Autoriteit
Nacertificeren - Voedsel- en Waren Autoriteit
Nacertificeren - Voedsel- en Waren Autoriteit
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Nacertificer<strong>en</strong></strong><br />
(EXA-02) 5 november 2012<br />
Versie: 1.0.5<br />
1 DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED<br />
In deze instructie is beschrev<strong>en</strong> wanneer <strong>en</strong> op welke wijze vervang<strong>en</strong>de certificat<strong>en</strong>, of aanvull<strong>en</strong>de verklaring<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> afgegev<strong>en</strong> voor partij<strong>en</strong> die in Nederland zijn gecertificeerd, bestemd zijn voor e<strong>en</strong> derde land <strong>en</strong><br />
zich niet meer op Nederlands grondgebied bevind<strong>en</strong>.<br />
2 WETTELIJKE BASIS<br />
2.1 EU-regelgeving<br />
• Richtlijn 96/93/EG<br />
2.2 Nationale wetgeving<br />
• Gezondheids- <strong>en</strong> welzijnswet voor dier<strong>en</strong>, artikel 79<br />
2.3 Overig<br />
• n.v.t.<br />
3 DEFINITIES<br />
Aanvull<strong>en</strong>de verklaring: e<strong>en</strong> additionele verklaring wordt op briefpapier van de NVWA afgegev<strong>en</strong>. Het is e<strong>en</strong> aanvulling<br />
op het gebruikelijke certificaat.<br />
4 WERKWIJZE<br />
4.1 Algeme<strong>en</strong><br />
In principe geldt dat de afgifte van vervang<strong>en</strong>de certificat<strong>en</strong> of aanvull<strong>en</strong>de verklaring<strong>en</strong>, nadat de partij Nederland<br />
heeft verlat<strong>en</strong> of buit<strong>en</strong> het toezicht van de certificer<strong>en</strong>d ambt<strong>en</strong>aar is gekom<strong>en</strong>, niet is toegestaan. Ev<strong>en</strong>wel is de<br />
afgifte van vervang<strong>en</strong>de of van aanvull<strong>en</strong>de verklaring<strong>en</strong> in uitzonderlijke omstandighed<strong>en</strong> toegestaan.<br />
De afweging of e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat of e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring moet word<strong>en</strong> afgegev<strong>en</strong> is ingewikkeld <strong>en</strong><br />
kan zeer verstrekk<strong>en</strong>de (juridische) gevolg<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> in verband met de beginsel<strong>en</strong> van rechtsgelijkheid <strong>en</strong> proportionaliteit.<br />
Derhalve is e<strong>en</strong> zorgvuldige afweging noodzakelijk.<br />
In eerste aanleg vindt de beoordeling plaats bij Certificering op Afstand (CoA). Indi<strong>en</strong> er sprake is van onduidelijkheid<br />
wordt dit in tweede aanleg teruggekoppeld met de certificering ambt<strong>en</strong>aar van het oorspronkelijke certificaat<br />
via de afdelingsleiding van de uitvoeringsteams. Indi<strong>en</strong> er dan nog onduidelijkheid is, vindt er afstemming plaats<br />
met de (plv) directeur / hoofdinspecteur van de betreff<strong>en</strong>de divisie<br />
4.2 Afgifte van e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat<br />
De afgifte van e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat vindt plaats onder de voorwaarde dat het oorspronkelijke certificaat door<br />
de NVWA is ing<strong>en</strong>om<strong>en</strong> alvor<strong>en</strong>s het nieuwe certificaat ter vervanging van e<strong>en</strong> eerder afgegev<strong>en</strong> certificaat wordt<br />
afgegev<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> uitzondering hierop kan gemaakt word<strong>en</strong> als het derde land het certificaat niet wil vrijgev<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> het derde<br />
land aangeeft het certificaat niet te will<strong>en</strong> teruggev<strong>en</strong>, kan er beslot<strong>en</strong> word<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> officiële brief te mak<strong>en</strong>.<br />
4.3 Voorwaard<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat <strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring<strong>en</strong><br />
De volg<strong>en</strong>de voorwaard<strong>en</strong> geld<strong>en</strong> voor de afgifte van e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat of e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring:<br />
• Het moet gaan om e<strong>en</strong> maatregel van het derde land die op het mom<strong>en</strong>t van verz<strong>en</strong>ding van de partij door de<br />
belanghebb<strong>en</strong>de bij de lading (exporteur) nog niet bek<strong>en</strong>d was. Het mom<strong>en</strong>t van afgifte van het certificaat door<br />
de NVWA is hierbij bepal<strong>en</strong>d. Dit moet word<strong>en</strong> aangetoond door middel van e<strong>en</strong> brief of ander docum<strong>en</strong>t van<br />
de bevoegde autoriteit van het derde land of van de Landbouwraad / Landbouwattaché.<br />
• Het moet gaan om e<strong>en</strong> verklaring / verklaring<strong>en</strong> die op het mom<strong>en</strong>t van verz<strong>en</strong>ding van de partij uit Nederland<br />
kon/kond<strong>en</strong> word<strong>en</strong> afgegev<strong>en</strong>.<br />
Bij de afgifte van e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring wordt de volg<strong>en</strong>de werkwijze in acht g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>:<br />
• De aanvull<strong>en</strong>de verklaring / verklaring<strong>en</strong> wordt / word<strong>en</strong> afgegev<strong>en</strong> op NVWA-briefpapier.<br />
• Er vindt (indi<strong>en</strong> van toepassing) e<strong>en</strong> duidelijke verwijzing plaats naar het certificaat waarop de aanvull<strong>en</strong>de verklaring<br />
betrekking heeft door middel van het vermeld<strong>en</strong> van het oorspronkelijke certificaatnummer op de aanvull<strong>en</strong>de<br />
verklaring.<br />
• De aanvull<strong>en</strong>de verklaring wordt bij KCDV/CoA (gevestigd te Utrecht) opgemaakt. Indi<strong>en</strong> nodig vindt er overleg<br />
plaats met de certificer<strong>en</strong>de ambt<strong>en</strong>aar (zie ook paragraaf 4.1). Het relevante archief in relatie tot de aanvraag<br />
bevindt zich bij KCDV/CoA.<br />
• De certificer<strong>en</strong>d ambt<strong>en</strong>aar maakt zelf ge<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring of e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat op. Indi<strong>en</strong><br />
KCDV/CoA overgaat tot afgifte van e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat of e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring wordt de certificer<strong>en</strong>d<br />
ambt<strong>en</strong>aar <strong>en</strong> zijn teamleider op de hoogte gesteld.<br />
Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 1 van 3
<strong>Nacertificer<strong>en</strong></strong><br />
(EXA-02) 5 november 2012<br />
Versie: 1.0.5<br />
4.3.1 G<strong>en</strong>erieke verklaring CVO<br />
Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de Chief Veterinary Officer (CVO) aan de bevoegde autoriteit in het derde<br />
land e<strong>en</strong> g<strong>en</strong>erieke verklaring z<strong>en</strong>dt omtr<strong>en</strong>t de (gewijzigde) situatie in Nederland. In dat geval is – afhankelijk van<br />
de afsprak<strong>en</strong> met het derde land – e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring per partij waarschijnlijk niet noodzakelijk.<br />
4.3.2 Afgifte van e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat via CLIENT<br />
Voor productsoort<strong>en</strong> waarbij CLIENT het procesondersteun<strong>en</strong>de systeem is voor de afgifte van certificat<strong>en</strong> ondersteunt<br />
CLIENT ook de afgifte van vervang<strong>en</strong>de certificat<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> toelichting op de werkwijze is opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in bijlage<br />
1.<br />
5 BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN<br />
De afgifte van e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de verklaring of e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat vindt plaats door KCDV/CoA (zie paragraaf<br />
4.3).<br />
6 TARIEVEN<br />
De kost<strong>en</strong> voor de afgifte van de aanvull<strong>en</strong>de verklaring <strong>en</strong> de vervang<strong>en</strong>de certificat<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bij de belanghebb<strong>en</strong>de<br />
in rek<strong>en</strong>ing gebracht.<br />
7 TOELICHTING<br />
In oktober 2012 is de instructie geactualiseerd.<br />
Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 2 van 3
<strong>Nacertificer<strong>en</strong></strong><br />
(EXA-02) 5 november 2012<br />
Versie: 1.0.5<br />
Bijlage 1: Afgifte van e<strong>en</strong> nieuw certificaat via CLIENT<br />
Afgifte replacem<strong>en</strong>t certificat<strong>en</strong> via CLIENT-Export<br />
De werkwijze bij afgifte van vervang<strong>en</strong>de certificat<strong>en</strong> via CLIENT is gewijzigd. De werkzaamhed<strong>en</strong> zijn verplaatst<br />
naar de afdeling Certificering op Afstand (CoA) van de NVWA te Utrecht.<br />
Wanneer in e<strong>en</strong> certificaat e<strong>en</strong> fout is gemaakt <strong>en</strong> de partij heeft Nederland nog niet verlat<strong>en</strong> (ook al staat deze inmiddels<br />
in de hav<strong>en</strong>), kan vervanging geregeld word<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> dier<strong>en</strong>arts die bij het bedrijf komt. Het foutieve certificaat<br />
wordt ing<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> correcte vervanging wordt afgegev<strong>en</strong>. Er is ge<strong>en</strong> sprake van nacertificer<strong>en</strong>, omdat<br />
de partij nog in Nederland staat.<br />
Wanneer in e<strong>en</strong> certificaat e<strong>en</strong> fout is gemaakt <strong>en</strong> de partij heeft inmiddels Nederland verlat<strong>en</strong>, dan is bov<strong>en</strong>staande<br />
werkwijze niet mogelijk. Er wordt dan e<strong>en</strong> zog<strong>en</strong>aamd replacem<strong>en</strong>t afgegev<strong>en</strong>. Deze word<strong>en</strong> altijd door CoA afgegev<strong>en</strong>.<br />
CoA houdt de datum van de bill of loading aan als datum dat de partij Nederland heeft verlat<strong>en</strong>. Red<strong>en</strong><strong>en</strong> waarom<br />
de lokale dier<strong>en</strong>arts na die datum niet meer kan certificer<strong>en</strong> zijn:<br />
• nacertificer<strong>en</strong> (e<strong>en</strong> certificaat dater<strong>en</strong> nadat de partij Nederland al verlat<strong>en</strong> heeft) is niet toegestaan.<br />
• antedater<strong>en</strong> (e<strong>en</strong> vervang<strong>en</strong>d certificaat dater<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> eerdere datum dan de dag van tek<strong>en</strong>ing) is valsheid in<br />
geschrifte.<br />
Replacem<strong>en</strong>ts kunn<strong>en</strong> onder strikte voorwaard<strong>en</strong> door CoA word<strong>en</strong> afgegev<strong>en</strong>.<br />
Het eerste certificaat moet altijd retour zijn (behalve bij formele melding van vermissing).<br />
Replacem<strong>en</strong>ts word<strong>en</strong> opgemaakt op uitdrukkelijk verzoek van het ontvang<strong>en</strong>de land, of op basis van de deskundigheid<br />
van CoA.<br />
In principe wordt pas actie ondernom<strong>en</strong> op het mom<strong>en</strong>t dat de partij in het derde land van bestemming is aangekom<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> als blijkt dat de autoriteit<strong>en</strong> inklaring niet toestaan vanwege de fout in het certificaat.<br />
De certificer<strong>en</strong>de ambt<strong>en</strong>aar die de partij gezi<strong>en</strong> heeft, wordt, indi<strong>en</strong> nodig, geraadpleegd <strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong> bij de beslissing<br />
of er wel of ge<strong>en</strong> replacem<strong>en</strong>t wordt verstrekt.<br />
Nadat er toestemming gegev<strong>en</strong> is om e<strong>en</strong> replacem<strong>en</strong>t op te mak<strong>en</strong>, kan het bedrijf die in Cli<strong>en</strong>t aanvrag<strong>en</strong> (ev<strong>en</strong>tueel<br />
met assist<strong>en</strong>tie van de Helpdesk Cli<strong>en</strong>t).<br />
De replacem<strong>en</strong>ts word<strong>en</strong> c<strong>en</strong>traal afgegev<strong>en</strong> <strong>en</strong> gefactureerd via CoA te Utrecht.<br />
Aanvrag<strong>en</strong> van replacem<strong>en</strong>ts in Cli<strong>en</strong>t<br />
In het systeem Cli<strong>en</strong>t Export zit de mogelijkheid ingebouwd om e<strong>en</strong> replacem<strong>en</strong>t aan te vrag<strong>en</strong>. CLIENT print bij e<strong>en</strong><br />
replacem<strong>en</strong>t de volg<strong>en</strong>de zin op het vervang<strong>en</strong>d certificaat: "On demand of the company, this certificate replaces<br />
certificate with nr. …………., issued on …….. by the Netherlands Food and Consumer Product Safety Authority".<br />
Hiermee wordt zowel voor de ondertek<strong>en</strong><strong>en</strong>de dier<strong>en</strong>arts, als voor de autoriteit<strong>en</strong> in het derde land gerechtvaardigd<br />
dat er alsnog wordt gecertificeerd voor e<strong>en</strong> partij die Nederland al verlat<strong>en</strong> heeft.<br />
Het bedrijf doet e<strong>en</strong> eerste verzoek tot vervanging aan de NVWA Helpdesk Cli<strong>en</strong>t. Naast vermelding van de gemaakte<br />
fout <strong>en</strong> de gevraagde correctie wordt hierbij altijd e<strong>en</strong> scan van het eerste certificaat meegestuurd, zodat CoA kan<br />
zi<strong>en</strong> welke dier<strong>en</strong>arts het certificaat afgegev<strong>en</strong> heeft <strong>en</strong> op welke datum. Tev<strong>en</strong>s moet altijd word<strong>en</strong> vermeld (<strong>en</strong><br />
desgevraagd aangetoond) waar de partij zich nu bevindt <strong>en</strong> wanneer het foutieve certificaat aan de NVWA kan word<strong>en</strong><br />
teruggegev<strong>en</strong>.<br />
Nadat toestemming tot vervanging gegev<strong>en</strong> is, vraagt de aanvrager middels CLIENT e<strong>en</strong> replacem<strong>en</strong>t aan door e<strong>en</strong><br />
kopie van de originele aanvraag te mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> de ontbrek<strong>en</strong>de gegev<strong>en</strong>s in te vull<strong>en</strong> in CLIENT (certificaatnummer <strong>en</strong><br />
datum van eerste afgifte). M<strong>en</strong> kan altijd de helpdesk CLIENT om hulp vrag<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> het bedrijf deze aanvraag doet,<br />
valt de aanvraag op "ROOD".<br />
De volg<strong>en</strong>de tekst is dan te zi<strong>en</strong>:<br />
Volg procedure AANVRAGEN REPLACEMENT CERTIFICATE - neem contact op met NVWA-KCDV-CoA voor nadere instructies.<br />
De Helpdesk zal vervolg<strong>en</strong>s ervoor zorg<strong>en</strong> dat de aanvraag in het systeem wordt goedgekeurd door e<strong>en</strong> van de daartoe<br />
bevoegde person<strong>en</strong> bij CoA (N.B. de lokale dier<strong>en</strong>arts kan dit niet). T<strong>en</strong>slotte zal de replacem<strong>en</strong>t door CoA word<strong>en</strong><br />
geprint, door e<strong>en</strong> dier<strong>en</strong>arts getek<strong>en</strong>d <strong>en</strong> gewaarmerkt, <strong>en</strong> per post aan de aanvrager word<strong>en</strong> toegestuurd. Dit<br />
wordt in rek<strong>en</strong>ing gebracht als e<strong>en</strong> op afstand verstuurd certificaat.<br />
Bron: NVWA V&I, TO Import/Export Pagina 3 van 3