Huurreglement (dd juni 2010) - Gemeente Tessenderlo

Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Tessenderlo, GCIT vzw
Vismarkt z/n 3980 Tessenderlo
Verhuurreglement voor het Cultuurcentrum en
Ontmoetingscentra ’t Goor, De Griffel & de Kriekel
Speeltuingebouw ’t Kraanhof en Zaaltje Gettendonk
Art. 1. Aanvragen
De toestemming om de infrastructuur en aanhorigheden in het beheer van de Gemeentelijke Culturele
Infrastructuur Tessenderlo vzw (verder: GCIT) te gebruiken wordt verleend door de Raad van Bestuur (verder:
RvB). Elke aanvraag om over een bepaalde ruimte binnen het gebouw te beschikken, moet schriftelijk gebeuren
via het secretariaat van het Cultuurcentrum of Ontmoetingscentrum (verder CC of OC). Zij moet titel, aard en
verloop van de activiteit vermelden evenals alle bijzonderheden van de verhuring, die moeten worden
gecontroleerd door de RvB, het personeel of directie.
Alle aanvragen moeten worden ingediend op speciale formulieren, te bekomen op het secretariaat van het CC of
OC, die door de huurder bij de aanvraag volledig moeten worden ingevuld. De RvB behoudt zich het recht voor
om huurperiodes, materieel, dienstverlening e.d. te weigeren als die op het aanvraagformulier niet werden
ingevuld.
De naam van de huurder moet dezelfde persoon zijn als de inrichter van de activiteit. De huurder mag geen
andere bestemming geven aan de lokalen dan die waarvoor de verhuring werd toegestaan. Het onderverhuren of
uitbesteden ervan is ten strengste verboden. Indien de RvB uit allerlei gegevens het vermoeden heeft dat lokalen
worden onderverhuurd, kan hij besluiten de toegang tot het gebouw te ontzeggen of eventuele sancties opleggen.
Een gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan deze waarvoor eigenlijk werd gehuurd, leidt ofwel
tot het verbreken van het contract, ofwel tot aanpassing van de huurprijs. Alle huurders verbinden zich ertoe:
a) zich te schikken naar de bepalingen van onderhavig reglement, respectieve binnenhuisreglementen en - indien
van toepassing - het speciale aanvullend reglement voor jeugdfuiven, en jongerenconcerten;
b) binnen de voorziene termijn de waarborg en de huurprijs te betalen, bepaald in de bij dit reglement gevoegde
tarieflijst.
Art. 2. Doel van de aangevraagde activiteit
Toelating tot verhuring wordt slechts gegeven als het doel van de activiteit niet strijdig is met de doelstellingen
van de GCIT vzw. Voor jeugdfuiven of aanverwante optredens met fuif zal enkel toestemming worden verleend
aan verenigingen die aangesloten zijn bij de Gemeentelijke Jeugdraad of bij een andere Gemeentelijke Adviesraad
die hun eigen jeugdwerking heeft erkend. Het zogenaamde “vat van de achttienjarigen” dat in elk OC of CC
eenmaal per jaar wordt georganiseerd i.s.m. de GCIT, samen met een representatieve groep achttienjarigen en
ondersteund wordt door de handtekening van minstens vijf ouders, wordt ook als fuif beschouwd.
Art. 3. Aanvraagtermijnen
Verhuringen kunnen ten vroegste één jaar vooraf worden vastgelegd door de huurders van categorie 1a (o.a.
erkende Looise verenigingen); andere huurders kunnen pas tien maanden van tevoren een activiteit boeken.
‘Activiteiten in het cultuurcentrum kunnen enkel in optie worden genomen. Nadat de programmatie voor het
volgende seizoen is vastgelegd door het stafpersoneel, 1 april wordt hier als streefdatum aangehouden, worden de
activiteiten van derden bevestigd.
Gecoördineerde tekst verhuurreglement GCIT vzw Pagina 1 2008
Goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 april 2008
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 30 juni 2008
Aanpassing (art 3) goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 juni 2010
Aanpassing (art 3) goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 juni 2010

Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Tessenderlo, GCIT vzw
Vismarkt z/n 3980 Tessenderlo
De foyer van CC het Loo kan slechts één maand op voorhand worden vastgelegd en kan, behalve in de maanden
juli en augustus, nooit afzonderlijk worden gehuurd in het weekend, tenzij met uitdrukkelijk akkoord van de
Raad van bestuur of directie.
Uitrusting, materialen en technische bijstand moeten ten laatste 14 dagen voor de activiteit aangevraagd worden;
lichtplannen en PA moeten ten laatste 14 dagen op voorhand met de verantwoordelijke technieker besproken
zijn..
Art. 4. Waarborg, betaling en annulering
Behalve voor verhuur van vergaderlokalen (uitgezonderd voor feesten) is de toestemming voor het gebruik van de
lokalen en aanhorigheden pas bindend nadat de aanvrager de waarborg heeft betaald bij de financieel
verantwoordelijke van het CC of OC binnen de maand na het toekennen van de vergunning (zie datum
vergunning); De Waarborg kan altijd onder vorm van een bankcheque betaald worden. De huur en de overige
kosten (dienstverlening, extra materieel enz.) moeten ten laatste één maand vóór de activiteit aan de financieel
verantwoordelijke worden betaald. Wanneer de som in deze termijn niet is betaald vervalt de reservatie In geval
van heirkracht of dringende aanvragen wordt de betaling afgesproken met de financieel verantwoordelijke
overeenkomstig de factuurdatum. Het betalingsbewijs verleent de aanvrager toegang tot de gehuurde lokalen.
Bij annulering wordt 50% van de huurprijs aangerekend als er ten laatste één maand voor de aangevraagde
activiteit wordt verwittigd en 100% als dat niet het geval is, tenzij de RvB anders beslist
Indien, wegens onvoorziene omstandigheden, de zaal door de GCIT vzw niet ter beschikking kan worden gesteld,
kan de huurder hiervoor geen schadevergoeding eisen.
In geval van verkiezingen worden alle door binnenlandse zaken benodigde lokalen vrijgemaakt en wordt de
integrale huursom terugbetaald aan de huurder zonder enige schadevergoeding.
Art. 5. Meerdere aanvragen voor één datum
Bij meerdere aanvragen voor dezelfde datum zal in eerste instantie rekening worden gehouden met de datum van
aanvraag en vervolgens met de toepasbare categorie voor de huurders; de huurders krijgen voorrang volgens
oplopende categorie (o gaat voor1, 1 gaat voor 2 enz.)
Art. 6. Schade
Vanaf het ogenblik dat de organisator de gehuurde lokalen ter beschikking krijgt is hij zelf verantwoordelijk voor
het gehuurde goed. Hij is ook verantwoordelijk voor alle mogelijke schade die door hemzelf, deelnemers of
bezoekers vóór, tijdens of na de activiteit aan het gebouw, aanhorigheden of uitrusting werd toegebracht. De
eventuele kosten zullen door de GCIT vzw worden bepaald overeenkomstig het herstellingsbestek. Dat bedrag zal
worden afgehouden van de betaalde waarborg. Indien die niet volstaat zal het saldo door de organisator bij het
eerste verzoek van de GCIT vzw worden bijbetaald.
De GCIT vzw kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor om het even welke schade van lichamelijke of
stoffelijke aard die voortvloeit uit de toegestane activiteit of uit het toegestane gebruik van de lokalen en
uitrusting: de afgesloten verzekeringspolis is in deze uitsluitend.
Art. 7. Aansprakelijkheid en verzekering
De GCIT vzw neemt geen bewakingsplicht op zich en ook geen verantwoordelijkheid voor lichamelijke of
stoffelijke schade, verlies of diefstal of brandschade aan het gebouw of in het gebouw geborgen of tentoongestelde
zaken.
Door de huurders kan tegenover de GCIT vzw in deze geen enkel verhaal worden uitgeoefend. Het is belangrijk
dat de huurder alle gewenste voorzorgen neemt voor burgerlijke aansprakelijkheid. Zij dienen zich ook in te
Gecoördineerde tekst verhuurreglement GCIT vzw Pagina 2
Goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 april 2008
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 30 juni 2008
Aanpassing (art 3) goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 juni 2010
Aanpassing (art 3) goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 juni 2010
2

Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Tessenderlo, GCIT vzw
Vismarkt z/n 3980 Tessenderlo
dekken voor eventuele stoffelijke schade. Voor de grote zaal van het CC en voor de polyvalente zaal van de
Ontmoetingscentra geldt een verplichte intekening op de gemeenschappelijke polis waarvoor een door de
verzekeringsmaatschappij bepaald percentage van de huurwaarde wordt aangerekend, momenteel 10%. De
huurder is verplicht de contractuele vrijstelling bij schade zelf te betalen. Hij kan zich bovendien aanvullend
verzekeren tegen moedwillige schade, vandalisme en twijfelgevallen; dit kan o.a. bij de maatschappij van de
gemeenschappelijke polis die een voordeeltarief voorziet.
Art. 8. Gebruik van de lokalen
Het is verboden de lichten volledig te doven tijdens dansfeesten of fuiven. Op de podia of de zittribune van CC
het Loo mag niet worden gegeten of gedronken. Op de zittribune is ook het gebruik van kauwgom niet
toegestaan. De inkomhallen mogen niet worden gebruikt om eetwaren te bereiden, te verkopen of te consumeren.
De huurder wordt geacht de lokalen en het meubilair achter te laten in de staat waarin ze hem werden
toevertrouwd
Art. 9. Drankuitbating
In de grote zaal van CC het Loo en in de polyvalente zalen van de Ontmoetingscentra of hun aanhorigheden
wordt geen bestendige drankuitbating ingericht. De dranken die worden geschonken bij feesten of andere
activiteiten moeten via het CC of OC worden afgenomen van de drankenleverancier waarmee de GCIT of de
gemeente een drankafnameovereenkomst heeft afgesloten. Sponsoring door de drankenleverancier moet op
voorhand meegedeeld worden. Koffie, wijnen en geestrijke dranken mogen door de huurder zelf elders worden
aangekocht.
De huurder moet vooraf een lijst voorleggen van de aangeboden dranken e.d. Indien door de verantwoordelijke
van het CC of OC wordt vastgesteld dat bepaalde producten elders werden aangekocht dan bij de voorgeschreven
leverancier, zal door de RvB een boete worden opgelegd volgens de schatting van het vermoedelijke verlies, met
een minimum van € 200.
Art. 10. Toezicht
Het toezicht op in gebruik genomen lokalen zal worden uitgeoefend door een aangestelde van de GCIT, naar
wiens aanwijzingen en onderrichtingen de huurders zich dienen te schikken. Bij het in gebruik nemen van de
lokalen en voorwerpen moeten zij zich tot de toezichter wenden, maar zij blijven zelf verantwoordelijk.
Samen met de toezichter kan een inventariscontrole worden gedaan en eventuele tekortkomingen kunnen worden
gesignaleerd.
Indien wordt vastgesteld dat de huurder of anderen de opgelegde voorwaarden niet naleven of zich niet gedragen
naar de onderrichtingen van de bevoegde personen, zal hun de toegang tot de lokalen voorlopig of definitief
worden ontzegd. Tevens behoudt de GCIT vzw zich het recht voor om het gebouw te doen ontruimen op kosten
van de in gebreke bevonden huurders.
Op uitnodiging van de RvB is de aanvrager verplicht om een draaiboek op te stellen van de activiteit en het
verloop ervan voorafgaandelijk door te nemen met het personeel van het CC of OC.
Art. 11. Versieringen
In de gehuurde infrastructuur en / of aanhorigheden mogen door de organisatoren slechts die versieringen of
aankledingen worden uitgevoerd, waaraan de RvB vooraf haar toestemming heeft verleend. Decoratie die vooraf
niet werd besproken kan geweigerd worden. De aankleding mag geen deuren, nooduitgangen, branddetectoren
en blusapparaten belemmeren. De in- en uitgangen en de nooduitgangen en mogen tijdens de activiteit niet
slotvast noch versperd zijn.
Versiering in de gehuurde lokalen en daarbuiten wordt uitsluitend aangebracht op een manier die vooraf met het
personeel werd afgesproken. De aankleding door de organisatoren zal worden gecontroleerd door de aangestelde
Gecoördineerde tekst verhuurreglement GCIT vzw Pagina 3
Goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 april 2008
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 30 juni 2008
Aanpassing (art 3) goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 juni 2010
Aanpassing (art 3) goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 juni 2010
3

Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Tessenderlo, GCIT vzw
Vismarkt z/n 3980 Tessenderlo
toezichter van de GCIT vzw, zonder dat echter daaruit voor de GCIT vzw enige verantwoordelijkheid
voortvloeit.
Het is zowel in het C.C. als de OC’s verboden ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, tentoongestelde werken,
planten(bakken), displays en de zittribune van CC het Loo -inclusief het beschermzeil- te benagelen, te beplakken
of van enig ander hechtingsmiddel te voorzien of te beschilderen.
Publiciteit buiten het gehuurde lokaal mag slechts worden aangebracht in overleg met de toezichter en op de
daartoe geëigende plaatsen. Versieringen mogen niet in strijd zijn met de bepalingen van het politiereglement
‘Gebouwen toegankelijk voor het publiek’ en de brandveiligheid.
Art. 12. Repetities & voorbereidingsdagen
Definitie van repetitie:
a) voorbereidingsfase gevolgd door een toonmoment
b) dit toonmoment is voor externen toegankelijk of tegen betaling van een toegangsprijs of door voorlegging van
het bewijs van publieke bekendmaking (affiche of advertentie).
c) het toonmoment betreft een podiumactiviteit.
Repetities worden aangerekend voor weekdagen en voor de weekends (van vrijdag 18 uur tot maandag 02 uur).
Repetities kunnen tijdens het WE slechts één maand vooraf worden vastgelegd.
Voorbereidingsdagen zijn alleen toegestaan aan huurders uitcategorie 0 en 1A. Voor deze voorbereidingsdagen worden
aan huurders echter geen gebruikszekerheid wordt verleend tot één week voor de activiteit elke andere verhuring gaat
zonder meer voor.. Indien één week voordien blijkt dat er geen verhuring is op de dag voor effectief gebruik, kan op deze
dag gebruik gemaakt worden 's avonds vanaf 18.00 uur tegen verhuurtarief "repetitie" of de ganse dag aan het tarief
“gemeenschapsvormende activiteit” voor de beoogde lokalen. Indien men absoluut langer op voorhand een
voorbereidingsdag wenst vast te leggen, moet men huren aan het normale huurtarief. Alle andere huurders (buiten
categorie 0 en 1) die een voorbereidingsdag wensen, moeten huren aan gewone tarief.
Art. 13. Ontruimen
Aan de huurder is opgedragen na het gebruik van de lokalen en / of aanhorigheden:
- het nodige onderhoud uit te voeren, in zoverre het zijn taak is. Wij verwijzen hiervoor naar het
binnenhuisreglement. Bij het in gebreke blijven kan de GCIT vzw de nodige maatregelen nemen.
- het gebouw om 04 uur steeds volledig te hebben ontruimd, uitgenomen bij uitzonderingen, enkel toegestaan
door de GCIT vzw.
Wanneer het onderhoudspersoneel van mening is dat aan bovenvermelde verplichtingen geen of onvoldoende
gevolg wordt gegeven, zal dit aan de RvB worden gemeld. Deze zal dan opdracht geven deze werkzaamheden uit
te voeren op kosten van de organisator met een minimumprijs van € 100.
Na ieder gebruik mogen de lichten slechts worden gedoofd wanneer de zaal en / of andere lokalen ontruimd zijn.
Onmiddellijk na de activiteit of na de laatste van een reeks voorstellingen moeten licht- en geluidsapparatuur,
schermen, kostuums en andere voorwerpen die niet tot het patrimonium van het. CC of OC behoren, verwijderd
worden. Bij het huren van de zaal in een reeksverband, waarbij gedurende een aantal tussenliggende dagen
de zaal niet wordt gebruikt, moet het mogelijk zijn gelijk welke andere activiteit te laten doorgaan. Zo dit, gezien
het decor, de licht- of geluidsinstallatie niet mogelijk is, moet de hele periode worden gehuurd.
Art. 14. Klank en licht
De klank- en lichtinstallatie mag slechts worden gebruikt mits de uitdrukkelijke toestemming van de GCIT. De
installatie mag alleen worden bediend door personeel aangeduid door het CC of OC of enkel in zijn / haar bijzijn
door derden worden bediend, tenzij de RvB of directie anders beslist.
Gecoördineerde tekst verhuurreglement GCIT vzw Pagina 4
Goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 april 2008
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 30 juni 2008
Aanpassing (art 3) goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 juni 2010
Aanpassing (art 3) goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 juni 2010
4

Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Tessenderlo, GCIT vzw
Vismarkt z/n 3980 Tessenderlo
Zwaardere stroomaansluitingen dan de normale 16A per lijn dienen op voorhand aangevraagd te worden.
Art. 15. Korting
Vanaf een pakket van 10 vergaderingen of lessen per jaar wordt 20% korting verleend op de netto huurwaarde.
Bij activiteiten voor de duur van meerdere opeenvolgende dagen wordt in principe slechts één schoonmaakbeurt
per huurblok aangerekend. Uitzonderingen dienen te worden afgesproken.
Art. 16. Privé feesten
Enkel voor inwoners van Tessenderlo zijn privé feesten toegestaan in de grote zaal van CC het Loo. (Dezze
beperking geldt niet in de ontmoetingscentra , Gettendonk en Kraanhof)
Als het om een huwelijksfeest gaat, gelden volgende voorwaarden:
- één van beide partners moet minstens reeds 6 maanden gedomicilieerd zijn in de gemeente Tessenderlo.
- volgende documenten moeten voorgelegd worden:
o kopie van de identiteitsdocumenten van bruid en bruidegom
o bewijs van inschrijving van één van beide partners in de burgerlijke stand van de gemeente
Tessenderlo.
o een kopie van de huwelijksaangifte
De vergunning is pas geldig indien, ten laatste 1 week voor het feest, aan deze voorwaarden voldaan is.
In dit verband verwijzen wij ook naar alinea 3 en 4 van artikel 1.
Art. 17. Eetwagens
Plaatsing van eetwagens moet ruim vooraf aangevraagd worden bij de dienst Preventie en Mobiliteit volgens de
daar geldende reglementeringen; een afschrift van de toestemming moet vooraf aan de GCIT vzw worden
overgemaakt.
De plaatsing kan alleen op de daarvoor voorbehouden plaatsen.
Art. 18. Indexering
De GCIT vzw kan te allen tijde een indexaanpassing van de tarieven doorvoeren.
Art. 19. Andere reglementeringen
Elke huurder verbindt zich ertoe te zullen voldoen aan de gestelde politiereglementen inzake sluitingsuren,
bijzondere wetgeving op beteugeling van de dronkenschap, milieu-, veiligheids- en brandveiligheidsvoorschriften
en aan de voorschriften inzake Sabam en Billijke Vergoeding.
Milieudienst- brandvoorschriften: 013/66 17 15
Politie Tessenderlo: 013/66 17 17
Sabam Limburg: 011/23 29 00
Het maximaal toegelaten aantal toeschouwers in de zaal is bij politiebevel vastgelegd en moet overeenkomen met
de plaatjes die aan de deuren van de respectieve zalen zijn aangebracht.
Art.20. Toezicht op de naleving
Gecoördineerde tekst verhuurreglement GCIT vzw Pagina 5
Goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 april 2008
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 30 juni 2008
Aanpassing (art 3) goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 juni 2010
Aanpassing (art 3) goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 juni 2010
5

Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Tessenderlo, GCIT vzw
Vismarkt z/n 3980 Tessenderlo
De leden van de RvB van de GCIT of de Centrumverantwoordelijke in de ontmoetingscentra of gevolmachtigde
hebben het recht ieder ogenblik de naleving van huidig reglement te controleren.
Gecoördineerde tekst verhuurreglement GCIT vzw Pagina 6
Goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 april 2008
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 30 juni 2008
Aanpassing (art 3) goedgekeurd in de raad van bestuur van 14 juni 2010
Aanpassing (art 3) goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 juni 2010
6