Centrum Voor Afstandsonderwijs - Ondernemersschool
Centrum Voor Afstandsonderwijs - Ondernemersschool
Centrum Voor Afstandsonderwijs - Ondernemersschool
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
THUISSTUDIE<br />
ZAKELIJKE COMMUNICATIE<br />
www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
<strong>Centrum</strong>voorafstandsonderwijs.be<br />
GRATIS HOOFDSTUK
Beste student,<br />
Bedankt voor je interesse in onze thuisstudie zakelijke communicatie.<br />
In werksituaties hanteer je een eigen taal. De toon is zakelijk, professioneel en doeltreffend.<br />
Dit is handig in het leggen van contact met klanten of commerciële partners. Maar ook bij<br />
meetings of gesprekken met collega’s is een zakelijke taal aangewezen.<br />
Deze cursus leert je alles over doeltreffend communiceren. Op de werkvloer is er immers<br />
weinig tijd voor ellenlange brieven met informatie die eigenlijk overbodig is. Klanten en<br />
ondernemers willen snel weten waarover het precies gaat en wat de bedoeling is. Je<br />
verwachtingen of vragen moeten meteen duidelijk zijn. Ook wanneer je op vragen antwoordt,<br />
is het belangrijk snel ter zake te komen.<br />
Een zakelijk taalgebruik is niet alleen efficiënter, het komt ook professioneel en met<br />
overtuigingskracht over. Deze cursus gaat in op gesprekstechnieken, op het schrijven<br />
van brieven en e-mails, vergaderen, telefoneren,… Elk aspect van het beroep komt<br />
uitgebreid aan bod! Ook verneem je hoe je het beste een presentatie verzorgt. En het<br />
gebeurt dat er soms ook boze reacties zijn, of klachten binnenlopen. Ook dan is een<br />
nuchtere, zakelijke aanpak cruciaal. Anders loop je het risico dat de situatie nog verder<br />
escaleert.<br />
In deze uitgebreide thuisstudie worden alle aspecten van de zakelijke communicatie helder<br />
uiteengezet. De cursus stoomt je klaar om administratieve, communicatieve en<br />
organisatorische vaardigheden te verwerven en/of verder te ontplooien.<br />
De thuisstudie zakelijke communicatie bestaat uit volgende onderdelen:<br />
Assertiviteit<br />
Effectief vergaderen<br />
Mediatraining<br />
Onderhandelen<br />
Succesvolle zakelijke communicatie = winst<br />
Interviewtechnieken<br />
Probleemoplossing<br />
Slecht-nieuwsgesprekken<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
2
Beoordeling en functioneren<br />
Disciplinegesprekken<br />
Presentatievaardigheden<br />
Klantgericht en -vriendelijk communiceren<br />
Omgaan met agressie<br />
Deze eigentijdse en boeiende thuiscursus kwam tot stand in samenwerking tussen het<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong> en zelfstandige beroepsdeskundigen. Een mooie<br />
inhoudstafel en een duidelijke structuur maken de cursus zeer overzichtelijk. Op deze<br />
manier word je vlot door de informatie begeleid. Alle aspecten van het beroep worden helder<br />
uiteengezet, zodat je volledig klaargestoomd wordt voor een succesvolle toekomst in de<br />
zakelijke communicatie!<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
3
Op de volgende pagina’s bieden we je graag een gratis hoofdstuk aan van de thuisstudie<br />
zakelijke communicatie. Je vindt hierin de volledige inhoudstafel, één hoofdstuk van de<br />
cursus en een vragenreeks terug. Ook lees je er de manieren waarop je je professionele<br />
docent persoonlijk kan contacteren wanneer je vragen hebt. Door dit gratis proefhoofdstuk<br />
kan je alvorens je in te schrijven al eens rustig bekijken op welke manier en uit welke delen<br />
de cursus is opgebouwd. Daarnaast kom je ook meer te weten over het reilen en zeilen van<br />
de school, de manier waarop je je taken inlevert bij je docent, stage loopt,… Dankzij dit gratis<br />
voorproefje weet je kortom waar je je aan kan verwachten!<br />
Zou je graag de volledige cursus inkijken alvorens je in te schrijven? Kom dan eens lang in<br />
één van onze vestigingen in Antwerpen, Gent of Hasselt. Onze medewerkers zullen je graag<br />
verder helpen en je inzage geven in een exemplaar van de cursus die je graag wil volgen!<br />
Onze secretariaten zijn gevestigd op volgend adres:<br />
Secretariaat Antwerpen: Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Secretariaat Gent: Elfjulistraat 39a, 9000 Gent<br />
Secretariaat Hasselt: Simpernelstraat 27, 3511 Kuringen<br />
Op de volgende pagina’s geven we je een voorproefje van de cursus. Hierin vind je:<br />
- De volledige inhoudstafel van de cursus<br />
- Informatie over je docent<br />
- Een gratis hoofdstuk uit de cursus<br />
- Een vragenreeks die representatief is voor het examen<br />
- Een inschrijvingsformulier<br />
- Informatie over de opleiding en de school<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
4
INHOUDSTAFEL<br />
1 Introductie<br />
2 Inhoud<br />
3 Inleiding: zakelijke communicatie<br />
4 Handleiding<br />
4.1 Hoe kan ik huistaken inzenden?<br />
4.2 Hoe kan ik inloggen op mijn persoonlijke studentenpagina ?<br />
5 Telefoneren<br />
5.1 Stemgebruik en spreektechniek<br />
5.1.1 Stemvolume<br />
5.1.2 Spreeksnelheid<br />
5.1.3 Articulatie<br />
5.1.4 Intonatie<br />
5.1.5 Pauze<br />
5.2 Gesprekstechnieken<br />
5.2.1 Luisteren<br />
5.2.2 Samenvatten en reflecteren<br />
5.2.3 Vragen stellen<br />
5.2.4 Stiltes<br />
5.2.5 Contronteren<br />
5.2.6 Onderbreken<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
5
5.2.7 Ik boodschap<br />
5.3 Telefoonetiquette<br />
5.3.1 Wees vriendelijk/glimlach<br />
5.3.2 Doe geen andere dingen als je aan de telefoon bent<br />
5.3.3 Je gesprekspartner in wacht zetten<br />
5.3.4 Praat niet met een volle mond<br />
5.3.5 Gebruik van GSM<br />
5.4 <strong>Voor</strong>bereiding van het gesprek<br />
5.4.1 Inkomend gesprek<br />
5.4.2 Uitgaand gesprek<br />
5.5 Structuur van een zakelijk telefoongesprek<br />
5.5.1 Uitgaand telefoongesprek<br />
5.5.2 Inkomend telefoongesprek<br />
5.6 Doorverbinden<br />
5.7 Inspreken van een antwoordapparaat<br />
5.8 klachtenbehandeling via de telefoon<br />
6 Handeslcorrespondentie<br />
6.1 Een brief schrijven doe je niet zomaar<br />
6.1.1 De voorbereiding, een vijfstappenplan<br />
Stap 1 : Het doel van je brief<br />
Stap 2 : Het soort lezer (je doelpubliek)<br />
Stap 3 : Wat er aan vooraf ging<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
6
Stap 4 : Wat je zeker moet vermelden<br />
Stap 5 : De beste indeling/aanpak<br />
Enkele tips :<br />
6.1.2 Het schrijven van je brief<br />
6.2 Belang van de zakenbrief<br />
6.3 Vereisten naar de inhoud<br />
6.3.1 Commercieel-technische evaluatiecriteria: duidelijkheid, correctheid,gepastheid,<br />
aantrekkelijkheid<br />
6.3.2 Psychologische criteria: dienstbetoon, standpunt van de schrijver en van de<br />
lezer, persoonlijkheid<br />
6.4 Vereisten naar de vorm<br />
6.4.1 Bladspiegel, enveloppen (BIN-normen!)<br />
6.5 Taal en stijl<br />
6.6 Prijsaanvraag<br />
6.7 Offerte<br />
6.7.1 Antwoord op een prijsaanvraag en spontane offerte<br />
6.7.2 De tegenofferte<br />
6.8 Het antwoord op een tegenofferte<br />
6.9 Bestelling en bevestiging van bestelling<br />
6.9.1 Bestelbon en bestelbrief<br />
6.9.2 Bevestiging, wijziging, annulering van bestelling<br />
6.10 Uitvoering van bestelling<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
7
6.10.1 Bericht van afzending<br />
6.10.2 Onmogelijke uitvoering<br />
6.10.3 <strong>Voor</strong>stel van wijziging<br />
6.10.4 De leveringsnota of verzendnota<br />
6.11 Transport<br />
6.11.1 Vraag naar tarieven en voorwaarden in verband met transport<br />
6.11.2 Transportopdracht<br />
6.12 Betaling en incassering<br />
6.12.1 Factuur<br />
6.12.2 Andere handelsdocumenten<br />
6.13 Verzekering<br />
6.14 Klachten en klachtenbehandeling<br />
6.14.1 De klachtenbrief<br />
6.14.2 klachtenbehandeling<br />
Wat je wel doet:<br />
Wat je niet doet :<br />
6.14.3 Waarom is een goede klachtenbehandeling zo belangrijk ?<br />
6.14.4 Structuur bij een gegronde klacht<br />
6.14.5 Structuur bij een ongegronde klacht<br />
6.14.6 Structuur bij een futiele (onbenullige) klacht<br />
6.15 Correspondentie met de bank<br />
6.16 Vorderingsbrieven<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
8
6.16.1 Betalingsherinnering of rappelbrief<br />
6.16.2 Maanbrief of aanmaning<br />
6.16.3 Dreigbrieven<br />
6.16.4 De in gebreke stelling (of sommatie)<br />
6.17 Brieven in verband met het dienstcontract<br />
6.17.1 De sollicitatiebrief<br />
6.17.2 Het Curriculum Vitae (CV)<br />
6.17.3 <strong>Voor</strong>opzeg / Ontslag<br />
6.17.4 Verzoek om aanbeveling<br />
6.18 Verzoek om en verstrekken van informatie, uitnodiging<br />
6.18.1 Verzoek om inlichtingen<br />
6.18.2 Verstrekken van informatie<br />
6.18.3 Uitnodiging<br />
6.19 Verkoopbrieven<br />
6.19.1 Circulaire<br />
6.19.2 Briefcirculaire<br />
6.19.3 Verkoopbrieven<br />
6.19.4 Follow-up reeks<br />
6.20 Slechtnieuwsbrief<br />
6.21 Stageverslag<br />
6.21.1 <strong>Voor</strong>bereiding<br />
6.21.2 Schrijven<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
9
6.21.3 Corrigeren en herwerken<br />
6.21.4 Structuur en inhoud van het verslag<br />
6.21.5 Het slot<br />
6.22 De vormgeving<br />
6.23 Moderne communicatie vb e-mail<br />
7 Vergaderingen en verslagen<br />
7.1 Planning (een vergadering kunnen plannen en organiseren)<br />
7.2 Verschillende werkzaamheden: dagorde, uitnodigingen, voorbereiding stukken en<br />
documentatie<br />
7.2.1 Vergaderdoel vaststellen<br />
7.2.2 Agenda of dagorde<br />
7.2.3 Uitnodigingen<br />
7.2.4 <strong>Voor</strong>bereiding stukken en documentatie<br />
7.3 Verslaggeving (eenvoudig verslag kunnen opstellen + evaluatie van de vergadering)<br />
7.4 Soorten verslagen:<br />
7.4.1 Besluiten- en/of actielijst: alleen de uitkomsten van de discussies<br />
7.4.2 Beknopt verslag: argumenten en uitkomsten van de discussies<br />
7.4.3 Uitvoerig verslag: alle serieuze bijdragen van de deelnemers<br />
7.4.4 Uitwerken van het verslag<br />
7.5 Rapporteren: enkele rapporteringvormen, -memo’s, dienstnota’s, enz. kunnen<br />
ontleden en opstellen<br />
8 Statistieken (gegevens in tabellen en grafieken kunnen interpreteren)<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
10
Woord van de docent<br />
Beste student,<br />
Fijn dat je gekozen hebt voor de thuisstudie zakelijke communicatie.<br />
Ik ben je docente Astrid Verhulst. Ik ben afgestudeerd als medisch secretaresse en werk al<br />
sinds 1987 voor administratieve diensten. Ook heb ik verschillende managementfuncties<br />
gehad, waarin ik bijvoorbeeld gesprekken had met sollicitanten voor administratieve jobs.<br />
Tegenwoordig werk ik als zelfstandige en begeleid ik verschillende cliënten bij hun<br />
administratie. Al deze jarenlange ervaring en kennis heb ik nu speciaal voor jou samengevat<br />
in deze uitgebreide en overzichtelijke thuisstudie zakelijke communicatie!<br />
Ik elke organisatie, van kleine KMO tot multinational, is een goede zakelijke communicatie<br />
van groot belang. Aan de hand van jouw communicatie vormt de buitenstaander (klant,<br />
leverancier, bezoeker, werkgever,…) een beeld het bedrijf. Vaak zullen potentiële klanten,<br />
leveranciers of werkgevers al dan niet voor je bedrijf kiezen in functie van de communicatie<br />
die je voert. Een professionele aanpak is dus geen luxe!<br />
Deze cursus helpt je een professionele communicatiemethode te ontwikkelen die je in elk<br />
bedrijf, maar ook in je privéleven van pas komt. De drie belangrijkste communicatiegebieden<br />
komen aan bod : telefoneren, zakelijke brieven en email schrijven en vergaderen.<br />
<strong>Voor</strong> iedereen die geïnteresseerd of gepassioneerd is in en door zakelijke communicatie<br />
kan deze cursus een aanzet betekenen om zich verder te ontwikkelen en door te groeien<br />
naar een bloeiende carrière vol werkgelegenheid en toekomstmogelijkheden!<br />
Als je vragen hebt over de theorie van deze cursus of als je oefeningen hebt opgelost, kan<br />
je die steeds aan me bezorgen per mail of met de post. Ik kijk deze dan met plezier na en<br />
bezorg je dan de nodige feedback.<br />
Ik wens je alvast veel succes bij het studeren!<br />
Je docente, Astrid Verhulst<br />
Freelance administratief assistente en personal assistant<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
11
GRATIS HOOFDSTUK<br />
HOOFDSTUK 8: HANDELSCORRESPONDENTIE<br />
Bij een administratieve job hoort heel wat schriftelijke communicatie. Veel documenten<br />
bestaan standaard en rollen automatisch uit de bedrijfssoftware. Dit is bijvoorbeeld het geval<br />
voor orderbevestigingen, verzendnota’s, facturen, betalingsherinneringen. In kleinere of<br />
opstartende bedrijven worden deze documenten soms nog manueel opgemaakt. <strong>Voor</strong> de<br />
meeste documenten kan je een goede standaardbrief opmaken en deze als template<br />
aanmaken. Dan volstaat het om de specifieke gegevens aan te vullen en klaar is kees.<br />
Als je schriftelijk gaat communiceren is foutloos schrijven een eerste vereiste. In deze<br />
cursus wordt geen aandacht besteed aan talenkennis. Als je van jezelf weet dat je niet<br />
foutloos schrijft, raad ik je aan om daarvoor extra cursussen te volgen of om volgende<br />
websites te consulteren :<br />
http://woordenlijst.org/ : woordenlijst van de Nederlandse taal – officiële spelling<br />
Op www.taaladvies.net vind je allerlei grammaticale informatie. Zoek er bijvoorbeeld<br />
eens het hoofdstukje “d, t, dt” door. Je vindt het op de eerste pagina onder<br />
subrubriek. Als je het aanklikt zie je op de volgende pagina onder “resultaten” 8 links<br />
naar adviezen over dit onderwerp.<br />
Je kan ook gebruik maken van de volgende websites die online<br />
spellingsondersteuning geven:<br />
Op deze website kan je een deel van het woord ingeven en worden de correcte<br />
spellingsmogelijkheden met deze karakters weergegeven. Weet je bijvoorbeeld niet of je<br />
“ruggesteun” of “ruggensteun” moet schrijven, dan kan je hier, als je “rugge” intikt, zien dat<br />
de juiste spelling “ruggensteun” is.<br />
http://www.nederlandsewoorden.nl/<br />
Op volgende website kan je een tekst kleven en wordt er gecontroleerd of er woorden<br />
moeten worden gewijzigd naar de nieuwe spelling. Let wel op: er wordt geen controle<br />
uitgevoerd op correcte spelling of gramaticale fouten !<br />
http://woordenlijst.org/omspeller/<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
12
1.1 Een brief schrijven doe je niet zomaar<br />
1.1.1 De voorbereiding, een vijfstappenplan<br />
<strong>Voor</strong>aleer je aan je brief begint, sta je best eens stil bij volgende punten :<br />
Stap 1 : Het doel van je brief<br />
Een zakelijke brief heeft een inhoudelijk doel (een offerte, een verkoop realiseren,<br />
om inlichtingen vragen, een vraag om inlichtingen beantwoorden, een afspraak<br />
bevestigen,…).<br />
Naast het inhoudelijk doel heeft een zakelijke brief echter ook een relationeel doel.<br />
(de klantenrelatie verstreken, een professionele indruk nalaten van je bedrijf,….)<br />
Stap 2 : Het soort lezer (je doelpubliek)<br />
Verplaats je in de situatie van de lezer. Hierbij kan je volgende vragen stellen :<br />
Richt je de brief aan één lezer of aan een groep lezers ? Wat is de<br />
beslissingsbevoegdheid van deze personen ?<br />
Wat is de achtergrondkennis van deze lezer(s)? Kan je vakjargon<br />
gebruiken of moet de brief leesbaar zijn voor leken ?<br />
Wat zijn de behoeften van de lezer(s) ? Wil die lezer formeel<br />
aangesproken worden ? Hoe staat die lezer tegenover het onderwerp<br />
van de brief ?<br />
Stap 3 : Wat er aan vooraf ging<br />
Zorg dat je alle informatie van voorafgaande contacten<br />
over het onderwerp (mondeling of schriftelijk) even<br />
doorneemt. Verwijs ook naar deze contacten.<br />
Stap 4 : Wat je zeker moet vermelden<br />
Schrijf in puntjes op wat in de brief moet komen. Op dit moment volstaan trefwoorden.<br />
Je hoeft het nog niet in een zin te gieten<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
13
Stap 5 : De beste indeling/aanpak<br />
Nu je weet wat je zal schrijven, bepaal je eerst de logische en strategische opbouw van<br />
je brief. Wat schrijf je eerst ? Wat komt daarna ?<br />
Logisch kan bijvoorbeeld zijn dat gebeurtenissen op volgorde van de tijd beschreven<br />
worden. Strategisch kan bijvoorbeeld ook zijn dat je eerst je product voorstelt en daarna<br />
pas de specificaties. Omgekeerd kan ook, zodat je eerst de goede resultaten die je met<br />
het product behaalt, benadrukt (om de lezer onmiddellijk mee te krijgen in je verhaal), en<br />
dan pas vertelt wat het product eigenlijk is. Afhankelijk van het antwoord op deze vragen<br />
zal de opbouw en formulering van je brief verschillen.<br />
Enkele tips :<br />
Vraag je af wat de belangrijkste vragen van de lezer zijn en<br />
beantwoordt deze in de inleiding van je brief. Wek dus met andere<br />
woorden onmiddellijk de aandacht van de lezer.<br />
In het slot van je brief benadruk je wat je zelf belangrijk vindt, wat je<br />
van de lezer verwacht. Formuleer een concrete vraag of zorg voor een<br />
aanmoediging.<br />
1.1.2 Het schrijven van je brief<br />
Overweeg of je best een directe of indirecte structuur gebruikt.<br />
o Directe structuur : de belangrijkste boodschap van je brief<br />
komt aan het begin. Dit doe je bij neutrale brieven of brieven<br />
met goed nieuws.<br />
o Indirecte structuur : de belangrijkste boodschap van je brief<br />
komt aan het eind van je brief. Dit doe je bijvoorbeeld bij<br />
brieven waar je slecht nieuws meldt of nieuws dat de lezer niet<br />
verwacht. In de zinnen ervoor bouw je dan de fundering van de<br />
melding van slecht nieuws op. Zo bereid je de lezer voor op het<br />
slechte nieuws, alvorens het daadwerkelijk te brengen.<br />
Nu je in grote lijnen hebt vastgelegd hoe je brief er zal uitzien, kan je stuk voor stuk de<br />
punten en trefwoorden uitwerken tot zinnen en alinea’s. Zo kom je tot de eerste versie<br />
van je brief.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
14
Deze eerste versie zal je daarna nog nalezen en controleren op leesbaarheid, spelling,<br />
grammatica, netheid en bladschikking vooraleer verzonden wordt. Ik raad je aan om<br />
tijdens de duur van deze cursus regelmatig te oefenen in het schrijven van brieven en e-<br />
mails. Hoe meer je schrijft, hoe vlotter de woorden en zinnen uit je pen of toetsenbord<br />
zullen stromen!<br />
1.2 Belang van de zakenbrief<br />
Ook al vervangt e-mail heel wat van de correspondentie per brief, toch is het in sommige<br />
gevallen beter om een ‘ouderwetse’ brief te schrijven. Een brief heeft namelijk juridische<br />
waarde, een fax of e-mail echt niet.<br />
<strong>Voor</strong>delen van brieven:<br />
Een brief heeft juridische waarde.<br />
Een brief heeft meer status en krijgt de nodige aandacht. In de meeste bedrijven worden<br />
brieven beantwoord en zelfs geregistreerd in de administratie.<br />
In een brief kan je gegevens en afspraken duidelijker vastleggen.<br />
Een brief kan je naar meerdere mensen tegelijk sturen<br />
Een brief is weloverwogen en doordacht. Met een goede brief bereik je een doel. Je kan<br />
er bijvoorbeeld een moeilijke boodschap mee overbrengen op een zo tactvol mogelijke<br />
manier.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
15
1.3 Commercieel-technische evaluatiecriteria: duidelijkheid, correctheid,gepastheid,<br />
aantrekkelijkheid<br />
1.3.1 Duidelijkheid<br />
A) Structuur – overzichtelijkheid<br />
Werk in alinea’s. Zorg ook dat de drie delen van je brief duidelijk zijn:<br />
Inleiding : hier komt de introductie van het onderwerp (de aanleiding)<br />
Midden : waarover het gaat of wat er aan de hand is (de kwestie)<br />
o Het midden van je brief kan uit verschillende alinea’s bestaan.<br />
Slot : Hier komt de aansporing om iets te doen, het verzoek tot actie<br />
(de actie)<br />
B) Refereren naar eerdere communicatie<br />
Refereer je naar bepaalde communicatie, zorg dan dat je duidelijk de<br />
correcte referentie en datum vermeldt.<br />
C) Begrijpelijk<br />
Schrijf afkortingen voluit.<br />
Gebruik enkel jargon als je zeker weet dat de lezer deze woordenschat<br />
kent en begrijpt.<br />
D) Gebruik korte zinnen met een duidelijke zinsbouw.<br />
Gebruik komma’s waar nodig. Maak bij opsommingen gebruik van<br />
opsommingtekens en insprongen, zodat de informatie duidelijk<br />
gepresenteerd wordt.<br />
E) Wees concreet<br />
“te zijner tijd” wordt bijvoorbeeld “in de loop van volgende week” of “tegen<br />
14/08” of “zodra u ons de nodige documenten bezorgt”)<br />
F) Correcte spelling en grammatica<br />
Maak in eerste instantie gebruik van de spellingscontrole in een<br />
tekstverwerkingsprogramma om de eerste fouten er uit te halen. Deze<br />
programma’s zullen echter niet alle fouten corrigeren, dus moet je zelf nog<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
16
nalezen op eventuele fouten in schrijfwijze en op vlak van zinsbouw. Let op<br />
gebruik van hoofdletters en eventuele dt-fouten.<br />
Tip : let er ook op dat elke zin een onderwerp heeft!<br />
G) Correct gebruik van leestekens<br />
Elke nieuwe zin van een brief begint met een hoofdletter.<br />
Na elke zin komt een leesteken.<br />
Een punt of komma komt onmiddellijk na de laatste letter.<br />
Bij vraagtekens, uitroeptekens en<br />
dubbele punten heb je de keuze of<br />
je al dan niet een spatie voor het<br />
leesteken gebruikt. Bij een<br />
puntkomma komt een spatie voor<br />
en na het leesteken.<br />
Na een punt, komma, dubbele punt,<br />
punt komma, vraagteken en<br />
uitroepteken komt altijd een spatie.<br />
H) Vermijd dubbele negaties (twee negaties heffen elkaar op)<br />
“om geen misverstanden te vermijden”, betekent bijvoorbeeld dat<br />
je misverstanden wil.<br />
“dat voorstel zal nooit niet goedgekeurd worden”, betekent dat het<br />
goedgekeurd zal worden.<br />
I) Zet naamwoorden indien mogelijk om in werkwoorden<br />
Schrijf niet “Ik contacteer de transporteur om een versnelling van<br />
uw levering te bekomen”, maar wel “Ik contacteer de transporteur<br />
om uw levering te versnellen.”<br />
Schrijf niet “Wij zorgen voor de levering van uw goederen”, maar<br />
wel “Wij leveren uw goederen”<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
17
J) Zorg ervoor dat je brief aantrekkelijk opgesteld is<br />
Zorg dat je brief niet afstandelijk of onpersoonlijk overkomt.<br />
Gebruik dus niet teveel clichés of overmatig stijf geformuleerde zinnen.<br />
Schrijf niet “Naar aanleiding van uw schrijven van 14 juli stuur ik u<br />
hierbij onze offerte voor partytenten”, maar wel “In uw brief van 14 juli<br />
vroeg u om een offerte voor 12 partytenten. Ik kan u het volgende<br />
aanbieden : …“<br />
Schrijf niet “Hierbij delen wij u mee dat ….”. Dit is omslachtig en<br />
nietszeggend. Kom dus onmiddellijk tot de kern en zeg wat je te<br />
zeggen hebt in plaats van aan te kondigen dat je iets zal zeggen.<br />
o Gebruik een actieve vorm voor het werkwoord (vermijd de lijdende vorm)<br />
Schrijf niet : “Uw bestelling wordt met zorg voorbereid”, maar wel “wij<br />
bereiden uw bestelling met zorg voor”<br />
Schrijf niet : “Uw vraag naar een afbetaalplan wordt in een aparte brief<br />
beantwoord door onze boekhouder Mr. Van Gits”, maar wel, “Onze<br />
boekhouder Mr. Van Gits beantwoordt uw vraag naar informatie in een<br />
aparte brief”<br />
Schrijf niet “Uw vraag wordt beantwoord”, maar wel “Ik beantwoord uw<br />
vraag”<br />
Schrijf niet “Ik hoop dat mijn vraag wordt beantwoord”, maar wel “Kunt<br />
u mijn vraag beantwoorden?”<br />
Schrijf niet “<strong>Voor</strong> het afspreken van voorwaarden kan u zich richten tot<br />
onze verkoper Piet Janssens”, maar wel “De voorwaarden van het<br />
contract kan u samen met onze verkoper, Piet Janssens bespreken”<br />
Schrijf niet “Hopende u hiermee voldoende te hebben ingelicht”, maar<br />
wel “Ik vertrouw erop dat u hiermee voldoende informatie hebt. Zo niet,<br />
dan kan u mij steeds terug contacteren.”<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
18
Schrijf niet “De geplande werken gaan op 14 oktober van start”, maar<br />
wel “Wij starten op 14 oktober met het egaliseren van uw parking”<br />
Schrijf niet “Ik was tewerkgesteld als…”, maar wel “Ik werkte als…”<br />
1.3.2 Psychologische criteria: dienstbetoon, standpunt van de schrijver en van<br />
de lezer, persoonlijkheid<br />
Dienstbetoon of hulpvaardigheid<br />
A. Maak in je brief duidelijk dat je de lezer begrijpt en dat je geluisterd hebt naar zijn<br />
behoeftes of opmerkingen. Je beantwoordt zijn vragen in de inleiding van de brief.<br />
Neem vroegere communicatie (telefonisch en schriftelijk) door en vraag je af wat de<br />
belangrijkste vragen van de lezer zijn. Daarna beantwoord je deze in de inleiding van<br />
je brief. Wek dus met andere woorden onmiddellijk de aandacht van de lezer.<br />
B. Laat weten dat je voor hem klaar staat. Ook vermeld je hoe en wanneer de lezer je<br />
kan bereiken.<br />
“Aarzel niet om me te contacteren op 02/345.67.89, indien u hierover nog vragen<br />
heeft. U kunt me bereiken van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 uur en 12.00<br />
uur en tussen 13.00 en 17.00 uur.”<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
19
C. Informeer de lezer correct. Doe indien mogelijk iets meer dan wat de lezer verwacht.<br />
“Omslagen hebben wij niet in ons gamma, maar onze klant Antalis is<br />
gespecialiseerd in omslagen en zal uw vragen met plezier beantwoorden. U<br />
kan hen bereiken op …..”<br />
“Mr. Peeters kan uw vragen beantwoorden. Hij staat voor u klaar op<br />
02/345.67.89 of y.peeters@fortis.com”<br />
“Dit formaat van offsetplaten leveren wij enkel op aanvraag. De normale<br />
leveringstermijn is 8 weken. Omdat u de platen dringend nodig heeft, kan ik u<br />
echter ook een iets groter formaat voorstellen voor dezelfde prijs. Wij<br />
versnijden de platen gratis op het gewenste formaat. Laat u mij ten laatste<br />
tegen eind deze week weten wat u verkiest ? Tot dan reserveer ik in elk geval<br />
het groter formaat voor u in onze stock”<br />
Standpunt van de schrijver en van de lezer<br />
Schrijf de brief in de u-vorm in plaats van ik de ik-(of wij) vorm. Zo schrijf je lezersgericht in<br />
plaats van schrijversgericht (wij). Dit vergroot de betrokkenheid van de lezer.<br />
Schrijf persoonlijk<br />
Schrijversgericht : “Wij werken aan de implementatie van een programma<br />
waarmee via onze website bestellingen kunnen worden”<br />
Lezersgericht : “U kan binnenkort ook via onze website uw bestellingen<br />
doorgeven”<br />
Probeer de brieven die je schrijft zo persoonlijk mogelijk te maken door concreet te zijn.<br />
Onpersoonlijke woorden en termen vermijd je best zoveel mogelijk.<br />
Schrijf niet : “Men vindt de bediening goed”, maar wel “De klanten vinden de<br />
bediening goed”<br />
Schrijf niet : “Uit onderzoek blijkt dat het klienteel denkt dat….”, maar wel “Wij<br />
interviewden de klanten en zij vertelden ons dat …”<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
20
Schrijf niet : “Fortis raadt u deze verzekering sterk aan”, maar wel “Als Fortis-<br />
Wees positief<br />
medewerkers raad ik u deze verzekering sterk aan”<br />
Probeer de zaken zoveel mogelijk positief te verwoorden. De kans op weerstand is dan veel<br />
kleiner.<br />
Schrijf niet “Ik kan je helaas het antwoord vandaag niet bezorgen want ik ben<br />
niet op kantoor” maar wel “Ik ben vandaag niet op kantoor, maar ik bezorg je<br />
morgen een antwoord”<br />
Schrijf niet “Ik moet u helaas meedelen dat deze goederen niet in voorraad<br />
zijn” maar wel “Wij leveren uw bestelling op 14 augustus”.<br />
Zelfs bij klachten kan de bewoording positief zijn :<br />
Schrijf niet “Door de onophoudelijke verkeerde leveringen, is onze voorraad<br />
van verschillende producten uitgeput, waardoor we de bestellingen van onze<br />
klanten niet kunnen uitvoeren. Gelieve dus dringend voor een oplossing te<br />
zorgen”, maar wel : “Indien u ons tijdig en correct levert, kunnen wij ook op tijd<br />
onze klanten beleveren. Kunt u mij nog voor het eind van de week een<br />
levering van… bezorgen ?”<br />
Sluit je brief op een positieve manier af. Gebruik daarbij woorden als danken, wensen,<br />
overtuigd zijn van, rekenen op, vertrouwen, verwachten, uitkijken naar,…<br />
“Alvast bedankt voor uw medewerking”<br />
“Ik kijk uit naar een goede samenwerking”<br />
“Ik wens u veel succes met dit project”<br />
1.4 Vereisten naar de vorm<br />
1.4.1 Bladspiegel, enveloppen (BIN-normen)<br />
Het bureau voor normalisatie (www.nbn.be) werd vroeger Belgisch instituut voor normalisatie<br />
(BIN) genoemd. Daar komt het woord BIN vandaan. Dit instituut zorgt voor de bepaling en<br />
publicatie van normen voor allerlei activiteiten en producten.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
21
Als deze normen door iedereen worden gerespecteerd, dan zien alle documenten en<br />
omslagen er ongeveer gelijk uit, wat leesbaarheid verhoogt (je weet welke informatie je waar<br />
kan vinden en daardoor verlies je minder tijd om de volledige brief door te lezen). Zo bestaan<br />
er onder andere normen voor briefpapier, het schrijven van brieven en de omslagen. Deze<br />
BIN-normen kan je aankopen via de website van het NBN.<br />
Dit zijn de 3 normen voor zakelijke documenten.<br />
1. Bladspiegel<br />
Papierformaat<br />
Marges<br />
A4 (210 mm x 297 mm)<br />
links: minimaal 20 mm (de bredere marge is voorzien voor het<br />
opbergen in een ringmap)<br />
rechts : minimaal 10 mm<br />
boven : minimaal 13 mm<br />
onder : minimaal 5 mm<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
22
Regelafstand<br />
De gebruikte regelafstand is 1.<br />
Markeringen<br />
Vouwlijn (om gemakkelijk in 3 te kunnen vouwen ):<br />
<strong>Voor</strong> omslagen van 110 mm : vouwlijn op 105 mm<br />
<strong>Voor</strong> omslagen van 114 mm : vouwlijn op 108 mm<br />
Een middenstreep (om gemakkelijk te kunnen perforeren) deelt de hoogte<br />
in 2 aan de linkerkant van het blad. De streep staat dus op 148,5 mm<br />
Het briefhoofd /de voettekst<br />
De meeste bedrijven gebruiken voorgedrukt papier met briefhoofd. Het<br />
briefhoofd komt aan de linkermarge en bevat naam en het logo van de<br />
organisatie. Eventueel kunnen daarachter het adres en de andere<br />
bedrijfsgegevens vermeld worden. Deze gegevens kunnen echter ook in<br />
de voetruimte vermeld worden :<br />
postadres<br />
telefoonnummer : gebruik het algemene telefoonnummer van het<br />
bedrijf<br />
e-mailadres : in het briefhoofd gebruik je altijd het algemeen e-mail<br />
adres van het bedrijf (meestal zoiets als info@xxx.be)<br />
website<br />
bank-en/of de postrekening (niet verplicht te vermelden)<br />
maatschappelijke zetel<br />
eventueel plaats en het nummer van inschrijving in het handelsregister<br />
het BTW-nummer (verplicht te vermelden op alle officiële documenten)<br />
<strong>Voor</strong> het telefoonnummer en faxnummer gebruik je het volgende<br />
formaat:<br />
o 02 345 67 89<br />
o 015 67 89 10<br />
o 0477 77 77 77<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
23
Je mag de internationale code (voor België) +32 gebruiken om het<br />
nummer vooraf te gaan. In dit geval laat je de nul vooraan het<br />
telefoonnummer vallen.<br />
+32 2 245 67 89<br />
Het e-mailadres is in kleine letters en zonder spaties :<br />
info@thuisstudie.be<br />
Website :<br />
www.thuisstudie.be<br />
Handelsregister en BTW nummer schrijf je in groepjes van 3 cijfers met<br />
een spatie tussen de cijfers<br />
123 456 789<br />
Het adres van de bestemmeling of ontvanger van de brief<br />
Op 5 cm van de bovenkant van het blad komt het adresblok in een<br />
rechthoek van 83 x 35 mm, zodat het adres zichtbaar is in het venster van<br />
een vensteromslag. Werk je met standaard vensterenveloppen, dan komt<br />
het adresblok aan de rechterkant van de pagina. Er wordt echter meer en<br />
meer geopteerd om enveloppen te gebruiken waarvan het venster aan de<br />
linkerkant staat. In dit geval komt het adresblok uiteraard links te staan.<br />
<strong>Voor</strong>beeld 1:<br />
AANGETEKEND<br />
De heer Emiel Vervaecke<br />
Tuinderijenvennootschap<br />
Toekomstlaan 12<br />
2800 MECHELEN<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
24
<strong>Voor</strong>beeld 2 :<br />
Monsieur Paul Guerre<br />
Directeur Commerciale<br />
Sanicef sa.<br />
14 c Rue Saint-Honoré<br />
75001 PARIS<br />
FRANKRIJK<br />
Let op volgende zaken :<br />
Zet geen witregel tussen de adresregels.<br />
De eerste adresregel bevat de specifieke vermelding<br />
(aangetekend, dringend, luchtpost, persoonlijk,…)<br />
Richt je in de volgende adresregel aan de persoon of afdeling voor<br />
wie de brief bestemd is. De voornaam komt vóór de familienaam.<br />
De beleefdheid vraagt dat je minstens een initiaal van de voornaam<br />
vermeldt. “t.a.v.” (ter attentie van) wordt in moderne brieven niet<br />
meer gebruikt. De BIN-normen raden dit ook af.<br />
Gebruik de aanschrijftitels “De heer” of “Mevrouw” en schrijf ze<br />
voluit met enkel een hoofdletter aan het begin. Titels worden<br />
afgekort vóór de naam geplaatst : “Ing. Peter De Vos”, “Prof.<br />
Etienne Mestdagh”, “Dr. De Geest”. Schrijf alles in kleine letters<br />
behalve waar een beginhoofdletter vereist is. <strong>Voor</strong>beeld: “Marie-<br />
Louise Van der Auwera”.<br />
Op de volgende adresregel(s) (maximum 2 regels) komt de functie<br />
en/of afdeling.<br />
Daaronder komt de naam van de onderneming.<br />
In een adres met een busnummer schrijft je het woord “bus” voluit.<br />
In geval het huisnummer een letter heeft, laat je een spatie tussen<br />
het cijfer en de letter en schrijf je de letter in kleine letters.<br />
Tussen het postnummer en de plaatsnaam komt slechts 1 spatie.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
25
Schrijf de plaatsnaam (en bij buitenlandse correspondentie het<br />
land) in hoofdletters.<br />
Een buitenlands adres schrijf je in de taal van de geadresseerde,<br />
met uitzondering van het land, want dat wordt gelezen door de<br />
Belgische post. Het land schijf je in hoofdletters en komt op de<br />
laatste adresregels.<br />
Ter info : In de instructies van de post (en ook in andere lectuur over<br />
bladschikking), is de volgorde meestal anders.<br />
De referentieregels (uw kenmerk / ons kenmerk)<br />
Zorg ervoor dat de referentieregels niet zichtbaar zijn in het venster van de<br />
envelop. Zet ze daarom op minstens 9 cm afstand van de bovenkant van het<br />
blad (inclusief marge). In de referentieregels verwijs je naar eventuele<br />
voorgaande communicatie :<br />
• “uw bericht van”, met daaronder de datum van de eerdere<br />
communicatie ( brief, email, fax, telefoongesprek) waarop<br />
je nu antwoordt.<br />
“uw kenmerk”, met daaronder de referentie van het document<br />
dat je beantwoordt.<br />
“ons kenmerk”, met daaronder de referentie van het document<br />
dat je schrijft.<br />
Om je eigen kenmerk op te bouwen kan je bijvoorbeeld een<br />
combinatie van letters en cijfers gebruiken die aanduiden wie<br />
(of welke afdeling) de brief schreef en waar die opgeborgen is.<br />
Verander je van werk, vraag dan eens na of hierover bepaalde<br />
afspraken bestaan in het bedrijf.<br />
“bijlage(n)” met daaronder het aantal bijlagen. Dit gedeelte kan<br />
ook onderaan in de brief staan. In dit geval hoeft het niet meer<br />
in het briefhoofd vermeld te worden.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
26
De plaatsnaam (met kleine letters, behalve beginhoofdletter)<br />
met daaronder de<br />
Datum in één van volgende formaten : “25 augsutus 2011” of<br />
“25.08.2011” of “2011-08-25”.<br />
<strong>Voor</strong> de kenmerken gebruik je de volgende tabafstanden :<br />
Bij 4 kenmerken:<br />
Kenmerk 1 : op de linkermarge, op 33 mm<br />
Kenmerk 2 : op 75 mm<br />
Kenmerk 3 : op 115 mm<br />
Kenmerk 4 : op 160 mm<br />
<strong>Voor</strong>beeld van 2 referentieregels met 4 kenmerken:<br />
uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk Mechelen<br />
22.08.2011 AZ212 VAV918.08 25.08.2011<br />
Bijlage(n) contactpersoon e-mailadres<br />
2 Astrid Verhulst astrid@student.be<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
27
Bij 5 kenmerken:<br />
Kenmerk 1 : op de linkermarge, op 33 mm<br />
Kenmerk 2 : op 65 mm<br />
Kenmerk 3 : op 100 mm<br />
Kenmerk 4 : op 130 mm<br />
Kenmerk 5 : op 160 mm<br />
<strong>Voor</strong>beeld van 2 referentieregels met 5 kenmerken:<br />
uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Mechelen<br />
22.08.2011 AZ212 VAV918.08 2 2011-08-25<br />
Datering<br />
Aan de rechtermarge staat de plaatsnaam en de datum<br />
van de brief. Ze kunnen deel uitmaken van de<br />
referentieregel van de brief. De plaatsnaam is in kleine<br />
letters geschreven, behalve waar een beginhoofdletter<br />
vereist is, zoals “Heist-op-den-Berg”.<br />
De datum kan op 2 manieren geschreven worden :<br />
Het briefonderwerp<br />
• 24 augustus 2011<br />
• 2011-08-24 (yyyy-mm-dd)<br />
Het onderwerp geeft beknopt weer waarover de brief gaat. De BIN-normen<br />
schrijven als volgt voor :<br />
het onderwerp van de brief wordt niet meer voorafgegaan door<br />
“betreft” of “onderwerp”.<br />
Het onderwerp komt tegen de linkermarge.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
28
Het onderwerp kan eventueel wel een opvallende opmaak hebben<br />
(cursief, vet gedrukt of onderlijnd)<br />
De aanhef of aanspreking<br />
Boven de aanspreking zet je twee witregels<br />
Na de aanspreking zet je eventueel een komma (zonder kan ook) .<br />
Onder de aanspreking komt terug minimum 1 witregel.<br />
Pas de aanspreking aan in functie van jouw verhouding tot de lezer.<br />
Een goede bekende spreek je aan met “Beste”, bijvoorbeeld “Beste<br />
Frans”<br />
Een formele brief open je met “Geachte”, bijvoorbeeld “Geachte heer<br />
Belles” of “Geachte mevrouw Dehou”. Hierbij worden heer en mevrouw<br />
met kleine letter geschreven. In tegenstelling tot de adressering<br />
gebruik je hier geen voornaam.<br />
Ken je de bestemmeling niet bij naam, dan kan “Geachte heer” en<br />
“Geachte mevrouw” op twee afzonderlijke regels of “Geachte heer of<br />
mevrouw” op één regel gebruikt worden.<br />
Ook “Geachte” gevolgd door de groep waartoe de persoon behoort kan<br />
gebruikt worden :<br />
“Geachte klant”<br />
“Geachte medewerker”.<br />
“Geachte bestuursleden”<br />
“Geacht bestuur”<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
“Geachte leden van de Ondernemingsraad”.<br />
• Gebruik in de aanspreking geen functie of titel zoals “Geachte<br />
directeur” of “Geachte Professor”<br />
• Gebruik geen initialen in de aanspreking. Schrijf dus niet “Geachte<br />
mevrouw A. Hen”<br />
29
De brief zelf<br />
In de brief zelf vind je de volgende structuur :<br />
Inleiding : hier komt de introductie van het onderwerp (de aanleiding)<br />
Midden : waarover het gaat, wat er aan de hand is (de kwestie)<br />
Slot : Hier komt de aansporing om iets te doen, het verzoek tot actie (de<br />
actie)<br />
De brief bestaat uit verschillende alinea’s.<br />
Begin daarbij elke alinea zonder insprong tegen de linkermarge.<br />
Gebruik een witregel tussen de verschillende alinea’s.<br />
Pas een enkele regelafstand toe.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
30
Vragenreeks<br />
Op het einde van elk hoofdstuk (of na enkele hoofdstukken) vind je oefeningen die je thuis<br />
kan maken. Je kan deze gedurende één jaar (via e-mail) naar jouw persoonlijke docente<br />
Astrid Verhulst sturen. Zij zal deze oefeningen dan verbeteren en je vervolgens feedback<br />
bezorgen. Door het maken van deze oefeningen ben je beter voorbereid op de vragen van<br />
het examen!<br />
1. Welke schrijfwijze van het e-mailadres is de correcte?<br />
a. sandra@hotmail.com<br />
b. Sandra@hotmal.com<br />
c. Sandra (spatie) @hotmail.com<br />
2. Welke schrijfwijze van het BTW nummer is de correcte?<br />
a. 123456789<br />
b. 12 34 56 78 9<br />
c. 123 456 789<br />
3. Welke schrijfwijze van de onderstaande datum is NIET correct?<br />
a. 24 augustus 2011<br />
b. 24/08 2011<br />
c. 2011-08-24<br />
4. Wat is GEEN voordeel van een brief?<br />
a. Een brief heeft juridische waarde<br />
b. In een brief kan je gegevens en afspraken duidelijker vastleggen<br />
c. Een handgeschreven brief wekt vertrouwen op bij de ontvanger<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
31
Handleiding bij de opleiding<br />
Hoe kan ik huistaken inzenden?<br />
Bij elk hoofdstuk in de cursus zal je oefeningen en huistaken vinden. De oplossingen zijn<br />
vaak terug te vinden op de studentenpagina. Je kan deze taken ook steeds doorsturen naar<br />
je persoonlijke docent via e-mail of met de post. Deze zal je taken dan verbeteren en je er<br />
feedback op geven. Uiteraard kan je je docent ook steeds via e-mail contacteren als je<br />
vragen hebt in verband met de cursus!<br />
Hieronder vind je de mogelijkheden om je huistaken naar je docent te sturen:<br />
A. Huistaken versturen via e-mail:<br />
1. Zodra je één of meerdere huistaken hebt afgewerkt, kan je deze via e-mail doorsturen<br />
naar het e-mailadres van je docent.<br />
2. Vermeld duidelijk je naam, voornaam en studentennummer.<br />
B. Huistaken versturen via de post:<br />
1. Zodra je één of meerdere huistaken hebt afgewerkt, kan je deze ook opsturen via de post.<br />
2. Je stuurt best een kopie van je werk op, zodat je het origineel zelf kan bewaren.<br />
3. Stuur altijd een lege retourenveloppe mee met je huistaken. <strong>Voor</strong>zie deze enveloppe van<br />
voldoende postzegels en schrijf je adres erop. Zorg ervoor dat je je enveloppe voldoende<br />
gefrankeerd hebt, zodat je docent je taken gemakkelijk naar jou kan terugsturen.<br />
4. Stuur je huistaken naar: <strong>Ondernemersschool</strong>, Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
32
Hoe kan ik inloggen op mijn persoonlijke studentenpagina?<br />
Inloggen op de studentenpagina is heel eenvoudig. Je surft naar www.studentenpagina.be<br />
in de titelbalk bovenaan. Je komt terecht op volgende pagina:<br />
JOUW LOGIN:<br />
studentxx<br />
JOUW PASWOORD:<br />
xxxxxxx<br />
Vervolgens wordt er een login en een paswoord gevraagd. Bij login typ je studentxx’ in. Het<br />
paswoord is xxxxxx’. Let er wel op dat je enkel kleine letters gebruikt en dat je alles aan<br />
elkaar typt. Klik vervolgens op het vakje ‘enter’.<br />
Opgelet: deze informatie wordt regelmatig geüpdated. Je kan dus best regelmatig een kijkje<br />
nemen op deze studentenpagina.<br />
Hoe kan ik mijn examen afleggen?<br />
Als je heel de cursus hebt doorgenomen en alle huistaken hebt doorgestuurd, kan je examen<br />
afleggen. Je legt je examen af in één van onze campussen (Antwerpen, Gent of Hasselt)<br />
tijdens de kantooruren. Alle inschrijvingsdocumenten kan je verkrijgen via de school.<br />
Je kan telefonisch een afspraak maken op het nummer 03/292.33.30.<br />
Hoe kan ik stage doen?<br />
Om de praktijk onder de knie te krijgen, kan je stage doen bij jou in de buurt. Deze stage is<br />
volledig vrijblijvend, maar wordt wel sterk aangeraden. Het is een goede referentie om later<br />
professioneel aan de slag te gaan en praktijkervaring op te doen. Dit stagecontract vraag je<br />
aan bij het centrale secretariaat in Antwerpen.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
33
Ben je overtuigd van de professionele kwaliteit van onze cursus? Dan kan je je<br />
inschrijven via het inschrijvingsformulier via onderstaand inschrijvingsformulier.<br />
Firmanaam en BTW-nummer<br />
Naam<br />
<strong>Voor</strong>naam<br />
Straat + huisnummer<br />
Postcode + gemeente / stad<br />
Telefoon<br />
GSM<br />
E-mailadres 1<br />
E-mailadres 2<br />
Geboortedatum<br />
INSCHRIJVINGSFORMULIER<br />
Heeft u reeds les bij ons gevolgd? JA / NEE – CURSUS:<br />
Wenst u een factuur? JA / NEE<br />
Handtekening<br />
Gelieve het cursusgeld te storten op rekeningnummer 001-5806085-32 van CVA, Frankrijklei 127 te<br />
2000 Antwerpen met vermelding van je naam + naam thuisstudie + je adres. Je inschrijving is pas<br />
definitief geldig nadat je het inschrijvingsgeld met de juiste vermeldingen hebt overgeschreven. Bij<br />
annulatie of stopzetting van de opleiding wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald. Meer<br />
inlichtingen kan je verkrijgen via e-mail op info@thuisstudie.be, op de website<br />
www.centrumvoorafstandsonderwijs.be of op het nummer 03/292.33.30. Bij ondertekening van het<br />
inschrijvingsformulier verklaar je akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
34
Waarom kiezen voor <strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong> (CVA)?<br />
CVA is een erkende opleidingsverstrekker.<br />
CVA is erkend opleidingsverstrekker van de overheid. Zo ben je zeker van de<br />
kwaliteit en kan je van subsidies genieten.<br />
CVA heeft het ISO 9001-2000 certificaat. Dit is een onafhankelijk kwaliteitslabel<br />
dat na een grondige audit aan onze school werd toegekend. Zowel ons<br />
cursusmateriaal als de docenten en de secretariaatswerking kregen een positieve<br />
beoordeling. Regelmatige controles garanderen de kwaliteit volgens de laatste<br />
normen.<br />
CVA is erkend door een groot aantal beroepsfederaties.<br />
CVA staat voor professionalisme en kwaliteit.<br />
Al onze opleidingen en cursussen worden ontwikkeld en geschreven door<br />
zelfstandige specialisten met jarenlange beroepservaring.<br />
Wij garanderen een maximaal contact tussen studenten en docenten.<br />
CVA wil jouw carrière zo ver mogelijk op weg helpen. Daarom bieden wij onze<br />
thuisstudenten ook de mogelijkheid om privélessen of workshops te volgen.<br />
CVA staat voor klantvriendelijkheid en flexibiliteit.<br />
Je bepaalt zelf wanneer je aan je nieuwe toekomst werkt. Je kan onze opleiding<br />
starten en de cursus instuderen wanneer het voor jou het beste uitkomt.<br />
Je kan een gratis hoofdstuk op onze website downloaden. Op deze manier krijg<br />
je een beter beeld van de specifieke opleiding. Deze eerste hoofdstukken helpen<br />
je bij het maken van de juiste studiekeuze.<br />
Bovendien kan je de cursus die je interesse wekt voor aanvang van de thuisstudie<br />
eens rustig komen inkijken op ons secretariaat.<br />
Indien je twijfels of vragen heeft, ben je ook steeds welkom op ons secretariaat<br />
voor een adviserend gesprek<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
35
CVA houdt de financiële drempel zo laag mogelijk.<br />
Omdat CVA als opleidingsverstrekker van het Ministerie van de Vlaamse<br />
Gemeenschap erkend is, kan je als werknemer met opleidingscheques ter<br />
waarde van 250 euro per jaar betalen. Als zelfstandige krijg je via de<br />
opleidingsportefeuille een korting van 50% op het inschrijvingsgeld.<br />
<strong>Voor</strong> het examen worden geen extra kosten aangerekend. Bovendien krijg je<br />
een onbeperkt aantal herkansingen indien je de eerste keer niet slaagt. Ook<br />
voor deze herkansingen moet je niet extra betalen.<br />
CVA zorgt ervoor dat de thuiscursussen zo voordelig mogelijk zijn voor de student<br />
door ze op een economische manier te laten drukken zonder dat ze iets van hun<br />
kwaliteit en duidelijke structuur verliezen.<br />
CVA heeft een sterke reputatie.<br />
Binnen de branche van afstandsleren heeft onze school een sterke reputatie<br />
uitgebouwd. Onze diploma’s zijn hierdoor een mooi visitekaartje, waarmee je bij<br />
je cliënten of toekomstige werkgever meteen een positieve indruk maakt.<br />
Veel afgestudeerde studenten startten reeds hun eigen succesvolle zaak door<br />
het volgen van een thuiscursus bij ons. Kijk eens rond in je omgeving en je kent<br />
vast en zeker wel iemand die bij ons een opleiding heeft gevolgd!<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
36
Deze cursus wordt uitgegeven door:<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong>, onderdeel van de <strong>Ondernemersschool</strong><br />
Frankrijklei 127 – 2000 Antwerpen<br />
Telefoon: 03.292.33.30<br />
Mail: info@thuisstudie.be<br />
Ondernemingsnummer: 0811.009.080<br />
Erkenningsnummer: DV.0107588<br />
Copyright<br />
© <strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong>, Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen<br />
in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige<br />
wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere<br />
manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.<br />
Ondanks al de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan noch de auteur, noch de<br />
uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien<br />
uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.<br />
<strong>Centrum</strong> <strong>Voor</strong> <strong>Afstandsonderwijs</strong><br />
Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen<br />
Tel.: 03 292 33 30 – www.centrumvoorafstandsonderwijs.be<br />
37