Verslag Raad van Bestuur culturele infrastructuur 26 ... - Oostrozebeke

Verslag Raad van Bestuur culturele infrastructuur
26 mei 2008
Aanwezigheid
Vorig verslag
Verhuring
gemeenschapscentrum
aan OR,
niet-OR
verenigingen en
particulieren
Christophe Dujardyn, Herman Naessens, Linda Devolder, Jan Scherpereel,
Daniel Deblaere, Lieven Demedts, Hein Vanseveren (voorzitter), Ann Tuytens
(waarnemend lid), Griet Van Laer (verslag)
Verontschuldigd: Jacques Goemaere
Afwezig: Sophie Guilbert, Karel Declerck, Isabelle Veys, Philippe Bogaert
Het verslag van 27 november 2007 wordt goedgekeurd, het is lang geleden
opgestuurd per e-mail en werd nu niet meegestuurd met de uitnodiging. De
leden van de raad van bestuur hebben het niet nagelezen. Verslagen en
uitnodigingen kunnen wel nagelezen worden op de website van Oostrozebeke.
Projector en spanscherm werden besteld, het zal wellicht geleverd worden na
de zomer. Spanscherm kan te hard worden opgespannen, zodat het scheurt op
één hoek. Bij het opzetten van het scherm moet men goed richtlijnen van de
leverancier volgen. De uitleendienst zou best een handleiding meegeven met
elke ontlener.
In het pinksterweekeinde bleek dat mega-evenement zoals de Oldtimersbeurs
niet met communiefeesten gecombineerd kan worden. Twee communiefeesten
hebben dan ook hun zaal geannuleerd wegens dit evenement.
Naar aanleiding van dit weekeinde, stuurde de burgemeester een e-mail met
richtlijnen i.v.m. zaalhuur. Deze richtlijnen, gecombineerd met enkele
bepalingen uit het retributiereglement, werden herwerkt tot een paar
voorstellen.
1. Herziening reservatieperiode:
De verenigingen leggen normaal gezien minstens een jaar op voorhand een
zaal vast. De activiteiten van verenigingen moeten voorrang krijgen op
particulieren, maar het is niet realistisch om aan particulieren te vragen om
slechts één maand op voorhand te reserveren. Een optie heeft voorrang op
latere aanvragen, de verenigingen worden altijd eerst opgebeld zodat ze hun
optie kunnen bevestigen. Dit systeem werkt zeer goed.
2. Geen reservaties voor Niet-Oostrozebekenaars:
Niet-Oostrozebekenaars worden geviseerd door deze maatregelen. De raad
stelt voor om de huurprijs voor de categorie particulieren te verdubbelen, dit zal
in elk geval de druk wel wegnemen.
3. Het gebruik van de keuken
Wanneer de keuken verhuurd wordt, heeft de huurder het alleenrecht op het
gebruik ervan. De raad van bestuur bevestigt dat het geen goed systeem is om
nog andere zaalhuurders toegang te verlenen tot de koffiezet en afwasmachine.
Een bijkomende keukentje voor koffie en afwas zou een heel goede investering
zijn.

Gebruikersvergadering
Werkgroep
tribune
4. Het gebruik van de centrale ontmoetingsruimte
Wanneer een vereniging de centrale ontmoetingsruimte en Eenaemezaal huurt,
worden er geen andere zalen verhuurd. De raad van bestuur keurt dit principe
goed, het is beter om geen grote activiteiten te combineren met andere
zaalhuur.
5. Niet meer verplaatsen van repetities voor andere reservaties
Niet van toepassing. De zaal moet kunnen verhuurd worden voor activiteiten en
kan niet uitsluitend gebruikt worden voor repetities. De vraag is wel of
commerciële organisaties ook een repetitieruimte ter beschikking krijgen.
Omdat Dansschool Nele slechts tijdelijk ’t Ateljee gebruikt, en na de verbouwing
terug terecht kan in het sportcentrum en Bart Demets alleen het 't Ateljee
gebruikt, stoort het de andere verenigingen niet.
6. Reservaties worden niet geannuleerd of verplaatst
Is een helder principe. De verhuur van de OC verloopt best via de administratie.
7. Andere opmerkingen:
Het zou goed zijn om een jaarkalender met de activiteiten van de verenigingen
online te zetten, zodat alle verenigingen makkelijk aan deze informatie kunnen.
Er zitten mieren in de keuken, waarschijnlijk komen ze binnen langs het
houtwerk, dat dringend aan vervanging toe is. Dit probleem moet dringend
worden aangepakt.
Verenigingen kuisen slecht op, veel tafels worden vuil weggezet. Normaal
gezien wordt alles in de zomer door jobstudenten eens grondig afgewassen en
is het een tussentijdse taak bij regenweer door de technische dienst
Voor kapotte stoelen en tafels kan men stickers vragen aan het onthaal, ze
worden dan gemarkeerd en apart gezet in het lokaal van EHBO.
In juni 2009 overschakelen op het nieuwe systeem, in 2008 gaat de
gebruikersvergadering nog door in november.
Bezoeken
• Bezoek 5 april 2008 aan
o Rumbeke (Scheldesport)
o Sint – Eloois – Winkel (Jezet)
o Meulebeke (afgelast)
• Bezoek 29 mei 2008 aan Lebbeke (Cornet)
• Bezoek op een avond in juni 2008 aan De Spil (Scheldesport)
Vaststellingen
Tribunes in Rumbeke en Sint – Eloois – Winkel hebben een goed zitcomfort
De tribune van Sint-Eloois-Winkel heeft een betere besturing, en kan
makkelijker opgebouwd worden. Deze tribune is ook recenter dan de tribune
van Rumbeke.

Aankoop
meubilair centrale
ontmoetingsruimte
Resultaat stage
hangjongeren
Personeel
Varia
Er zijn verschillen in besturingssysteem, afwerking, zitcomfort, ... Achteraan in
de zaal worden de radiatoren weggenomen zodat de tribune over de volledige
breedte kan staan. Flexibele tribune die tot voor aan het podium kan rijden.
Bezoek aan Lebbeke wordt afgelast, Ann T. legt een nieuwe afspraak vast
tijdens een weekeinde.
Budget van 5000 euro voorzien
4 dubbele tafels, 4 enkele tafels, 32 stoelen, 8 barstoelen, 20 krukjes
Voorstel is goed, de krukjes zijn zeker gemakkelijk. De tafels zouden vier poten
moeten hebben, één centrale poot is niet handig.
Geen te duur meubilair, zodat het sneller kan worden vervangen.
De vergadering stelt voor meer informatie op te vragen in meubelwinkels in de
regio.
Volgend jaar worden de plafonds vervangen.
Een afgevaardigde van Politiezone Midow komt naar de tweemaandelijkse
dienstvergaderingen Dienst Welzijn Toezicht voor een stand van zaken.
Kleine ingrepen aan het onthaal van het ontmoetingscentrum die het contact
tussen toezicht en jongeren bevorderen, zoals een bolle spiegel boven de
vitrinekast, en eventueel later ook cameratoezicht.
Duidelijke richtlijnen voor toezicht m.b.t. de aanpak en houding t.o.v. de
“hangjongeren”.
De politie zou moeten optreden tegen de overlast van de hangjongeren.
Jongeren mogen rondhangen, maar ze moeten zich gedragen. Bij het planten
van de bewegingsboom hebben ze ook veel lawaai gemaakt.
Vervanging zwangerschapsverlof dagelijks beheer:
Kristien Allaert, vervangster dagelijks beheerder, komt in dienst vanaf 9 juni
t.e.m. 21 november 2008, en zal 1 maand meelopen met dagelijks beheerder
Jobstudenten
Zijn Ruben Craeymeersch, Sarah Desmet, Pieter Vanseveren, Hermien De
Foer
Melkflessen
Team interne milieuzorg heeft gevraagd om voortaan alleen nog melk in
gewone flessen te gebruiken, maar de huurders zelf mogen nog wel eigen melk
cups, suiker en koekjes meebrengen. Cafeïnevrije koffie is intussen ook
aangekocht.
Advies schilderij Eeneamezaal
Dit advies komt vanuit de culturele raad. Het schilderij neemt te veel plaats in
op scène. Bovendien hangt het altijd verborgen achter de gordijnen, en is het
niet zichtbaar. Daniel Deblaere stelt voor dat als de gemeente geen geschikte

plaats vindt voor het schilderij, ze het best teruggeeft aan de Kunstkring. De
Kunstkring zoekt dan zelf naar een oplossing.
Een betere sleutelhanger voor de sleutels van het OC.
Indien men later aan een reeks activiteiten nog een activiteit toe voegt, wordt
deze aan de volle pot gerekend. Het is goedkoper om alle activiteiten meteen in
optie te zetten, en eventueel te annuleren, dan om later extra activiteiten toe te
voegen.
Vaststellingen van (eenvoudige) gebreken worden binnen de week opgevolgd.