Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

© Noordhoff Uitgevers bv
ORGANISATIE, INFORMATIE EN BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING 47
De structuur van informatievoorzieningsprocessen in een organisatie is
voor nagenoeg alle activiteiten hetzelfde; ze hebben hetzelfde grondpatroon.
Elke activiteit bestaat uit een invoer, een bewerking van de invoer en
een uitvoer: de bewerking van de ingevoerde gegevens vindt plaats met
behulp van bepaalde regels (programma) en zo nodig worden daarbij
gegevens uit gegevensverzamelingen (bestanden) gebruikt. De uitvoer kan
zowel extern als intern zijn. In het laatste geval kan deze uitvoer weer de
invoer zijn voor het volgende bedrijfsproces.
Bij het besturen van organisaties vindt regelmatig controle of vergelijking
met een vooraf vastgestelde norm plaats. De informatie over de uitvoer
wordt gevoerd naar een regelorgaan en wordt vergeleken met de vastgestelde
norm.
Terugkoppeling of feedback is het meten van de uitvoer van een proces en
deze vergelijken met een norm.
Er is een verschil tussen gegevens en informatie:
• Gegevens zijn feiten, zoals die voor het eerst als basismateriaal zijn
vastgelegd in een onderneming.
• Er is sprake van informatie als de (bewerkte) gegevens een bijdrage
leveren aan de kennis van de mens.
Het begrip ‘kwaliteit van de informatievoorziening’ valt uiteen in twee
componenten:
• kwaliteit van de informatie
• kwaliteit van het proces van informatievoorziening.
Bij de kwaliteit van de informatie wordt een onderscheid gemaakt in:
• begrijpelijkheid
• doelgerichtheid (effectiviteit)
• betrouwbaarheid.
Bij de kwaliteit van het proces van informatievoorziening wordt onderscheid
gemaakt tussen:
• betrouwbaarheid
• beveiliging
• flexibiliteit
• doelmatigheid
• privacy.
De automatisering heeft belangrijke gevolgen gehad voor de informatievoorziening.
Er wordt vaak gebruikgemaakt van standaardsoftware waarin
het bedrijfsproces en het financiële proces zijn geïntegreerd. Ook het
internetboekhouden vindt ruime toepassing in bedrijven.
De boekhouding heeft zich ontwikkeld tot een administratie met een
systeem waarmee het mogelijk is op korte termijn informatie over resultaten
en andere belangrijke financiële zaken aan de leiding van een bedrijf te
verstrekken.
Bestuurlijke informatievoorziening wordt gebruikt om de organisatie te
beheersen (control).
1