Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

1
44
Bestuurlijke
informatievoorziening
Administratieve
organisatie
gebruikt worden voor de behandeling van een verkooporder. Deze gegevens
worden gebruikt voor orderverwerking, facturering, goederenlevering,
boekhoudkundige verwerking en verkoopstatistieken.
VRAAG 1.10
Geef een voorbeeld van relevante informatie die niet aan de financiële
administratie ontleend kan worden.
Alle hiervoor genoemde activiteiten vallen onder de omschrijving van het
begrip bestuurlijke informatievoorziening (zie paragraaf 1.2). Bestuurlijke
informatievoorziening is dus aanzienlijk meer dan een veredeld boekhouden;
het heeft betrekking op de informatieverzorging van de hele organisatie.
In dit boek zullen wij de begrippen administratieve organisatie en bestuurlijke
informatievoorziening door elkaar gebruiken, omdat een belangrijk
fundament van het vak gevormd wordt door de kennis van de functionele
processen (inkopen, verkopen enzovoort) met de daarbij behorende
administratieve procedures. Ook komt het gebruik van het begrip administratieve
organisatie nog steeds veel voor.
In literatuur over dit vakgebied komt regelmatig de volgende definitie voor
het begrip administratieve organisatie voor:
De administratieve organisatie is het gehele complex van organisatorische
maatregelen dat gericht is op de goede werking van de
informatievoorziening van de organisatie.
Wij beschouwen de definitie van het begrip bestuurlijke informatievoorziening
als een genuanceerde uitwerking van het hier omschreven begrip
administratieve organisatie.
In aansluiting op wat in dit hoofdstuk besproken is, houdt de administratie
zich bezig met de cijfermatige registratie van het gehele bedrijfsgebeuren. Dit
betekent dat naast de financiële mutaties in bezittingen en schulden ook de
gegevens van alle bedrijfsprocessen in de onderneming worden verwerkt. In
de administratie vindt men de neerslag van de bedrijfsactiviteiten.
In figuur 1.11 wordt dit in beeld gebracht. Daaruit blijkt dat de administratie
in feite het hart van de informatieverzorging in de onderneming vormt. Om
deze functie naar behoren te kunnen vervullen, is het van het allergrootste
belang dat de procedures van zowel de financiële mutaties als de mutaties
in de bedrijfsactiviteiten foutloos en van hoge kwaliteit zijn. Gebreken hierin
leiden tot onjuiste, onvolledige en niet-tijdige informatieverstrekking. Dit kan
vérstrekkende gevolgen hebben voor het bedrijf. In ernstige gevallen kan dit
zelfs leiden tot de ondergang van het bedrijf.
VRAAG 1.11
Geef een voorbeeld van een dergelijke situatie.
De boekhouding heeft zich op deze wijze ontwikkeld tot een financieel
informatiesysteem (FIS). Toch kan dit FIS niet volledig voorzien in de
informatiebehoeften van de leiding van een bedrijf, omdat:
• de afdeling Administratie in onvoldoende mate beschikt over kwantitatieve
niet-financiële informatie
© Noordhoff Uitgevers bv