Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

© Noordhoff Uitgevers bv
ORGANISATIE, INFORMATIE EN BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING 39
1.8.4 Internetboekhouden
Veel softwareleveranciers en accountantskantoren bieden de dienst van
internetboekhouden aan. Dit betekent boekhouden op het internet tegen
een vaste prijs per maand. De ondernemer hoeft geen software meer te
kopen, maar neemt een abonnement bij zijn softwareleverancier of accountantskantoor.
Bedrijven die dit soort diensten verlenen, heten Applicatie
Service Providers (ASP’s). Via een beveiligde internetverbinding kan de
klant zijn administratie bijwerken en raadplegen. Hij kan alles doen wat hij
voorheen met zijn eigen, meestal zelfgekochte software deed: bijvoorbeeld
inkoop- en verkoopfacturen boeken, factureren, bankafschriften boeken,
openstaande posten van debiteuren printen, btw-aangifte doen. Ook kan de
ondernemer zijn accountant toestemming geven, via internet, in zijn
administratie te kijken en zo nodig correcties aan te brengen.
Bij Exact, die dit product ‘Exact online’ heeft genoemd, valt op dat het
programma voor internetboekhouden veel lijkt op het programma ‘Exact
voor DOS’, dat nog steeds in het mkb wordt gebruikt. Wellicht wil Exact op
deze wijze de vele ondernemers die nog met dit programma op hun eigen
computer werken, over de streep van het internetboekhouden trekken.
Als voordelen van internetboekhouden worden genoemd:
• De administratie is via internet overal toegankelijk: op het bedrijf, thuis
en zelfs op vakantie.
• De accountant kan eenvoudig meekijken en de kwaliteit van de administratie
beoordelen en verbeteren.
• Door de grote gelijkenis met Exact voor DOS is het gebruikersvriendelijk
voor de vele ondernemers die hier nog mee werken.
• De ondernemer hoeft geen software te kopen en dus ook geen updates
te installeren. De ASP neemt dit voor zijn rekening.
• Het maken van back-ups gebeurt eveneens door de ASP. Dit kan de
ondernemer dus niet vergeten.
• Er is telefonische ondersteuning.
• Er zijn koppelingsmogelijkheden van de financiële gegevens met MS
Office (Excel en Word).
Leveranciers van internetboekhoudsoftware maken met name bij mkbondernemers
veel reclame om hun boekhouding zelf te doen via internet.
Zij suggereren dan dat de ondernemer hierdoor flink op zijn accountants- en
administratiekosten kan besparen. Zij vergeten daarbij echter te vertellen
dat deze ondernemer door zijn gebrek aan boekhoudkundige kennis veel
boekingsfouten maakt. Deze moeten dan later door de accountant weer
gecorrigeerd worden waardoor de vermeende besparing als sneeuw voor de
zon verdwijnt en de kosten zelfs flink hoger kunnen worden.
1.8.5 Structuur van de software
We hebben de financiële administratie het hart van de administratieve
verwerking in een bedrijf genoemd. We spreken ook wel over de boekhouding,
en in dit geval wordt het begrip ‘computerboekhouden’ regelmatig
gebruikt. In figuur 1.10 staat een schematisch overzicht van de structuur
van een computerboekhouding (ook bij internetboekhouden). Dit principe
wordt ook in de hoofdstukken over de bestuurlijke informatievoorziening van
inkopen, voorraden en verkopen toegepast.
Applicatie
Service
Provider
Computerboekhouden
1