Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

1
34
Standaardtoepassingsprogramma’s
Koppelingsmogelijkheden
speelt hierbij een belangrijke rol. Er moet gekozen worden voor een
structuur waarin op eenvoudige wijze verbanden tussen de financiële
registraties kunnen worden gelegd en waarbij duidelijke overzichten met
relevante informatie verkregen worden.
1.8.2 Integratie van financiële en bedrijfsprocessen met
toepassingssoftware
Vooral in kleine ondernemingen zijn – door de prestatieverbeteringen van
pc’s, het beschikbaar komen van professionele administratieve software en
de betaalbaarheid van deze hulpmiddelen – de automatiseringstoepassingen
sterk toegenomen. Er wordt meestal gebruikgemaakt van standaardtoepassingsprogramma’s,
niet alleen voor de financiële administratie, maar
ook voor de facturering, voorraadbeheersing en onderhandenwerkenregistratie.
Deze programma’s zijn door het aanwezig zijn van parameters
(variabele instelmogelijkheden) in hoge mate aan te passen aan de wensen
van de onderneming. Door koppelingsmogelijkheden in de programma’s zijn
de boekingen van bijvoorbeeld goederenafgiften in de voorraadadministratie
bruikbaar voor de facturering van de verkopen, de financiële administratie
(grootboek en subadministratie debiteuren) en de verkoopstatistieken.
We lichten dit toe aan de hand van een overzicht van de structuur van de
software van een van de toonaangevende softwareleveranciers (Exact) in
Nederland. Wij wijzen erop dat er, naast deze leverancier, ook andere
leveranciers zijn die vergelijkbare toepassingssoftware aanbieden.
Exact heeft in aansluiting op de in het verleden ontwikkelde software, die
als uitgangspunt had de financiële administratie van een bedrijf, een
compleet softwarepakket ontwikkeld: Exact Globe. Deze software gaat uit
van de bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld inkopen, verkopen, productie) die in
een organisatie te onderkennen zijn. Deze bedrijfsprocessen moeten zo
optimaal mogelijk verlopen, en als geconstateerd wordt dat dit niet zo is,
moeten er maatregelen genomen worden om deze processen bij te sturen
(beheersen).
De bedrijfsprocessen moeten zo veel mogelijk worden geautomatiseerd,
waardoor er nog zo min mogelijk handmatige handelingen in het bedrijf
zullen plaatsvinden.
Als doelstellingen worden door Exact genoemd:
• meer inzicht in de bedrijfsvoering
• lagere kosten
• snellere doorlooptijden.
Exact Globe heeft de volgende kenmerken:
• Alle vaste gegevens die in het bedrijf worden gebruikt van bijvoorbeeld
relaties, leveranciers, artikelen, worden eenmalig vastgelegd in een
centrale databank. Van hieruit worden deze gegevens gebruikt voor de
verschillende bedrijfsprocessen.
• Dit geldt ook voor alle soorten activiteiten en transacties in het bedrijf:
inkooporders, goederenontvangsten, verkooporders, verkoopfacturen
enzovoort. Deze worden eveneens eenmalig vastgelegd op een centrale
plaats, voor gebruik binnen het bedrijf. Het eenmalig invoeren van gegevens
voor meervoudig gebruik in het bedrijf verlaagt de kosten van invoer en
beheer van deze gegevens.
© Noordhoff Uitgevers bv