Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

© Noordhoff Uitgevers bv
ORGANISATIE, INFORMATIE EN BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING 27
Voor het eerst vastgelegde gegevens hebben nog weinig concrete betekenis
voor het ondernemingsgebeuren. De gegevens moeten eerst op de een of
andere wijze verder worden bewerkt (veredeling).
Er is sprake van informatie als de (bewerkte) gegevens een bijdrage
leveren aan de kennis van de mens.
Uit de definitie blijkt dat de ontvanger informatie ervaart als iets wat van
belang is voor het nemen van beslissingen of dat de informatie een
relevante aanvulling vormt op zijn kennis.
De begrippen gegevens en informatie zijn subjectief, omdat iets voor de ene
persoon een gegeven kan zijn, terwijl datzelfde gegeven voor de andere
persoon informatie is. Het hangt van de functie, de reeds aanwezige kennis
en het interpretatievermogen van een mens af of iets een bijdrage levert
aan zijn kennisbeeld. Het kan zelfs zo zijn dat iets in eerste instantie voor
iemand een gegeven is, maar later informatie wordt of blijkt te zijn.
VOORBEELD 1.10
De mededeling dat de productie van een
dag op normaal niveau ligt, kan in eerste
instantie zonder verdere betekenis zijn,
maar in tweede instantie belangrijke
informatie, als blijkt dat de productie die
dag, in verband met actuele leveringsverplichtingen,
30% hoger had moeten zijn.
In het spraakgebruik en in de literatuur worden de begrippen gegevens en
informatie nogal eens door elkaar gebruikt. Wij zullen ons bij de behandeling
van de leerstof niet krampachtig vasthouden aan de hiervoor gegeven
definities, maar op een verantwoorde wijze aansluiten bij dit spraakgebruik.
Informatie kan vanuit verschillende gezichtspunten onderscheiden worden:
• Interne en externe informatie. Interne informatie is afkomstig uit bronnen
(afdelingen) binnen de organisatie. Externe informatie heeft zijn herkomst
buiten de organisatie. Belangrijke externe informatiebronnen zijn
bijvoorbeeld: overheidsinstanties, CBS, Kamers van Koophandel,
internet.
• Formele en informele informatie. Het onderscheid tussen formele en
informele informatie heeft betrekking op de wijze waarop de informatie
tot stand komt. Als de informatie het product is van de in een organisatie
voorgeschreven procedures of regelingen, dan betreft dat formele
informatie. Informele informatie komt onder andere voort uit informele
contacten tussen personen in en buiten de organisatie (relaties,
netwerkcontacten). Dit begrip sluit aan bij het eerder beschreven begrip
‘informele organisatie’.
• Proces- en projectinformatie. Procesinformatie is de informatie die medewerkers
in een bedrijf (leidinggevend en uitvoerend) nodig hebben voor
de dagelijkse uitvoering van hun taak. Projectinformatie is informatie die
de leiding van een bedrijf nodig heeft voor het nemen van beslissingen
over belangrijke bedrijfsactiviteiten in geval van de vernieuwing van deze
bedrijfsactiviteiten. Deze informatie is meer strategisch van aard.
Informatie
1