Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

1
24
Om op operationeel niveau leiding te kunnen geven, is veel actuele
informatie nodig. Alleen daarmee is het mogelijk om een productieproces
tijdig bij te sturen. Deze informatie kan bij uitstek met behulp van geautomatiseerde
verwerking van gegevens worden verkregen. Het is dan ook
geen wonder dat de automatisering van gegevensverwerking op dit niveau
het eerst met succes is toegepast.
VOORBEELD 1.6
Het maken van een inkoopbestelling aan
een leverancier vindt plaats als de voorraad
in het magazijn tot een bepaald niveau
(bestelniveau) daalt. De geautomatiseerde
Scope van
informatie
Uitzonderingsrapportering
FIGUUR 1.3 Scope van informatie
Strategisch
Tactisch
Operationeel
voorraadadministratie vergelijkt de administratieve
voorraad met het bestelniveau,
geeft een signalering en maakt zo nodig een
inkoopbestelling.
De scope van informatie geeft aan: het gebied of het bereik waarop de
informatie betrekking heeft. Op het hoogste niveau is behoefte aan
periodieke informatie over het totale bedrijfsgebeuren. Dit betekent dat er
zowel behoefte is aan informatie over de resultaten van de verschillende
soorten activiteiten/afdelingen als aan die van het bedrijf in totaal.
Deze informatie wordt bij voorkeur in overzichtelijke totalen verstrekt en is
weinig gedetailleerd. Op dit niveau wordt ook veel gebruikgemaakt van
uitzonderingsrapportering (management by exception), wat wil zeggen dat er
voornamelijk aandacht geschonken wordt aan de afwijkingen die er
gesignaleerd zijn tussen bijvoorbeeld het vastgestelde budget en de
werkelijkheid. Detailleringen worden slechts daar waar nodig gegeven. Deze
periodieke (maandelijkse) informatie komt bij voorkeur op maximaal twee
pagina’s papier, in verband met de overzichtelijkheid.
Hoe lager het niveau van leidinggeven is, des te smaller de scope van de
informatie en des te groter de detaillering van de informatie. Zo heeft de
ploegbaas (operationeel niveau) in principe alleen informatie nodig voor het
leidinggeven aan zijn eigen ploeg medewerkers. Hij moet in detail weten wie
welke werkzaamheden uitvoert.
Figuur 1.3 geeft in schema aan hoe de scope van informatie werkt in relatie
tot de niveaus van leidinggeven en de mate van detaillering van informatie.
Scope van
informatie
Mate van detail
en hoeveelheid
informatie per aspect
© Noordhoff Uitgevers bv