Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

1
22
Interne
informatie
§ 1.4 Informatievoorziening op verschillende
niveaus
De informatievoorziening in een onderneming is geen doel op zich, maar
een zeer belangrijk hulpmiddel ter ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten.
Informatie is dan ook een middel om de kwaliteit van de beslissingen die in
een bedrijf worden genomen, te verbeteren.
De mate van de behoefte aan informatie is afhankelijk van de functies en
de functionarissen die in een bedrijf werkzaam zijn. Daarnaast heeft de
aard van de onderneming (handelsbedrijf, productiebedrijf, dienstverlenende
instelling, overheidsorganisatie) invloed op de informatiebehoefte.
Voor de leidinggevende functionarissen geldt dat de informatiebehoefte
afhankelijk is van het leidinggevende niveau waarop zij werken. Er zijn drie
niveaus van informatievoorziening te onderscheiden:
1 informatievoorziening op strategisch niveau
2 informatievoorziening op tactisch niveau
3 informatievoorziening op operationeel niveau.
Ad 1 Informatievoorziening op strategisch niveau
De hoogste leiding is verantwoordelijk voor het hele bedrijfsgebeuren en
moet dan ook maandelijks informatie hebben over alle belangrijke zaken
die zich in het bedrijf afspelen. Dit betekent informatie over de resultaten
(opbrengsten minus kosten) van het bedrijf in totaal en ook over alle
belangrijke afdelingen/activiteiten, bij voorkeur in vergelijking met de
begroting, cijfers van het vorig jaar en/of ontwikkelingen in de branche.
De hier genoemde informatie is grotendeels interne informatie, die door het
financiële informatiesysteem van de onderneming kan worden geleverd.
Denk hierbij aan winst-en-verliesrekeningen, omzetstatistieken, kostenanalyses,
balansposities enzovoort. Zo nodig onderverdeeld naar afdeling of
bedrijfsactiviteit.
Het gaat om informatie die zo veel mogelijk in (sub)totalen wordt verstrekt
met zo min mogelijk detailgegevens. Alleen details die echt belangrijk zijn,
horen tot de managementinformatie.
VOORBEELD 1.4
Stel u voor dat in dit verband maandelijks
een overzicht van de totale debiteurenpositie
van het bedrijf wordt verstrekt aan de
directie. De individuele vorderingen op
debiteuren zijn in principe niet van belang,
tenzij er iets bijzonders mee aan de hand is.
Externe
informatie
Als nu bekend is uit externe bron dat er
voor één belangrijke debiteur faillissement
is aangevraagd, dan is deze informatie
tezamen met het saldo dat nog te vorderen
is op die debiteur belangrijke managementinformatie
voor de directie.
Op het strategisch niveau kan externe informatie erg belangrijk zijn. Voor
het nemen van een beslissing – bijvoorbeeld het doorvoeren van een
reorganisatie in een bedrijf – is, naast de interne informatie ook externe
informatie van belang. Deze informeert de leiding bijvoorbeeld over
toekomstige ontwikkelingen in de branche. Dit is voor het bedrijf erg
belangrijk.
© Noordhoff Uitgevers bv