Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

1
18
Doelstelling
Formele
organisatie
Informele
organisatie
De doelstelling van deze organisaties bestaat in het algemeen uit het maken
van een zodanige winst dat de continuïteit op langere termijn verzekerd is.
Daarnaast kunnen er verschillende nevendoelstellingen geformuleerd
worden, zoals het behoud van werkgelegenheid, de zorg voor het milieu en/
of het handhaven van het marktaandeel. Bij overheidsorganisaties ligt de
doelstelling meestal minder op het maken van winst, maar staan bijvoorbeeld
maatschappelijke behoeften (energievoorziening) of het behoud van
culturele waarden (musea, theater) hoog in het vaandel geschreven.
Er wordt in dit geval ook wel gesproken over profit- en non-profitorganisaties.
In dit boek besteden we in hoofdzaak aandacht aan de profit-organisaties
(op winst gericht) in de handel, productie en dienstverlening en we
zullen deze – overeenkomstig het spraakgebruik – met de woorden ondernemingen
of bedrijven aanduiden.
In het vervolg van deze paragraaf besteden we aandacht aan:
• formele en informele organisatie
• besluitvorming binnen organisaties
• niveaus van leidinggeven binnen organisaties.
1.3.1 Formele en informele organisatie
In verband met het belang voor de bestuurlijke informatievoorziening wordt
het onderscheid tussen formele organisaties en informele organisaties
toegelicht.
Met een formele organisatie bedoelen we de schriftelijk vastgelegde
structuur van een organisatie. Hiertoe horen onder meer:
• statuten
• procedurebeschrijvingen (onder andere inkopen en verkopen)
• taak- en functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregelingen (onder andere
inkoper en verkoper).
Het gaat dan om schriftelijke documenten, waarin precies vastgelegd is hoe
bepaalde zaken geregeld zijn of hoe bepaalde werkzaamheden moeten
worden uitgevoerd. Deze formele regels zijn belangrijk voor ieder bedrijf. In
de praktijk zien we dat het groter worden van ondernemingen en het
toenemen van de automatiseringsgraad samengaan met het sterker
worden van de formele organisatiestructuur van het bedrijf. Ook het
toenemende gevoel van onveiligheid in onze samenleving en de dreiging
van aanslagen door terroristen heeft ertoe geleid dat het aantal formele
regels de laatste jaren is toegenomen. Naast de formele regels gelden in
ieder bedrijf ongeschreven regels en wetten. Die vormen de informele
organisatie. Deze informele regels zijn nergens schriftelijk vastgelegd, maar
zijn vaak erg belangrijk voor de organisatie. Het niet-naleven van deze
informele regels door medewerkers kan grote problemen geven.
VOORBEELD 1.1
In de praktijk blijkt de invloed van informele
regels overduidelijk, als de medewerkers van
een bedrijf een stiptheidsactie houden en de
formele voorschriften naar de letter opvolgen.
Dit leidt al snel tot grote vertragingen. Bekend
zijn bijvoorbeeld de stiptheidsacties die
douaneambtenaren van een aantal Zuid-Euro-
pese landen van tijd tot tijd houden bij
vlees- en fruittransporten. Deze acties leiden
al snel tot tijdverslindende, kilometerslange
files, die het wegverkeer totaal ontregelen en
grote schade aan bederfelijke producten
kunnen aanbrengen. Exporteurs leiden dan
verliezen van vele duizenden euro’s.
© Noordhoff Uitgevers bv