Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

© Noordhoff Uitgevers bv
ORGANISATIE, INFORMATIE EN BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING 17
administratie enzovoort. Om dit te verduidelijken noemen we een aantal
concrete voorbeelden:
• het opstellen van een verkoopprocedure in een groothandelsbedrijf
• het inventariseren van de informatiebehoeften van de verkoper
• het instrueren van medewerkers, die volgens de opgestelde verkoopprocedure
moeten gaan werken
• het bewaken van de naleving van de opgestelde verkoopprocedures
• het beoordelen en zo nodig aanpassen van de verkoopprocedures.
Het gaat bij deze processen in feite steeds weer om het antwoord op de
volgende vragen:
• Wat voor informatie is nodig?
• Wie vervult welke taak in de uitvoering van het proces?
• Welke werkwijze moet worden toegepast?
• Volgens welk tijdschema dient de gegevensverwerking en de informatievoorziening
plaats te vinden?
Ter bevordering van de goede gang van zaken in een bedrijf is het belangrijk
de antwoorden op de ‘Wat, wie, hoe en wanneer’-vragen voor alle processen
in het bedrijf schriftelijk vast te leggen in een handboek BIV.
Dan is het voor iedere medewerker in het bedrijf snel duidelijk hoe en
waarom bepaalde zaken geregeld zijn. Dit voorkomt misverstanden in de
communicatie en de uitvoering van de werkzaamheden. De praktijk is
helaas anders, want bijna alleen grote bedrijven nemen de moeite voor het
samenstellen van een handboek BIV.
De laatste jaren zien we echter een verandering, ook bij kleinere bedrijven.
Het toverwoord hiervoor is ISO-9000. ISO-9000 is voor veel ondernemers
een commerciële ‘must’ geworden, omdat veel afnemers (waaronder vooral
grote ondernemingen en overheid) van hun leveranciers verlangen dat deze
ISO-9000 zijn gecertificeerd.
Een ISO-9000 certificering geeft aan dat een onderneming zijn bedrijfsprocessen
(inkopen, voorraden, verkopen, productie enzovoort) schriftelijk
heeft beschreven in een Kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze
wijze werkt. Afnemers gaan ervan uit dat ondernemingen die op deze wijze
hun processen hebben vastgelegd, kwalitatief betere producten maken dan
niet-gecertificeerde ondernemingen.
Het ISO-certificaat wordt verleend door een onafhankelijke organisatie van
certificeerders, die periodiek vaststelt dat een bedrijf nog steeds op de
manier zoals beschreven in het Kwaliteitshandboek werkt. De kennis die
nodig is om de bedrijfsprocessen ISO-conform vast te leggen, behoort voor
een belangrijk deel tot de stof voor het examen PDBIV.
Een bijkomend voordeel van een Kwaliteitshandboek is dat nieuwe medewerkers
in een bedrijf sneller ingewerkt kunnen worden in de bedrijfsprocessen
door kennis te nemen van het Kwaliteitshandboek. Daarin wordt een
antwoord gegeven op de ‘Wat, wie, hoe en wanneer-vragen’.
§ 1.3 Organisaties
In onze samenleving treffen we een grote verscheidenheid van organisaties
aan, zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid. Naast handels-, industriele
en dienstverlenende ondernemingen, horen hier ook vele soorten
overheidsinstellingen bij. Deze organisatievormen worden in verschillende
juridische structuren (naamloze vennootschap, besloten vennootschap,
stichting enzovoort) uitgeoefend.
Handboek BIV
ISO-9000
Kwaliteitshandboek
1