Bestuurlijke informatievoorziening - Noordhoff Uitgevers

© Noordhoff Uitgevers bv
ORGANISATIE, INFORMATIE EN BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING 15
informatie is een belangrijke oorzaak van verkeerde beslissingen in
bedrijven, omdat alle primaire processen die zich in een bedrijf afspelen,
zoals productie, inkoop en verkoop, administratief vastgelegd worden.
Administratieve fouten kunnen tot gevolg hebben dat kostbare storingen/
verspillingen in het productieproces niet op tijd opgemerkt worden en tot
grote verliezen leiden.
Daarom is het noodzakelijk de kwaliteit van de informatievoorziening in een
onderneming periodiek te beoordelen en deze zo nodig te verbeteren. De
afnemers van bedrijven werken hier steeds vaker aan mee, door van hun
leveranciers te eisen dat zij ISO-9000 gecertificeerd zijn.
Deze certificering dwingt een ondernemer na te denken over zijn bedrijfsprocessen
en deze op een heldere wijze te beschrijven in een kwaliteitshandboek.
Dit heeft een positieve invloed, maar geeft natuurlijk geen garantie,
op de kwaliteit van deze processen en de ermee samenhangende informatievoorziening.
Bestudering van dit boek geeft u de noodzakelijke basiskennis en vaardigheid
om de administratieve aspecten van deze processen in een onderneming
te kunnen beoordelen en zo nodig te verbeteren.
‘Bestuurlijke informatievoorziening’ is geen losstaand begrip. Het heeft een
samenhang met de begrippen organisatie en informatie (zie figuur 1.1). Bij
de behandeling van deze begrippen zal het begrip ‘organisatie’ slechts kort
worden toegelicht, voor zover het belangrijk is voor de behandeling van dit
onderwerp.
We gaan in op twee onderwerpen:
• de samenhang tussen organisatie, informatie en bestuurlijke informatievoorziening
• het vastleggen van processen.
1.2.1 Samenhang tussen organisatie, informatie en
bestuurlijke informatievoorziening
Een organisatie bestaat uit een groep mensen die probeert om met gebruik
van bepaalde middelen, in onderlinge samenwerking doelstellingen te
realiseren. Zo vormt het aannemersbedrijf X of de handelsonderneming Z
een organisatie. De doelstelling kan zijn: het maken van winst ten behoeve
van de continuïteit van de organisatie. De middelen kunnen bestaan uit
bijvoorbeeld machines, computers en inventaris. Het gebruik van sommige
middelen kan grote invloed uitoefenen op de organisatie. Dit geldt zeker
voor de computer, die tegenwoordig in iedere organisatie wordt gebruikt.
Een organisatie probeert haar doelstellingen te realiseren door activiteiten
te ontplooien, bijvoorbeeld inkopen, produceren, verkopen en administratie.
Deze activiteiten worden ook wel processen genoemd.
De eerste drie processen zijn de primaire processen en het laatste
(administratie) is een secundair of ondersteunend proces. Met het begrip
primair proces wordt bedoeld dat het gaat om de kernactiviteiten van een
organisatie.
Informatie bestaat uit gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van
de mensen die werkzaam zijn in de organisatie. Deze gegevens kunnen
zowel mét als zonder hulp van de computer vervaardigd worden. De aard en
de waarde van de informatie zijn van groot belang voor de goede werking
van de organisatie.
Bedrijfsprocessen
Organisatie
Informatie
1