mailarchivering - Technische Universiteit Eindhoven

J a a r g a n g 0 2 , n u m m e r 0 3 D e c e m b e r 2 0 0 9
In dit nummer:
Hoe
1
2
3
4
4
5
6
7
7
8
8
9
9
11
Be 12
13
14
14
15
15
16
E-mail archivering
Han Verbiesen
Je brievenbus is verstopt en dat is de
schuld van …
E
-mailarchivering
Een niet onbelangrijke component
in de dienstverlening
van Dienst ICT betreft
voorlichting. Als het
gaat om e-mailarchivering
betekent dat
nu vooral goede voorlichting
voor een goed
gebruik van beschikbare
middelen.
Begin 2009 is er binnen
de Dienst een TU/ebrede
werkgroep samengesteld.
Onder andere
op basis van de
resultaten van een enquête
is een aantal aanbevelingen geformuleerd.
In de loop van 2010 zult u met
een gerichte actie erop worden gewezen
hoe u uw eigen e-mailarchivering het beste
op poten kunt zetten.
F
eiten en vragen rondom mailgebruik.
De TU/e mailboxen zijn op dit moment
beperkt qua grootte, de gemiddelde
mailboxgrootte is op dit moment 250 Mb.
Het is bekend dat er binnen de TU/e voor
archivering van mails veel gebruik gemaakt
wordt van zogeheten personal
Aanmelden voor dIChTerbij het NIEUWS
Contact, reageren
Meer informatie
folder bestanden (afgekort PST).
Om een beter idee te krijgen van de om
vang van deze personal folders op de
TU/e zijn er metingen gedaan op servers
en werkplekken. Hieruit is opgemaakt dat
op de werkplekken en
servers van een gemiddelde
faculteit ongeveer
500 gigabyte (0,5 Terabytes)
aan personal folder
bestanden staan.
D
ienst ICT is de
afgelopen jaren
heel vaak gevraagd
om de mailboxcapaciteit
van de medewerkers/studenten
op te
hogen. Dat vroeg om
nader onderzoek.
De elektronische enquête had tot doel
inzicht te krijgen hoe hier op de campus
met e-mail wordt omgegaan.
Samengevat waren de vragen:
- Hoe bewaren onze medewerkers en
studenten mail? We beschikken immers
niet over oneindig grote mailboxen?
- Hoeveel mail archiveren we?
- Raken onze medewerkers en studenten
wel eens mail kwijt?
- Hoeveel tijd spenderen we gemiddeld
aan het archiveren van e-mail?
(gebruiksgemak rondom e-mailarchivering)
►
: Klik hier
: Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl
: Website TU/e Dienst ICT

“Als het gaat om
e-mailarchivering
betekent dat nu vooral
goede voorlichting voor
een goed gebruik van
beschikbare middelen.”
“De kwaliteit van een
bedrijfsinformatiesysteem
hangt in grote
mate af van de
ingevoerde gegevens
en de tijdigheid van de
informatie.”
2
◄
C
onclusie/advies:
In algemene zin is de duidelijkste
conclusie: je moet niet je
mailbox uit willen breiden om het uitbreiden.
Dat die vraag zo voor de hand ligt
komt hoofdzakelijk omdat blijkt dat we
met zijn allen niet op de juiste manieren
weten om te gaan met “MailArchief”. Archiveren
is een ding. Maar realiseert iemand
zich dat hij dankzij zijn eigen pc en/
of notebook gebombardeerd is tot archivaris
van zijn eigen mail.? Daar heb je
toch nooit voor geleerd!?
Samen werken aan bedrijfsinformatiesystemen
(“We kunnen niet zonder elkaar !?!”)
Rian van Dommelen (FB&O) en Thieu Mennen
B
innen de universiteit kennen we
verschillende bedrijfsinformatiesystemen.
Denk hierbij bijvoorbeeld
aan ORCA ter ondersteuning van
de financiële en personele informatie,
OWIS ter ondersteuning van de studentenadministratie
en aan de DLWO, de
digitale leer- en werkomgeving voor studenten
en docenten. Drie voorbeelden
van systemen voor drie verschillende
doelgroepen.
De kwaliteit van een bedrijfsinformatiesysteem
hangt in grote mate af van
de ingevoerde gegevens
en de tijdigheid van de
informatie. Om deze kwaliteit
te kunnen garanderen
wordt het nodige gevraagd
van de eindgebruikers
maar ook van zowel de
functionele als technische
ondersteuners. Wat betekent
het nu voor hen om
ervoor te zorgen dat aan
de vraag naar informatie
kan worden voldaan? Deze vraag hebben
we voorgelegd aan zowel de functionele
als technisch beheerders van ORCA.
D
aarom begint Dienst ICT met een
campagne ”Mail archiveren moet
je leren”, of zo iets. Let op in
2010, wie niet weg is, doet mee!
S amenstelling werkgroep
E-mailarchivering: Henk Boom
(fac. ID), Peter Kerkhofs en Henk
van de Langenberg (beiden Dienst ICT),
Johan van Langenhove (fac. ST), Rinus
van Weert (fac. E), Han Verbiesen (Fac.
ST), voorzitter. Voor meer informatie kunt
u bij de voorzitter terecht■
R
ian van Dommelen (DFEZ -
FB&O): “Functioneel Beheer&Ontwikkeling
(FB&O) is verantwoordelijk
voor het beheer en de ondersteuning
van de bedrijfsinformatiesystemen
ter ondersteuning van de administratieve
processen in de personeelsadministratie
en in de financiële administratie,
in de volksmond ORCA. Gebruikers
spreken ons aan op het totale functioneren
daarvan. Dat kunnen wij niet alleen
verzorgen. Daarvoor hebben wij ook ondersteuning
nodig vanuit de
Dienst ICT, vooral de technisch
beheerders van
ORCA. Simpel gezegd zorgen
zij ervoor dat ORCA “in
de lucht is”. Maar het blijft
niet alleen bij het verzorgen
van de Productieomgeving;
we hebben iedere dag een
Raadpleegomgeving en ook
de Test- en Ontwikkelomgevingen
zijn onontbeerlijk
voor het werk en de ondersteuning
die FB&O doet. Er
gebeurt zoveel achter de
schermen waar maar weinig mensen notie
van hebben.►

◄
M eerdere
keren per dag hebben
we contact met de groep Information
Services (IS) van de
Dienst ICT over dagelijkse beslommeringen,
bijvoorbeeld een proces dat niet actief
is, of over nieuwe ontwikkelingen waar
we samen aan werken. Minimaal 2wekelijks
zitten de groepen IS en FB&O
bij elkaar om te overleggen over werkzaamheden
die we samen oppakken. Ook
met andere groepen van de Dienst ICT
trekken wij regelmatig op. ICT helpdeskmedewerkers
(LGO) die verantwoordelijk
zijn voor de werkplekken en FB&O weten
elkaar gelukkig steeds vaker te vinden
wanneer het gaat over ORCAwerkplekken.
Ook bij de uitrol van Office
2007 hebben we dit samen ondersteund.
Nu zijn we samen bezig met onderzoek
naar de effecten van Windows 7 op de
bedrijfsinformatiesystemen.”
Even voorstellen...
José Pikker
M
ijn naam is José Pikker. Ik ben
49 jaar, gehuwd en heb een
zoon. Mijn woonplaats is
Geldrop. Sinds kort heb ik mijn vroegere
hobby weer opgepakt namelijk badminton
spelen en verder fiets ik graag.
V
oorheen was ik
werkzaam in
administratieveen
secretariële functies
binnen het bedrijfsleven.
Aangezien mijn
laatste werkgever ook
wegens economische
redenen moest reorganiseren
heb ik een
werkplek in een andere
sector gezocht en gevonden.
En dat is hier
bij de TU in Eindhoven.
3
T
hieu Mennen (Dienst ICT - IS): “De
hoge mate van beschikbaarheid
van informatie betekent natuurlijk
ook een hoge beschikbaarheid van de
bedrijfsinformatiesystemen. Vroeger kon
je PTT-post nog de schuld geven als de
gewenste informatie een dag later kwam,
maar tegenwoordig moet het actueel en
snel beschikbaar zijn. Dit vraagt veel van
de onderliggende hardware, maar mogelijkerwijs
nog meer van de beheerders
door de toegenomen hoeveelheid en
daarmee samenhangende complexiteit.
Dit betekent niet alleen het “in de lucht”
houden van een systeem, maar zoals
Rian zei ook het geven van advies en
leveren van ondersteuning bij dagelijkse
werkzaamheden en projecten.”
Het mooie van al deze samenwerking is
de kruisbestuiving, we worden er allemaal
wijzer van en de dienstverlening naar onze
klanten wordt er beter door■
S inds maart ben ik werkzaam als
verkoopmedewerker bij Dienst ICT
Goods aan de balie in de Hal, samen
met mijn collega Marian van Til. De
werkzaamheden in ons “winkeltje” daar
zijn zeer divers en elke dag is compleet
anders en zeker niet
voorspelbaar. Wat mij
daarin aanspreekt is
het contact met zowel
medewerkers als studenten.
De kans is dus
groot dat wij elkaar nog
eens tegen komen aan
de balie■
“Het mooie van al deze
samenwerking is de
kruisbestuiving, we
worden er allemaal
wijzer van en de
dienstverlening naar
onze klanten wordt er
beter door.”

“De kabel is verzopen
…...tsja…...dat krijg je na
zo’n feestje!”
Software Licentie Nieuws
Anki Visscher
4
D
e afgelopen maanden zijn nieuwe
versies beschikbaar gekomen
van:
Anti Spyware software Norman Ad-
Aware 8.1.1.
Norman Ad-Aware biedt bescherming
tegen ongewenste indringers als Spyware,
Data-mining en agressief adverteren.
Het kan gebruikt worden als aanvulling op
anti-virussoftware. Deze versie is geschikt
voor Windows 2000/XP/Vista.
S
PSS, dat nu PASW Statistics 18
heet. PASW Statistics 18
(voorheen SPSS Statistics) is een
uitgebreid pakket voor het analyseren van
gegevens. SPSS kan gegevens lezen uit
vrijwel ieder bestandsformaat en deze
gebruiken voor het genereren van tabellen
en grafieken van distributies of trends,
voor beschrijvende statistiek en voor statistische
analyse. Deze versie is geschikt
voor Windows XP, indows VISTA en Windows
7. Voor versie 15 en 16 zullen na
afloop geen nieuwe codes meer beschikbaar
komen■
Hoe een feestje het telefonieverkeer kan
beïnvloeden
André de Koning
J
aarlijks wordt op de campus van de
TU/e de opening van het academisch
jaar uitbundig gevierd.
Sprekers doen hun best een mooie boodschap
in hun betoog op te nemen en na
afloop van alle ceremoniën is er gelegenheid
om het glas te heffen in de speciaal
voor deze gelegenheid opgetrokken feesttent
op het parkeerterrein aan de zuidoost
kant van het Hoofdgebouw.
Om te voorkomen dat zo‟n feesttent bij
het minste of geringste windvlaagje zelfstandig
een andere lokatie gaat kiezen,
wordt het gevaarte goed verankerd met
dikke touwen en meter-lange stalen pennen
.
“Niks aan het handje” zou men zeggen,
maar niets is minder waar! Als het tracé
waarlangs de stalen pennen ¾ meter de
grond in worden gehengst precies boven
het tracé van een telefonie-kabel van 200
aders kan er gebeuren wat op bijgaande
foto te zien is : één van de pennen heeft
de kabel flink beschadigd. Helaas worden
de gevolgen veel later merkbaar; op
het moment dat er veel vocht in de grond
zit. In het jargon heet dit: de kabel is verzopen….
tsja…. dat krijg je na zo‟n
feestje!■

Het nieuwe werken kan niet zonder ICT
Rinus van Weert
H
et nieuwe werken staat voor een
andere manier van omgaan met
de verdeling tussen werktijd en
vindt boeken en andere literatuur die
gaan over het nieuwe werken. Maar ook
stuit je op bedrijven die het nieuwe wer-
vrije tijd. Het nieuwe werken gaat ervan ken al in de praktijk gebracht hebben,
uit dat er in de 24 uur die een dag telt, waaronder Microsoft Nederland. Ook een
meerdere momenten zijn die zich bij uit- bedrijf als de Rabobank experimenteert
stek lenen om te werken. En op andere met het nieuwe werken. Verder zijn er
momenten kun je je tijd beter besteden meerdere groepen op Linked-In gewijd
aan bijvoorbeeld de kinderen van school aan het nieuwe werken. Een van de Goe-
halen, of gewoon voor het gezin er zijn. roes in Nederland is Dik Bijl die inmiddels
Je praat dan niet meer over werken van 9 al meerdere boeken over dit thema heeft
tot 5. Het werken wordt een van de onder- gepubliceerd. Zijn laatste boek is ook van
delen van je dagelijkse bezigheden, sa- internet te downloaden.
men met veel andere zaken. Zoals gezegd,
je doet op ieder moment datgene
waarvoor je dan het best geëquipeerd
bent. Vooral in die situaties waarin man H
et nieuwe werken werkt alleen als
je ook daadwerkelijk op ieder willekeurig
moment en op iedere wil-
en vrouw beiden een volledilekeurige
plaats kunt werge
baan hebben biedt het
ken. Daarvoor moet je wel
nieuwe werken mogelijkhe-
bereikbaar zijn en anderen
den om de verantwoordelijk-
kunnen bereiken. Je moet bij
heid voor het gezinsleven
je spullen kunnen en zo no-
ook over beiden te verdelen.
dig andere gegevens kunnen
raadplegen. Kortom, je
moet "connected" zijn. Waar
nodig en gewenst moet je
ook met je PDA of smartphone
zinnige dingen kunnen
doen, zoals e-mailen en informatie opzoeken.
Informatie,die je daarna in rapporten
of publicaties kunt verwerken. Dus het
nieuwe werken kan niet zonder ICT. ICT
is de enabling technologie voor het nieuwe
werken.
H
et nieuwe werken
stelt natuurlijk nieuwe
eisen aan zowel
de werknemer als ook de
chef of de manager. De werknemer krijgt
een veel grotere vrijheid om zijn dag in te
delen, zijn taken over de dag te verdelen.
Dat geeft veel meer rust, maar natuurlijk
ook een grotere eigen verantwoordelijkheid.
Je wordt niet meer afgerekend op je
inzet gemeten in aanwezigheidsuren,
maar op het behaalde resultaat. Voor wetenschappers
natuurlijk niet zo'n onbekend
fenomeen. Voor de chef of de manager
betekent dit dat hij of zij de ondergeschikte
die grotere eigen verantwoordelijkheid
moet geven, zonder dat een controle
op de inzet goed mogelijk is. Er moet
dus een basis van vertrouwen zijn.
H
et nieuwe werken is als thema al
niet meer zo nieuw. Wie googelt
op "nieuwe werken" vindt meer
dan 3 miljoen Nederlandstalige hits. Je
Aanmelden voor dIChTerbij het NIEUWS
Contact, reageren
Meer informatie
Referenties:
5
- Een recent interview (sept. „09) met onder
meer een Rabobank directeur uitgezonden
op BNR nieuwsradio.
- Microsoft Nederland over het nieuwe
werken.
- De website van Dik Bijl over Het Nieuwe
Werken met o.a. de download van zijn
boek.
- Een Linked-In groep over het nieuwe
werken.
- Het nieuwe werken bij de firma Wortell.
- Een blog over het nieuwe werken■
: Klik hier
: Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl
: Website TU/e Dienst ICT
“Het nieuwe werken
werkt alleen als je ook
daadwerkelijk op ieder
willekeurige plaats kunt
werken.”
“Voor de chef of de
manager betekent dit
dat hij of zij de
ondergeschikte die
grotere eigen
verantwoordelijkheid
moet geven, zonder dat
een controle op de inzet
goed mogelijk is.”

“De samenwerking
tussen de drie TU’s is
door alle betrokkenen
als zinvol en prettig
ervaren.”
Aanbesteding 3TU Telecom
Ingrid Bevers (DIZ)
D
e drie technische universiteiten
(verenigd in de federatie 3TU)
maken alle drie gebruik van
dienstverleners op het vlak van mobieleen
vaste telefonie. Eind 2009 lopen de
contracten van de universiteiten voor telefonie
af. De drie universiteiten hebben de
levering gezamenlijk aanbesteed met als
6
doel het sluiten van twee overeenkomsten,
één voor “mobiele telefonie” en één
voor “vaste telefonie”.
D
e binnengekomen offertes zijn
beoordeeld aan de hand van geschiktheids-
en gunningscriteria.
In de gunningscriteria waren zowel prijs
als kwalitatieve aspecten opgenomen.
Het beoordelingsteam bestond uit telecom-
en inkoopdeskundigen van TU Delft,
TU/e en UT.
Na beoordeling op de diverse criteria bleken
de volgende aanbieders de economisch
meest voordelige aanbieding te
hebben gedaan:
Mobiele telefonie : T-Mobile
Vaste telefonie : Tele2 Zakelijk
Het streven is dat de overeenkomsten
met deze partijen zullen ingaan per 1 januari
2010 en eindigen 1 april 2013 met
een verlengingmogelijkheid tot uiterlijk 1
april 2015. De 3 universiteiten sluiten separaat
(in de basis identieke) overeenkomsten
af met de opdrachtnemers. Het
contractmanagement blijft plaatsvinden in
3TU verband.
D
e samenwerking tussen de drie
TU‟s is door alle betrokkenen als
zinvol en prettig ervaren. De samenwerking
tussen inkoop- en materiedeskundigen
is prima verlopen en het elkaar
aanvullen met kennis en ervaring
heeft goed gewerkt. Inhuur van externe
ondersteuning was niet nodig. De aanbesteding
heeft resultaat opgeleverd in zowel
kwalitatieve als financiële zin.
De belangrijkste voordelen:
Vaste telefonie
- Aanzienlijk financieel voordeel en geen
migratiekosten aangezien Tele2 Zakelijk
ook de huidige dienstverlener is.
Mobiele telefonie:
- Financieel voordeel;
- Er kunnen faciliteiten geboden worden
die in de huidige situatie ook beschikbaar
zijn voor vaste telefonie. Dit zorgt
voor de mogelijkheid om in de komende
jaren meer gebruik te gaan maken van
mobiele telefonie in plaats van vaste
telefonie;
- Geen kosten bij onderling bellen, van
mobiel naar mobiel, van mobiel naar
vast en van vast naar mobiel (binnen
eigen TU bij nummers van T-Mobile );
- In het buitenland: eenvoudig kostenmodel,
transparant en geen 'gedoe' met
voorkeurnetwerken.
Actuele tarieven van data t.b.v. smartphones
(eenvoudig model, ongelimiteerde
bundel, kosten beter in grip).
Overige voordelen:
- Voordelen behaald in inkoopproces
(geen drie maar één aanbesteding);
- Gezamenlijk contractmanagement (en
daarmee als 3TU een krachtigere partij
richting leveranciers);
De reeds bestaande samenwerking van
T-Mobile met Tele2 biedt nieuwe mogelijkheden■

Aanbesteding 3TU Telecom. Hoe nu verder?
Alexander van den Hil
H
et huidige simkaartje van Debitel/
KPN in de toestellen wordt binnenkort
vervangen door een simkaartje
van T-Mobile.
Om de informatieverstrekking over deze
“sim-wissel” zo goed mogelijk te laten verlopen
heeft Dienst ICT een belronde gedaan
naar alle bezitters van een abonnement
bij de huidige aanbieder Debitel. In
deze belronde zijn gegevens zoals naam,
TU/e adres en e-mail adres geverifieerd
zodat informatie over het traject en de
nieuwe simkaart bij de juiste persoon terecht
komt. Zodra meer informatie bekend
is over de gang van zaken rondom de
nieuwe abonnementen worden alle abonnementhouders
hiervan op de hoogte gebracht■
Waar houden de ondersteuners van de Dienst ICT
zich zoal mee bezig?
Steven Fritts
E
lke dag komen er tientallen vragen
binnen bij de Servicedesk van de
Dienst ICT in het Laplace gebouw.
In dit artikel willen we u informeren over
enkele opvallende meldingen van de afgelopen
tijd.
B
ij het afdrukken van de kalender
vanuit outlook 2007 wordt alles
klein afgedrukt ondanks dat de dpi
hoger is ingesteld.
Een “fix” van Microsoft brengt de oplossing.
Na installatie van fix nummer
956648 is het mogelijk te printen op de
ingestelde dpi grootte. De fix is te downloaden
via support microsoft.
S
ommige gebruikers kunnen emails,
waarin Chinese of Japanse
tekens voorkomen (in het subject)
niet afdrukken. Er wordt dan een klein
gedeelte van de e-mail afgedrukt en daarna
volgt een foutmelding.
Dit blijkt een lastig probleem en een oplossing
bleek niet eenvoudig te vinden.
7
Daarom is hulp gevraagd van Microsoft
en HP en we hopen binnenkort op een
oplossing.
B
ij het afdrukken van documenten
die gemaakt zijn in de huisstijltool
worden de TU/e logo‟s en beelden
verwijderd uit het document en niet afgedrukt.
Na het terugzetten van een register instelling
voor Word naar de standaard waarde
en her-installatie van de TU/e huisstijltool
werkt alles weer naar behoren, de TU/e
logo’s en beelden worden niet meer verwijderd
uit de betreffende documenten.
H
ulp nodig? Neem contact op met
de Servicedesk van uw dienst of
faculteit■

“Windows 7
wat brengt het ons?”
“Ga vooral zo door.”
8
Nieuwe projecten
Anki Visscher
B
egin november is een werkgroep
van start gegaan om te inventariseren
welke oplossingen er zijn
voor de problemen die we verwachten bij
de uitrol van Windows 7 op de werkplekken
van studenten en medewerkers. De
werkgroep verwacht begin januari gereed
te zijn met de inventarisatie en de oplos-
“Uw mening telt”
Edward Peters (DFEZ)
D
e redactie van dIChTerbij het
NIEUWS stelde enkele schriftelijke
vragen aan Edward Peters.
Wat was in het
afgelopen jaar
voor jou het meest
waardevol in de
samenwerking met
dienst ICT?
Ook het afgelopen
jaar was er vanuit
dienst ICT weer veel aandacht voor collegiaal
overleg.
Welke ontwikkelmogelijkheden zie jij voor
DFEZ en dienst ICT in het bijzonder?
Er is altijd ruimte voor streven naar optimalisatie.
Aanmelden voor dIChTerbij het NIEUWS
Contact, reageren
Meer informatie
singen in kaart te hebben. De werkgroep
is samengesteld uit ICT-beheerders, gebruikersondersteuners
van faculteiten en
de centrale diensten en functioneel beheerders
van de bedrijfssystemen. Vragen
zijn welkom bij de voorzitter van de
werkgroep: Anki Visscher.
D
e harde kant van software.
De werkgroep, bestaande uit ICTcoördinatoren,
de Software Coördinator,
de Manager Windows Infrastructure
Services en Hoofd Algemene Zaken,
bekijkt het proces van aanschaf en afbouw
van licenties. Waar liggen verbeterpunten
op het gebied van financiën, distributie
en voorlichting en hoe kunnen we
die aanpakken? ■
Waar ben je bijzonder trots op als het
gaat om de ontwikkeling van DFEZ onder
jouw leiding?
We zijn gestart in 2009 met een visie- en
ontwikkeltraject DFEZ 2012 dat door de
gehele dienst wordt gedragen.
Welke tip heb je voor dienst ICT?
Ga vooral zo door.
Hoe denk je over het idee van een gemeenschappelijke
Nieuwsbrief van de
centrale diensten voor de TU/e?
Dat vind ik een heel goed idee; moeten
we vooral doen■
: Klik hier
: Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl
: Website TU/e Dienst ICT

Even voorstellen...
Fred Gaasendam
A
l sinds 1993 werk ik
als communicatiemanager
bij onze universiteit,
ik ben dus sinds 1 november
wel nieuw bij de
Dienst ICT, maar bepaald
niet nieuw bij de universiteit.
Na 15 jaar “aan communicatie”
te hebben gedaan, waaronder
het hoofdredacteurschap
“Cursor”, stap ik nu
over naar het aanverwante
en interessante vakgebied
van informatiemanagement.
Als doorgewinterde alfa (gymnasium a,
studie Nederlandse taal- en letterkunde)
heb ik altijd wel een sterke hang naar
techniek gehad. Overigens is
(Nederlandse) taalkunde nog best technisch,
maar dit terzijde. Niets zo leuk als
het in de vrije tijd repareren van oude
radio‟s, auto‟s en computers (technical
engineering). In mijn werk leidde de combinatie
techniek en communicatie altijd tot
het verantwoord schrijven over en uitleggen
van techniek en wetenschap. Dat liep
van het schrijven van journalistieke wetenschapsverhalen
tot het maken van
softwarehandleidingen. Het pendelen tussen
communicatie en techniek leidde na
Geleerd te kijken?
Marijke Nauta
9
mijn studie tot communicatiefuncties
in technische bedrijven,
van energiebedrijf gemeente
Amsterdam tot technische
universiteit. Het bijeffect
van veel bemoeienis in
je functie met personeelsmanagement
en het managen
van werkprocessen maakt
dat je je steeds meer richt op
het realiseren van efficiëntie
en effectiviteit. Dat wil zeggen,
werkprocessen wil je
veranderen en het inzetten
van systemen moet het mensen makkelijker
maken hun werk te doen. Daar komt
vaak net zoveel communicatie bij kijken
als technische kennis van de systemen.
En dan komt informatiemanagement al
snel aan bod. Zeker als het dan gaat om
onder architectuur informatisering en informatievoorziening,
voor zover mogelijk,
op elkaar aan te laten sluiten. De komende
periode ga ik me, met hulp van Cees
du Bois, inwerken in (corporate) informatiemanagement
bij de TU/e. Een taak die
moet zorgen voor een adequate en interactieve
uitwisseling van informatie en systemen.
Een rijke functie waar een deel
van mijn hobby mijn werk mag zijn■
O
p maandag 2 november vond de
voorlopig laatste bijeenkomst
plaats van “Leren kijken naar je-
staan. Belangrijke zaken die o.a. door de
bijeenkomsten “Leren kijken…” vanzelfsprekend
zijn geworden is het hulp vrazelf
met (ver)anderen”. Hoe is “leren kijgen aan je leidinggevende, elkaar inforken…”
ontstaan en waarom wordt er een meren, communiceren is zenden en ont-
pauze ingelast?.
vangen, checken of wat je communiceert
Ik ben hierover in gesprek gegaan met goed aangekomen is.
Anki, Corine, en Alexander de organisatoren
van de bijeenkomsten.
W
aarom een pauze?
Na 4 jaar bijeenkomsten “leren
kijken…” is het besef ontstaan
E
en pauze houdt niet in dat er geen
bijeenkomsten meer worden georganiseerd,
maar het geeft ruimte
om na te denken over waar er binnen de
Dienst behoefte aan is en hoe daar op
dat er in vier jaar tijd veel gerealiseerd is. ingespeeld kan worden.
Het is goed om bij dat moment stil te ►
“Hoe een doorgewinterde
Alpha bij Dienst ICT
zijn draai vindt.”
“Geleerd:
Hulp vragen aan je
leidinggevende…………
checken of wat je communiceert
goed aangekomen
is.”

“Om echt te kijken naar
jezelf heb je anderen
nodig.”
10
►
Hoe ontstaan?
Na de heisessie Service Management
van 4 jaar geleden bleven er een aantal
cases liggen. Besloten werd een terugkom
bijeenkomst te organiseren. Tijdens
deze bijeenkomst werd het idee geboren
vaker bij elkaar te komen om cases door
te nemen en ervaringen uit te wisselen.
Dit was de start van “Leren kijken….”.
Idee daarbij is dat om echt te kijken naar
jezelf je anderen nodig hebt.
De “Leren kijken….” bijeenkomsten werden
druk bezocht. In eerste instantie leidde
Ronald Waterham de bijeenkomsten,
en leidde hij Anki, Roland (inmiddels uit
dienst), Alexander en Corine op om hier
zelfstandig mee verder te gaan.
A
nki, Alexander en Corine hebben
veel plezier beleefd aan het organiseren
van de bijeenkomsten.
Corine vertelt dat er aan een bijeenkomst
een heel proces vooraf gaat.
Er komen allerlei ideeën op tafel. Deze
ideeën worden vervolgens aan Ronald
Colofon
voorgelegd, het kan gebeuren dat er dan
vervolgens iets totaal anders op tafel
komt en het gebeurt dat Ronald er niks
meer aan toe te voegen heeft. Het organiseren
ging gepaard met veel humor.
E
en bijeenkomst die zowel Alexander
als Anki goed is bijgebleven is
de bijeenkomst waarin de opdracht
was anders te kijken naar de Campus.
Tijdens deze bijeenkomst gingen de deelnemers
in groepjes op bezoek bij verschillende
onderdelen of verschillende plaatsen
op de Campus. De ontvangst bij andere
onderdelen van de TU/e was hartelijk
en men was erg geïnteresseerd. Daarnaast
kregen de deelnemers een andere
kijk op de Campus en dus ook een andere
kijk op het bedrijf waarvoor je werkt.
Concluderend kan je zeggen:
Geleerd te kijken? Geleerd te kijken!
■
Uitgever : Dienst ICT Ronald Waterham
Redactieraad : Rinus van Weert, Jos Coenen, Marian de Vaan,
Henk van de Langenberg, Corine Spoor
Eindredactie : Cees du Bois
Kopij coördinator : Anki Visscher
Productie, distributie : Secretariaat Dienst ICT
Adviseurs : Marcel van Buijtenen, Fred Gaasendam
Verslaggevers : Alle medewerkers van de Dienst ICT
Vertalingen : Erik Geelen

“Co-creatie, een mooie
manier om verbinding te
maken tussen dagelijkse
ICT-praktijk en de
ontwikkeling van ICTdiensten
over langere
termijn samen met de
gebruikers van ICT.”
12
Co-creatie schept ICT - Beleidsplan 2010-2014
Anki Visscher
B
urgers inschakelen
bij het maken van
beleidsplannen is
tegenwoordig heel gewoon.
Een mooi woord
voor deze samenwerking
is co-creatie. Dienst ICT kan natuurlijk
niet achterblijven bij deze ontwikkeling.
Zo ontstond op de heidag van ICTcoördinatoren
en Managementleden, in
januari 2009, het idee om het nieuwe
meerjarenbeleidsplan samen vorm en
inhoud te geven. Over het wie, wat en
hoe in dit proces voeren Henk Boom,
Coördinator Industrial Design, Cees du
Bois, Informatiemanager en schrijver van
het beleidsplan en Ronald Waterham,
Directeur dienst ICT een levendig gesprek.
Ik mag getuige zijn.
I
n voorgaande jaren werd het beleidsplan
geschreven na gesprekken met
belangrijke adviseurs van het College
van Bestuur in de faculteiten. Regulier
overleg met stakeholders op die momenten
die noodzakelijk zijn, is vandaag de
dag heel gewoon. Om een breed beeld
van de functionele wensen te krijgen en
de manier waarop men deze wensen
graag gerealiseerd wil zien, op strategisch
en tactisch gebied, werden ook gesprekken
gevoerd met onderzoekers/
eindgebruikers van ICT-diensten. Bij de
faculteit ID voldoet de basis ICTdienstverlening
in grote lijnen aan de behoeften.
Volgens Henk Boom is ICTfunctionaliteit
iets dat hij als het ware uit
de “Cloud” haalt. Het is er gewoon en hij
heeft geen zorgen over het beheer van de
onderliggende hardware en systemen.
D e interviewrondes bij de faculteiten
leverde lijstjes met een variëteit
aan wensen op, volgens Cees
du Bois de ingrediënten voor het ICTwerkplan.
De manier waarop de oplossingen
voor de gemeenschappelijke wensen
gecreëerd worden, vormen de basis voor
het ICT-beleidsplan. Aangevuld met de
paragraaf over beleid op het gebied van
Informatie Management vormt dat het
nieuwe meerjaren ICT-beleidsplan 2010-
2014. In het voorjaar 2010 zal dit plan het
licht zien.
Co-creatie, een mooie manier om verbinding
te maken tussen dagelijkse ICTpraktijk
en de ontwikkeling van ICTdiensten
over langere termijn samen met
de gebruikers van ICT■

Column
Een en Nul
1989. Typiste staart geruime tijd naar
het scherm van haar fonkelnieuwe IBM
PS2. Net ingeruild voor de oude, vertrouwde
typemachine. Na een tijdje trekt
ze resoluut alle stekkers uit de computer,
neemt de stalen doos onder haar
arm en loopt naar de afdeling Automatisering.
“Alsjeblieft”, zegt ze daar aangekomen
tegen de baliemedewerker, “hier
is de computer. Ik heb dus die brief getikt,
maar ik krijg die er niet uit. Schudden
helpt niet, kijk maar.”
Hilarische verhalen uit de begintijd van
de personal computer. Bij elke ICTafdeling
gaan ze rond. Mensen leren op
een aantal manieren, een daarvan is dat
ze met hun oude ervaringen nieuwe ontwikkelingen
te lijf gaan. Dat gaat nogal
eens mis, getuige bovenstaande voorbeeld.
Begrips- en spraakverwarring
alom. “Wil je even deze diskette kopiëren?”
Resultaat: een velletje papier met
daarop het plaatje van de diskette.
Anno 1989 waren deze medewerkers
bezig met een bepaalde vorm van Nieuw
13
Werken. De typemachine ging de deur uit,
floppies waren geen 45-toerensingles,
grote verwarring kortom in de kantooromgeving.
Twintig jaar later staat er eenzelfde verandering
voor de deur, alleen veel groter.
Met het Nieuwe Werken kan de auto de
deur uit, worden “thuis” en “werk” schuivende
panelen, begin je om acht uur ‟s
avonds met werken, of om zes uur ‟s ochtends,
grote verwarring kortom in de kantooromgeving
(en thuis).
De techniek is er allang klaar voor, de
mens echter nog niet, net als in ‟89. Tussen
de IC‟s gaan de stroompjes vlekkeloos
van nul naar een, maar tussen de
oren gaan de stroompjes analoog en is de
uitkomst niet voorspelbaar.
Waar zal de doorbraak plaatsvinden?
Wanneer zal de weegschaal definitief
doorslaan van oud naar Nieuw Werken?
Met de net gerealiseerde DLWO legt de
TU/e een hoop gewicht in de schaal.
What‟s next? Welke laan zullen we in de
toekomst volgen?■

“Windows 7
what lies ahead?”
14
What do supporters at the ICT Service do?
Steven Fritts
D
ozens of questions reach the ICT
Service‟s Service Desk in Laplace
Building each day. In this article
we inform you about a number of noteworthy
recent problem reports.
W
hen printing calendar from Outlook
2007 everything is printed
small even though dpi has been
set at higher level.
A Microsoft “fix” offers the solution. After
installation of fix number 956648 prints
may be made at dpi size which was set.
The fix may be downloaded via Support
Microsoft.
S
ome users cannot print e-mails
containing Chinese or Japanese
symbols (in subject). A small portion
of the e-mail is printed, followed by a
failure message.
This has proven to be a tough nut to
crack. Therefore we have requested help
from Microsoft and HP, and we hope to
come up with a solution soon.
New Projects
Anki Visscher
A
working group began in early November
to compile a list of solutions
for problems which we expect
to encounter while rolling out Windows7
at students‟ and staff members‟ work
places. The working group expects to finish
this list in early January. The working
group consists of ICT managers, user
supporters from faculties and central ser-
W
hen printing documents compiled
in TU/e corporate style
tool, TU/e logos and images are
deleted from the documents and not
printed.
After resetting a registry setting for Word
to the regular value and re-installing the
TU/e corporate style tool everything will
function properly again, TU/e logos and
images are no longer deleted from documents.
N
eed help? Contact the Service
Desk at your service or department■
vices, and functional corporate systems
managers. Please direct any questions to
the working group coordinator: Anki Visscher.
T he hard side of software.
The working group, consisting of
ICT coordinators, the Software Coordinator,
the Manager Windows Infrastructure
Services and the Head of General
Affairs, will review the process from
purchase to the termination of licenses.
Where may improvements be made in
relation to finance, distribution and information,
and how do we tackle these?■

◄
Archiving is something. But does anybody
realize that through his own PC and/or
notebook he has become archivist of his
own mail? Who trained for that?
Therefore, the ICT Service is to begin a
campaign “Learn to archive your mail”.
Look out for this in 2010!
Software Licentie News
Anki Visscher
D
uring the past months new versions
have become available of:
Anti Spyware
software Norman
Ad-Aware
8.1.1.
Norman Ad-
Aware provides
protection
against undesired
intruders
as Spyware, Data-Mining and agressive
advertising. It may be used as an addition
to anti-virus software. This version is suit-
Tender 3TU Telecom. How to go further?
Alexander van den Hil
T
he current SIM cards from Debitel/
KPN will soon be replaced by
T-Mobile SIM cards.
To make this “SIM change” take place as
smoothly as possible, the ICT service
made a series of phone calls to all holders
of subscriptions with the current provider
Debitel.
Data as names, TU/e addresses and email
addresses were verified to ensure
that information about the procedure and
the new SIM cards would reach the right
people.
As soon as more information about procedures
concerning new subscriptions is
available, this will be passed on to all subscription
holders■
15
Members of the E-mail archiving Working
Group: Henk Boom (fac. ID), Peter Kerkhofs
and Henk van de Langenberg (both
from the ICT Service), Johan van Langenhove
(fac. ST), Rinus van Weert (fac. E),
Han Verbiesen (Fac. ST), coördinator.
Contact the coördinator for more information■
able for Windows 2000/XP/Vista.
S
PSS, now called PASW Statistics
18. PASW Statistics 18 (formerly
named SPSS Statistics) is an extensive
package for analyzing data. SPSS
can read data from virtually any file format
and use these to generate tables and
graphs of distributions or trends, for descriptive
statistics and for statistical analysis.
This version is suitable for Windows
XP, Windows VISTA and Windows 7. After
expiry, no new codes will be provided
for versions 15 and 16■
“When it comes to
e-mail archiving, this
means information on
how to use available
tools the best way
possible.”

V o l u m e 0 2 , n u m b e r 0 3 D e c e m b e r 2 0 0 9
In this edition:
16
15
15
14
14
13
12
11
9
9
8
8
7
7
6
5
4
4
3
2
1
E-mail archiving
Han Verbiesen
Mailbox jam, and who’s the blame …
O
ne of the main activities of the ICT
Service is
keeping people
informed. When it
comes to e-mail
archiving, this means
information on how to
use available tools the
best way possible.
A university-wide working
Group was formed
within the ICT Service
early in 2009. A number
of recommendations
were made, based
partly on the results of a survey. In the
course of 2010, we will hold a special
campaign to show you how best to organize
your e-mail archive.
F
acts and questions concerning e
-mail use
TU/e mailboxes are currently of
limited size, 250 Mb on average. We
know that within TU/e so-called Personal
Folder Tables or PSTs are often used for
mail archiving.
To get a better idea of the extent of these
personal folders at TU/e, measurements
have been taken on servers and at work
places. Approximately 500 gigabyte (0,5
Terabyte) were found to be held in per-
Registration for dIChTerbij het NIEUWS
Contact, react
More information
sonal folders at work places and on servers
at an average department.
I
n the past years, the
ICT Service received
many requests for expansion
of mailbox capacity
for students and staff.
This required further research.
The purpose of the
electronic survey was to
gain
insight in e-mail use on the
campus.
The questions were
roughly as follows:
- How do our students and staff keepmail?
After all, our mailboxes are not of
unlimited capacity?
- How much mail do we archive?
- Do our staff and students ever lose
mail?
- How much time on average do we
spend on archiving e-mail? (e-mail archiving
user-friendliness).
Conclusions/advice
The most clear conclusion in general is:
one must not wish to expand one‟s mailbox
for the sake of expansion as such.
That this is so obvious is mainly because
we appear to be unable to handle “Mail
Archive” in the correct way. ►
: Click here
: Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl
: Website TU/e Dienst ICT