Regeling gesprekscyclus (jaargesprekken en ...
Regeling gesprekscyclus (jaargesprekken en ... Regeling gesprekscyclus (jaargesprekken en ...
Nummer: 11.0006848 Versie: 1.0. Regeling gesprekscyclus (jaargesprekken en beoordelingsgesprekken) Vastgesteld door het DB d.d. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2012 doc.: pz_alle/Regelingen/Gesprekscyclus
- Page 2 and 3: 1. Inleiding 1.1. Doel en opbouw De
- Page 4 and 5: eoordelingsgesprek aangesproken. Da
- Page 6: Routing gehanteerde gespreksformuli
Nummer: 11.0006848<br />
Versie: 1.0.<br />
<strong>Regeling</strong> <strong>gesprekscyclus</strong><br />
(<strong>jaargesprekk<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> beoordelingsgesprekk<strong>en</strong>)<br />
Vastgesteld door het DB d.d.<br />
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2012<br />
doc.: pz_alle/<strong>Regeling</strong><strong>en</strong>/Gesprekscyclus
1. Inleiding<br />
1.1. Doel <strong>en</strong> opbouw<br />
De communicatie tuss<strong>en</strong> leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong> <strong>en</strong> medewerkers over het functioner<strong>en</strong> van de medewerker (<strong>en</strong><br />
leidinggev<strong>en</strong>de) is van groot belang voor het stimuler<strong>en</strong>, motiver<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontwikkel<strong>en</strong> van medewerkers.<br />
E<strong>en</strong> <strong>gesprekscyclus</strong> structureert deze communicatie. De <strong>gesprekscyclus</strong> helpt zo het gewest Gooi <strong>en</strong><br />
Vechtstreek om te blijv<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> aan de eis<strong>en</strong> die aan de organisatie word<strong>en</strong> gesteld.<br />
Het systeem van functioner<strong>en</strong> <strong>en</strong> beoordel<strong>en</strong> is binn<strong>en</strong> het gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek gebaseerd op het<br />
actuele functieboek <strong>en</strong> op het instrum<strong>en</strong>t compet<strong>en</strong>tiemanagem<strong>en</strong>t dat in 2011 is ontwikkeld <strong>en</strong><br />
geïmplem<strong>en</strong>teerd.<br />
Er is bij de <strong>gesprekscyclus</strong> gekoz<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> combinatie van <strong>jaargesprekk<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
beoordelingsgesprekk<strong>en</strong>. De <strong>gesprekscyclus</strong> kan als volgt word<strong>en</strong> weergegev<strong>en</strong>:<br />
Pagina 2 van 6
1.2. Inhoud van de gesprekk<strong>en</strong><br />
1. Jaargesprek<br />
Frequ<strong>en</strong>tie: 1x per jaar (in te plann<strong>en</strong> halverwege het jaar, bij voorkeur in mei/juni).<br />
Doel: Gesprek op basis van gelijkwaardigheid over de voortgang. Het gesprek richt zich vooral op de<br />
begeleiding van de medewerker in zijn ontwikkeling. Het gesprek heeft ge<strong>en</strong> rechtspositionele<br />
consequ<strong>en</strong>ties.<br />
Onderwerp<strong>en</strong>:<br />
1. (Tuss<strong>en</strong>tijds) besprek<strong>en</strong> van de voortgang<br />
2. Ev<strong>en</strong>tueel bijstur<strong>en</strong><br />
3. Ontwikkeling <strong>en</strong> loopbaan (opleidingsw<strong>en</strong>s<strong>en</strong>, loopbaanmogelijkhed<strong>en</strong>)<br />
In het gesprek wordt teruggekek<strong>en</strong> op gemaakte afsprak<strong>en</strong> in het beoordelingsgesprek, zowel over het<br />
WAT (de bereikte resultat<strong>en</strong>) als over het HOE (de compet<strong>en</strong>ties). In onderstaande tabel staat vermeld<br />
wat als input voor de gesprekk<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t:<br />
Het staat de leidinggev<strong>en</strong>de <strong>en</strong> de medewerker altijd vrij om meerdere <strong>jaargesprekk<strong>en</strong></strong> per jaar te houd<strong>en</strong><br />
om de voortgang met elkaar te evaluer<strong>en</strong>.<br />
Besprek<strong>en</strong> van de voortgang<br />
van:<br />
‘WAT’ (welk concreet resultaat<br />
moet er word<strong>en</strong> geleverd door de<br />
medewerker in de functie om e<strong>en</strong><br />
bijdrage te lever<strong>en</strong> aan het<br />
resultaat van de organisatie?)<br />
’HOE‘ (op welke wijze word<strong>en</strong> de<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> in de functie<br />
uitgevoerd?)<br />
2. Beoordelingsgesprek<br />
Aan de hand van:<br />
Persoonlijke afsprak<strong>en</strong> over concrete<br />
doelstelling<strong>en</strong>/resultat<strong>en</strong>.<br />
Doelstelling<strong>en</strong>/resultat<strong>en</strong> zijn afgeleid uit de tak<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
resultat<strong>en</strong> zoals g<strong>en</strong>oemd in de functiebeschrijving <strong>en</strong>/of in<br />
organisatie- of afdelingsplann<strong>en</strong> <strong>en</strong> word<strong>en</strong> vastgelegd tijd<strong>en</strong>s<br />
het voorgaande beoordelingsgesprek op het<br />
gespreksformulier.<br />
Persoonlijke afsprak<strong>en</strong> over de inzet van compet<strong>en</strong>ties, op<br />
basis van het compet<strong>en</strong>tieprofiel zoals g<strong>en</strong>oemd in de<br />
functiebeschrijving <strong>en</strong> word<strong>en</strong> vastgelegd tijd<strong>en</strong>s het<br />
voorgaande beoordelingsgesprek op het gespreksformulier<br />
Frequ<strong>en</strong>tie: 1x per jaar (in te plann<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> het einde van het jaar, bij voorkeur oktober / november).<br />
Doel: toewerk<strong>en</strong> naar feitelijke beoordeling door de leidinggev<strong>en</strong>de 1 over het functioner<strong>en</strong> van de<br />
medewerker.<br />
Onderwerp<strong>en</strong>:<br />
- terugkijk<strong>en</strong> op gemaakte afsprak<strong>en</strong> zoals gemaakt in het voorgaande beoordelingsgesprek<br />
<strong>en</strong> formuler<strong>en</strong> van leerpunt<strong>en</strong> voor het kom<strong>en</strong>de jaar<br />
- feitelijke beoordeling op basis van de bereikte resultat<strong>en</strong> (WAT)<br />
- medewerker <strong>en</strong> leidinggev<strong>en</strong>de mak<strong>en</strong> nieuwe afsprak<strong>en</strong> over te bereik<strong>en</strong> resultat<strong>en</strong> (het<br />
‘WAT’ van de functie) die besprok<strong>en</strong> word<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s het eerstvolg<strong>en</strong>de jaargesprek. Deze<br />
afsprak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> afgeleid uit organisatiedoelstelling<strong>en</strong> <strong>en</strong> uit de resultaatgebied<strong>en</strong> uit de<br />
functiebeschrijving. Daarnaast kunn<strong>en</strong> ook concrete persoonlijke doelstelling<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
geformuleerd. Op de resultat<strong>en</strong> wordt de medewerker gedur<strong>en</strong>de het volg<strong>en</strong>de<br />
1 In deze <strong>Regeling</strong> <strong>gesprekscyclus</strong> di<strong>en</strong>t bij beoordeling van de algeme<strong>en</strong> directeur/secretaris de<br />
voorzitter van het ‘dagelijks bestuur’ te word<strong>en</strong> gelez<strong>en</strong> voor het woord ‘leidinggev<strong>en</strong>de’.<br />
Pagina 3 van 6
eoordelingsgesprek aangesprok<strong>en</strong>. Daarnaast word<strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong> gemaakt over welk<br />
gedrag, vaardighed<strong>en</strong> <strong>en</strong> k<strong>en</strong>nis (compet<strong>en</strong>ties) de medewerker di<strong>en</strong>t in te zett<strong>en</strong> om deze<br />
resultat<strong>en</strong> te bereik<strong>en</strong> (het ‘HOE’ van de functie).<br />
Uit de beoordeling kunn<strong>en</strong> rechtspositionele consequ<strong>en</strong>ties voor de medewerker volg<strong>en</strong>, zoals<br />
bijvoorbeeld:<br />
- vaste aanstelling of ontslag;<br />
- wel of niet bevorder<strong>en</strong>;<br />
- e<strong>en</strong> gratificatie of niet;<br />
- extra periodiek of niet;<br />
- onthouding van periodiek.<br />
(zie de bij de "regeling personeelsvoorstell<strong>en</strong>" (5/93/1023/b) behor<strong>en</strong>de richtlijn<strong>en</strong> voor de volledige<br />
opsomming van rechtspositionele consequ<strong>en</strong>ties <strong>en</strong> voor de toepassing van beloningsinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.)<br />
De jaarlijkse periodieke verhoging wordt verle<strong>en</strong>d bij normale functievervulling, hetge<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>t dat<br />
geacht wordt dat de medewerker zijn functie in overweg<strong>en</strong>de mate voldo<strong>en</strong>de vervult, <strong>en</strong> wanneer het<br />
maximum van de schaal nog niet is bereikt. De normale functievervulling di<strong>en</strong>t te blijk<strong>en</strong> uit het resultaat<br />
van e<strong>en</strong> beoordelingsgesprek <strong>en</strong> wordt derhalve gegev<strong>en</strong> zonder voorstel op grond van e<strong>en</strong><br />
personeelsbeoordeling.<br />
De rol van leidinggev<strong>en</strong>de <strong>en</strong> personeelsadviseur<br />
De verantwoordelijkheid van het voer<strong>en</strong> van de gesprekk<strong>en</strong> ligt bij de leidinggev<strong>en</strong>de. Desgew<strong>en</strong>st door<br />
e<strong>en</strong> van de partij<strong>en</strong> kan e<strong>en</strong> personeelsadviseur de gesprekk<strong>en</strong> bijwon<strong>en</strong>.<br />
2. Inhoud van de regeling<br />
De regeling bestaat uit de volg<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong>:<br />
a. de procedure <strong>gesprekscyclus</strong>, inclusief voorbereiding op de gesprekk<strong>en</strong> <strong>en</strong> routing gespreksformulier;<br />
b. gespreksformulier gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek;<br />
Ad a. De procedure <strong>gesprekscyclus</strong><br />
De procedure <strong>gesprekscyclus</strong><br />
Voorbereiding op de gesprekk<strong>en</strong><br />
1. De leidinggev<strong>en</strong>de maakt elk jaar (bij voorkeur aan het begin van het jaar, bijvoorbeeld<br />
januari/februari) e<strong>en</strong> gespreksplanning waarin alle te houd<strong>en</strong> gesprekk<strong>en</strong> met medewerkers<br />
word<strong>en</strong> ingepland <strong>en</strong> gecommuniceerd met de medewerkers. Wanneer e<strong>en</strong> gesprek ge<strong>en</strong><br />
doorgang kan vind<strong>en</strong>, wordt direct <strong>en</strong> op korte termijn (maximaal 4 wek<strong>en</strong> na de oorspronkelijke<br />
datum) e<strong>en</strong> nieuwe afspraak gepland.<br />
2. In de MT’s wordt minimaal 1x per jaar de planning <strong>en</strong> voortgang van de gesprekk<strong>en</strong> geëvalueerd.<br />
3. Medewerkers krijg<strong>en</strong> minimaal 2 wek<strong>en</strong> voorafgaand aan e<strong>en</strong> gesprek het gespreksformulier<br />
toegestuurd, ev<strong>en</strong>als e<strong>en</strong> korte toelichting op het doel van het gesprek (zoals opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in de<br />
inleiding van deze regeling), zodat zij zich op het gesprek kunn<strong>en</strong> voorbereid<strong>en</strong>.<br />
Pagina 4 van 6
Jaargesprek<br />
1. De leidinggev<strong>en</strong>de houdt t<strong>en</strong>minste éénmaal per jaar (bij voorkeur mei/juni) met zijn medewerker<br />
e<strong>en</strong> jaargesprek. Dit gesprek wordt aan het begin van elk kal<strong>en</strong>derjaar ingepland <strong>en</strong> aan de<br />
medewerker gecommuniceerd.<br />
2. De leidinggev<strong>en</strong>de nodigt de medewerker minimaal 2 wek<strong>en</strong> van te vor<strong>en</strong> uit. Zo kan de<br />
medewerker zich op het op<strong>en</strong> gesprek voorbereid<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of nad<strong>en</strong>k<strong>en</strong> over zak<strong>en</strong> die van direct of<br />
indirect belang zijn bij het eig<strong>en</strong> functioner<strong>en</strong>.<br />
3. De leidinggev<strong>en</strong>de vormt zich e<strong>en</strong> indruk over het functioner<strong>en</strong> van de medewerker aan de hand<br />
van de functiebeschrijving, het compet<strong>en</strong>tieprofiel <strong>en</strong> het gespreksformulier.<br />
4. De leidinggev<strong>en</strong>de houdt met de medewerker het jaargesprek, waarbij het “Gespreksformulier<br />
gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek” wordt gehanteerd. Vervolg<strong>en</strong>s spreekt hij zijn indruk uit over het<br />
functioner<strong>en</strong>. Hij kan zijn indruk bijstell<strong>en</strong>, indi<strong>en</strong> de reactie(s) van de medewerker daartoe<br />
aanleiding geeft.<br />
5. De leidinggev<strong>en</strong>de maakt in het gespreksformulier verslag op van het gesprek (zie routing<br />
gehanteerde gespreksformulier<strong>en</strong>, artikel 13-16 van deze regeling).<br />
6. Buit<strong>en</strong> het jaarlijkse jaargesprek kan de leidinggev<strong>en</strong>de of de medewerker meer gesprekk<strong>en</strong><br />
aanvrag<strong>en</strong> om de voortgang van het functioner<strong>en</strong> te evaluer<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> daar behoefte aan bestaat bij<br />
één der partij<strong>en</strong>.<br />
Beoordelingsgesprek<br />
7. De leidinggev<strong>en</strong>de houdt éénmaal per jaar (bij voorkeur oktober/november) met zijn medewerker<br />
e<strong>en</strong> beoordelingsgesprek. Dit gesprek wordt aan het begin van elk kal<strong>en</strong>derjaar ingepland <strong>en</strong> aan<br />
de medewerker gecommuniceerd. Bij het beoordelingsgesprek wordt het “Gespreksformulier<br />
gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek” gehanteerd.<br />
8. De leidinggev<strong>en</strong>de vormt zich e<strong>en</strong> oordeel over het functioner<strong>en</strong> van de medewerker aan de hand<br />
van de functiebeschrijving <strong>en</strong> het gespreksformulier.<br />
9. De leidinggev<strong>en</strong>de houdt met de medewerker het beoordelingsgesprek, waarbij het<br />
“Gespreksformulier gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek” wordt gehanteerd. Vervolg<strong>en</strong>s spreekt hij zijn<br />
oordeel uit over het functioner<strong>en</strong>.<br />
10. De leidinggev<strong>en</strong>de <strong>en</strong> de medewerker mak<strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong> over te behal<strong>en</strong> resultat<strong>en</strong> voor het<br />
kom<strong>en</strong>de jaar <strong>en</strong> over compet<strong>en</strong>ties.<br />
11. De leidinggev<strong>en</strong>de maakt in het gespreksformulier verslag op van het gesprek <strong>en</strong> legt de gemaakte<br />
afsprak<strong>en</strong> vast (zie routing gehanteerde gespreksformulier<strong>en</strong>).<br />
Disfunctioner<strong>en</strong> bij vaste aanstelling<br />
12. Indi<strong>en</strong> sprake is van slecht functioner<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> medewerker met e<strong>en</strong> vaste aanstelling, kan<br />
word<strong>en</strong> afgewek<strong>en</strong> van de normale gesprekstermijn<strong>en</strong> met de bedoeling na e<strong>en</strong> af te sprek<strong>en</strong><br />
periode (na 3 tot 6 maand<strong>en</strong>) het functioner<strong>en</strong> van de medewerker opnieuw te evaluer<strong>en</strong>.<br />
Pagina 5 van 6
Routing gehanteerde gespreksformulier<strong>en</strong><br />
Van belang is de vastlegging van de beoordeling aangezi<strong>en</strong> de beoordeling de basis vormt voor<br />
rechtspositionele beslissing<strong>en</strong>.<br />
13a. De leidinggev<strong>en</strong>de maakt binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> week het verslag van het gesprek op in het<br />
“Gespreksformulier gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek” <strong>en</strong> stuurt dit aan de medewerker. Binn<strong>en</strong> 2 wek<strong>en</strong><br />
na het gesprek wordt het verslag door beide partij<strong>en</strong> ondertek<strong>en</strong>d.<br />
13b. Indi<strong>en</strong> de medewerker het niet e<strong>en</strong>s is met de beoordeling:<br />
- de leidinggev<strong>en</strong>de bespreekt de beoordeling opnieuw. Indi<strong>en</strong> gew<strong>en</strong>st door e<strong>en</strong> van beide<br />
partij<strong>en</strong> kan e<strong>en</strong> personeelsadviseur e<strong>en</strong> begeleid<strong>en</strong>de rol vervull<strong>en</strong>.<br />
- indi<strong>en</strong> tot overe<strong>en</strong>stemming wordt gekom<strong>en</strong> (incl. ev<strong>en</strong>tuele wijziging van het<br />
beoordelingsresultaat) wordt de beoordeling door beide partij<strong>en</strong> getek<strong>en</strong>d (leidinggev<strong>en</strong>de voor<br />
akkoord, medewerker voor gezi<strong>en</strong>).<br />
13c. Desgew<strong>en</strong>st kan de medewerker verzoek<strong>en</strong> aan het gesprekformulier toe te voeg<strong>en</strong> op welke<br />
punt<strong>en</strong> <strong>en</strong> waarom de medewerker het niet e<strong>en</strong>s is met de inhoud van het gespreksformulier.<br />
13d. Bij weigering tot ondertek<strong>en</strong>ing stuurt de leidinggev<strong>en</strong>de de medewerker e<strong>en</strong> brief waarin de<br />
ontvangst van het gespreksformulier wordt bevestigd.<br />
14. De medewerker krijgt e<strong>en</strong> afschrift van het verslag van alle gesprekk<strong>en</strong> van de leidinggev<strong>en</strong>de.<br />
15. De ingevulde <strong>en</strong> getek<strong>en</strong>de gespreksformulier<strong>en</strong> word<strong>en</strong> naar P&O gezond<strong>en</strong> <strong>en</strong> door DIV<br />
opgeborg<strong>en</strong> in het personeelsdossier van de medewerker.<br />
16. Gespreksformulier<strong>en</strong> in de personeelsdossiers die ouder zijn dan 5 jaar word<strong>en</strong> vernietigd, t<strong>en</strong>zij<br />
dit het laatst opgemaakte gespreksformulier is.<br />
Ad b. gespreksformulier gewest Gooi <strong>en</strong> Vechtstreek<br />
Zie bijlage 11.0009926 (formulier wat gebruikt wordt na instemming op deze regeling).<br />
Pagina 6 van 6