Adresetiketten in Word XP (2003) met bestaande database (in Word ...

1. Uitgangspunten:
Adresetiketten in Word XP (2003) met bestaande database (in Word of Excel)
• Gebruik van Windows XP en Microsoft Office XP (respectievelijk Word XP), versie 2003
• In deze procedure wordt gebruik gemaakt van een database (gegevensbestand) die in Word (of in Excel) als een tabel reeds is aangemaakt, de
bestandsnaam hiervan is db_prive (zie tabel hieronder)
Achternaam Voorl Tusvg Adres Postcode Plaats Tel (thuis) Verj cal Titel FVK
Z
Berg A.G. van der Lindelaan 4 7312 ZX Apeldoorn 055-3551234 Jun 06 heer F
Cornelissen H. Dorpstraat 45 4834 DG Emmen 0554-564876 Jun 15 heer K
Grind M. van der Dorpstraat 12 1034 DF Geleen 0123-456789 --- mevrouw Z
Jansen J. Operaplein 34 8186 ER Epe 0578-125689 Mrt 12 heer F
Verheul P. Rijnstraat 56 1265 GH Heerlen 044-6785346 Aug 30 mevrouw V
Deze database is opgeslagen in de map “Mijn documenten”, submap “DB_PRIVE”.
In de database is een kolom opgenomen met als kop “Code FVKZ”. Hierdoor kan een selectie gemaakt worden met behulp van een bepaalde
letterkeuze. Deze letters staan voor: F=Familie, V=Vrienden, K=Kennissen, Z=Zakelijk
N.B. 1. Een verjaardagslijst is te maken door de kolom Verj cal oplopend te sorteren, de niet van belang zijnde kolommen te verwijderen en de
lijst af te drukken. Sla de nu ontstane tabel NIET MET DESZELFDE BESTANDSNAAM op want dan zijn een aantal gegevens
verdwenen
2. Een telefoonlijst wordt op ongeveer dezelfde manier gemaakt als de verjaardagslijst, maar dan oplopend sorteren op Achternaam
2. De eerste keer:
• Start Word, neem een nieuw vel, klik op Extra, Brieven en verzendlijsten, klik op Wizard Afdruk samenvoegen
• Er verschijnt rechts van het scherm een venster met een Stappenplan van 6 stappen
• Stap 1: Stip Etiketten aan, klik op volgende (onderaan)
• Stap 2: Opties, kies het juiste etiket (bv. Avery J8160 met 3 kolommen en 7 rijen, zonodig aanpassen en/of zelf een etiket definiëren), OK, klik
op volgende
D. van Hunnik 22-10-2006 Pagina 1 van 3

Adresetiketten in Word XP (2003) met bestaande database (in Word of Excel)
• Stap 3: Adressen selecteren, klik op Bladeren (ga naar de map “Mijn documenten”, submap “DB_PRIVE”), selecteer de database db_prive en
klik op Openen, kies daarna één van de volgende drie mogelijkheden:
Alles selecteren, klik op OK, klik op volgende
Bepaalde adressen selecteren (alles wissen, gewenste adressen aanvinken), klik op OK, klik op volgende
Een filter toepassen (we willen bijvoorbeeld alleen de familieleden selecteren, klik daartoe op de zwarte pijl bij de kolomkop Code
FVKZ, selecteer en klik F), klik op OK, klik op volgende
• Stap 4: Klik op Meer items, voeg de gewenste velden in van de database db_prive (Voorl, Tusvg, Achternaam, Adres, Postcode, Plaats), klik
op Sluiten
• Corrigeer het eerste etiket (links bovenaan) voor wat betreft de veldposities ( klik tussen en en geef daar één spatie, klik
tussen en en geef daar één spatie, klik achter en geef daar enter, klik achter en geef daar
enter, klik tussen en en geef daar twee spaties
• Klik in het stappenplan rechts van het scherm op Alle etiketten bijwerken
Sla nu dit etikettenvel op in de map “Mijn documeneten”, submap “DB_PRIVE” onder de naam: etimodel_db_prive
Klik op volgende (zie hieronder de eerste rij van het etimodel)
• Stap 5: Op het scherm is het eerste etikettenvel te zien, zonodig kunnen nog wijzigingen aangebracht worden, klik op volgende
• Stap 6: Alle etikettenvellen zijn nu aangemaakt, klik op Afdrukken
• De printer drukt alle etiketten af (zie hieronder de eerste rij van de adresetiketten)
D. van Hunnik 22-10-2006 Pagina 2 van 3

3. De volgende keren:
Adresetiketten in Word XP (2003) met bestaande database (in Word of Excel)
Omdat we nu beschikken over het etikettenmodel van de database db_prive, kunnen we veel sneller het afdrukken van de adresetiketten
realiseren. Een en ander gaat dan als volgt:
• Start Word met een leeg vel
• Ga naar de map “Mijn documenten”, submap “DB_PRIVE” en selecteer en open etimodel_db_prive
• Klik op Extra, ga naar Brieven en verzendlijsten, klik op Wizard Afdruk samenvoegen
• We bevinden ons in stap 3 van het Stappenplan, rechts bovenaan is een stip aangebracht bij Bestaande lijst gebruiken (als later blijkt dat niet
het goede gegevensbestand getoond wordt, moet naar stap 3 terug gegaan worden en “Een andere lijst selecteren” gekozen worden en
db_prive geopend worden), klik op volgende
• Klik bij stap 4 op volgende
• Klik zo nodig bij stap 5 op Adreslijst bewerken om daar de gewenste adressen te selecteren of te filteren (zie boven bij de drie
keuzemogelijkheden), klik op OK, klik op volgende
• Klik bij stap 6 op Afdrukken
• De printer drukt alle etiketten af
D. van Hunnik 22-10-2006 Pagina 3 van 3