GEBRUIKERSHANDLEIDING - Mitel Edocs

Gesprekken beantwoorden
Wanneer een nieuw gesprek binnenkomt op de console, klinkt
het belsignaal (indien ingeschakeld) en verschijnt het Gesprek
wacht-pictogram ( ) boven de softkey die aan het gesprek is
gekoppeld.
Gesprek wachtindicator
U kunt gesprekken met behulp van de toets Antwoord
beantwoorden op basis van “eerst binnen, eerst aan de beurt”, of
u kunt de softkeys gebruiken voor “selectief beantwoorden”. Als u
de hernieuwde gesprekken eerst wil beantwoorden, drukt u op de
toets Antwoord.
Opmerking: u kunt een nieuw gesprek pas beantwoorden als het
gesprek waarmee u bezig bent wordt doorgeschakeld, de verbinding
wordt verbroken of als het gesprek in de wacht wordt gezet.
Gesprekken die als eerste binnenkomen als eerste beantwoorden
Met de gebieden Bron en Bestemming leeg:
• Druk op Antwoord
Totaal aantal wachtende gesprekken
om de beller te begroeten die het langste heeft gewacht.
Informatie over het gesprek, zoals de trunknaam en het
nummer voor een extern gesprek of de naam van de beller en
het nummer van de extensie voor een intern gesprek worden
weergegeven onder Bron.
Opmerking: met de toets Antwoord worden hernieuwde gesprekken
als eerste beantwoord. Vervolgens wordt elk andere gesprek op
volgorde van binnenkomst beantwoord, ongeacht of het een intern of
een extern gesprek is. U kunt prioriteiten voor het beantwoorden van
gesprekken toewijzen op basis van het telefoonnummer dat bellers
kiezen om de console te bereiken. Zie pagina 31 voor meer informatie.
16 ♦ Basisprincipes voor het afhandelen van gesprekken
Info over de softkeys voor het beantwoorden van
gesprekken
De softkeys voor het beantwoorden van gesprekken worden
toegewezen door uw communicatieafdeling zodat deze
aansluiten bij het type gesprekken dat uw bedrijf ontvangt.
De meest linkse softkey is gereserveerd voor hernieuwde
gesprekken (zie Hernieuwde gesprekken beantwoorden op
pagina 25), maar de overige softkeys kunt u op verschillende
manieren programmeren. U kunt bijvoorbeeld Kies “0” en
“Extern” instellen om aan te geven of een gesprek extern of
intern is. Ook kunt u het type trunk waarop het gesprek is
binnengekomen aangeven, bijvoorbeeld met WATS of TIE, of
de naam van de afdeling waaraan de trunk is toegewezen.
U kunt de softkeys gebruiken als u een gesprek wilt
beantwoorden. Als u bijvoorbeeld merkt dat het om een
extern gesprek gaat, verwacht uw bedrijf mogelijk dat u het
gesprek beantwoordt met een andere begroeting dan de
begroeting die u gebruikt voor interne gesprekken of
hernieuwde gesprekken. Gebruik het formulier op pagina 57
om de voorkeursbegroeting van uw bedrijf te noteren.
Gesprekken selectief beantwoorden
U kunt het gewenste gesprek selecteren door op een softkey ([Opn
bellen], [Kies “0”], [Extern], [WATS], enz.) te drukken in plaats van
de toets Antwoord. Als er meerdere gesprekken in de wacht staan
bij een bepaalde softkey, worden deze op volgorde van binnenkomst
beantwoord.
Met behulp van de Gesprek wacht-pictogrammen ( ) in het
gebied Gesprek wacht kunt u bepalen welk type gesprekken u als
eerste wilt beantwoorden. Het pictogram wordt boven de softkey
voor het desbetreffende gesprekstype (extern, hernieuwd gesprek,
enzovoort) weergegeven. Het getal onder het pictogram geeft aan
hoeveel gesprekken van een bepaald type er staan te wachten.
Ook aan de kleur van het pictogram kunt u zien hoeveel
gesprekken er wachten: geel voor één gesprek, blauw voor twee
gesprekken en rood voor drie of meer gesprekken.