Clubblad Oktober 2012

More documents

Recommendations

Info

32 e jaargang nr. 9 11 oktober 2012 6 Uitnodiging Uitnodiging voor voor voor het het bijwonen bijwonen van van de de de najaarsvergad najaarsvergadering najaarsvergad najaarsvergad ring Tijdstip: dinsdag 30 oktober 2012 Plaats: kantine van de vereniging Aanvang: 20.00 uur. Benoeming notulencommissie 1. Opening en mededelingen en uitreiking clubrecorddiploma’s 2. Ingekomen stukken 3. Notulen ledenvergadering d.d. 2 april 2012 4. Bespreking financiële stand van zaken 5. Aanstelling Richard Havenaar tot bestuurslid triatlon 6. Presentatie nieuwe clubkleding 7. Rondvraag 8. Sluiting Algemene Algemene Ledenvergadering Ledenvergadering AV AV Hollandia Hollandia d.d. d.d. 2 2 april april 2012 2012 2012 Aanwezig: Cees Degeling, Joost Daalhuisen, Rene Glas, Mindert Mulder (vz), Willem Heins, Piet Baardse, Loes Kunst, Arie Wijbenga, Mark Wijbenga, Simon Laan, Ruud Poldner, Henny Tol, Robbert de Vreng, Edwin Ellis, Peter Mettes, Frits Martens (ged.) Johanna IJsbrandij, Monique v.Veen-Knubben, Hugo van der Veen, Anja Stroet, Carla Spaansen (notulist) Afbericht van: Tim Veld en Theo Vink Mindert Mulder, voorzitter, opent om 19.48 uur de vergadering. Notulist: Carla Spaansen Benoeming notulencommissie Anja Stroet en Simon Laan melden zich aan. 1.Opening en mededelingen Ieder van harte welkom op deze ledenvergadering. We beginnen met het uitdelen van de diploma’s voor de clubrecords die vorig jaar gevestigd zijn. De atleten komen met een foto in het clubblad, helaas waren Jetske van Kampen en Wendy op den Kelder niet aanwezig. Cees Degeling stopt na vele jaren als voorzitter van de Triatlon groep en krijgt als Lid van Verdienste een Hollandia-speld uitgereikt. 2.Ingekomen stukken Geen 3.Notulen ledenvergadering d.d. 14 november 2011 De notulen van de ALV van 29 maart 2011 over 2010 waren niet gepubliceerd, na 14 november is gemeld dat de notulen in de kantine te verkrijgen waren en opmerkingen alsnog gegeven konden worden. Hier is niet op gereageerd. Hiermee zijn de notulen van 29 maart 2011 goedgekeurd. De kilometervergoeding en regels voor vergoeding van wedstrijd-inschrijfgelden is nog niet gepubliceerd, dit zal alsnog in het clubblad gepubliceerd worden. Op de vraag van Henny Tol of de Dijkenloop weer Halve Marathon van Hoorn genoemd kan worden wordt gediscussieerd. Willem Heins meldt dat de halve geen hoofdnummer meer is, dat is de 10 km geworden, ook omdat daar de meeste deelnemers aan zijn. Maar Dijkenloop wordt in veel plaatsen gehouden geeft op google een lange lijst waar je uit moet zoeken en de Halve van Hoorn is uniek. Besloten wordt dat de naam met de organisatie van de Dijkenloop besproken gaat worden, en de organisatiecommissie uiteindelijk zal beslissen. 4. Jaarverslagen De jaarverslagen van de commissies zijn gepubliceerd in het clubblad, hier zijn geen opmerkingen over. Het verslag van de senioren/AB junioren komt in de uitgave van april. 5. a Verslag penningmeester Het jaar 2011 sluit met een positief saldo van 468 euro. De balans en staat van baten en lasten was aangeleverd maar helaas niet in het clubblad opgenomen. Rene Glas meldt dat het nog steeds lastig is de contante geldstromen goed in kaart te krijgen en wil, zoals ook de kascommissie zal voorstellen, graag in een kleine commissie wat controles en procedures uitwerken. Veel dank en de complimenten voor Trude Schouten die de ledenadministratie weer op orde heeft gekregen en voor Arie Wijbenga die de betalingen regelt. Helaas stopt Trude per 1 mei en zijn we nog op zoek naar een opvolger. 5. b Verslag kascommissie Henny Tol en Ruud Poldner kunnen als kascommissie de ALV niet het advies geven de financiële stukken over 2011 goed te keuren. “De wijze van administreren oogt nog steeds niet professioneel ondanks de investering in een nieuw financieel pakket, simpele basisvragen worden of kunnen nog niet adequaat beantwoord worden. Voorbeelden hiervan zijn: ledenaantallen t.a.v. ontvangen contributies, voorraad overzichten kantine, vaste activa, openstaande debiteuren, kasboek kantine.” Tevens wordt een vergelijking van de werkelijke uitgaven t.o.v. de begroting gemist. Het advies van de kascommissie is om een financiële commissie te benoemen om de huidige en eventueel nieuwe administratieve processen te verbeteren en waar nodig aanbevelingen te doen. Kortom, er moet een professionaliteitsslag gemaakt worden in de financiële administratie. Tevens wordt verzocht deze kascommissie voor een jaar te herbenoemen om alles op orde te krijgen. De ALV gaat akkoord met deze voorstellen Samengevat: Decharge van de penningmeester wordt uitgesteld tot de najaarsvergadering, zodat er gelegenheid is 2011 nog eens na te lopen Rene Glas zal een datum plannen voor een bijeenkomst met de financiële commissie, bestaande uit Willem Heins, Arie Wijbenga, Henny Tol, Ruud Poldner en tevens zal Hans Blom als financieel deskundige benaderd worden of hij deel wil nemen. Henny Tol en Ruud Poldner worden ook voor het komend jaar als kascommissie benoemd. 6. Afscheid van Cees Degeling als bestuurslid Cees blijft nog wel activiteiten doen, maar heeft zijn voorzitterschap neergelegd. Een aantal taken is binnen
32 e jaargang nr. 9 11 oktober 2012 7 de triatloncommissie verdeeld, maar er is nog geen nieuwe vertegenwoordiger in het bestuur. Misschien kan dit, net als bij de Loopgroep, met wisselende personen. Veel dank voor de 17 jaar voorzitterschap! 7.Bestuursverkiezing Carla Spaansen wordt voorgedragen voor benoeming. Zij meldt niet zo veel taken te kunnen doen als de vorige secretaris, die op een zeer breed terrein actief was. Zoals bijvoorbeeld het bijhouden van clubrecords, dat moet men zelf doorgeven. Helaas is er geen overdracht geweest, dus begint ze blanco aan de klus. Ondanks dit gaat de vergadering akkoord met benoeming. Er zijn nog een aantal vacante functies, het is moeilijk vrijwilligers te vinden. 8. Clubkleding Het is de bedoeling de witte broek te wijzigen in een rode broek. Mindert Mulder meldt dat de intentie voor Runnersworld als leverancier is uitgesproken. Daar kan men de clubkleding, die nog verder uitgezocht moet worden, aanschaffen. De vereniging laat de verantwoording bij de leverancier. Robbert de Vreng meldt dat er goed op gelet moet worden dat er ook kindermaten verkrijgbaar zijn. Er wordt stevig gediscussieerd over hoe de interne communicatie tot nu toe geweest is, en hoe de procedures (hadden) moeten verlopen. Dit had wat sneller opgepakt moeten worden, nu moet in ieder geval dit seizoen weer een witte broek aangeschaft worden. Het bestuur zal hiervoor een stukje voor het clubblad maken. Nu moeten allereerst de Huishoudelijk reglementen aangepast worden. Een buitengewone ledenvergadering daarvoor zal zsm uitgeschreven worden. Bij de wijzigen van de clubkleding bij de Atletiekunie moet er op gelet worden dat het overeenstemt met de huishoudelijk reglementen, nu is dat niet helemaal gelijk. (Bij AU staat achterkant topje wit) 9. Protocol bij ongevallen Nav een ongeval in februari wordt dit protocol door Willem Heins en Frits Martens (BHV-er) geactualiseerd. Dit zal dan met de trainers en wedstrijdbegeleiders doorgenomen worden. De sleutel van het grote toegangshek hangt nu in het wedstrijdsecretariaat, waar iedere trainer een sleutel van heeft. 10. Voorstel datum najaarsvergadering Dinsdag 30 oktober is akkoord. --------------------------------------------------------------------------- 11. Rondvraag ▪ Rene Glas: waarom de vaantjes bij de trainingspakkenwedstrijd geel/blauw? Joost Daalhuisen antwoord dat iedere keer een andere kleurcombinatie is. Deze was er nog niet ▪ Hugo van der Veen: komt nog even terug op de Dijkenloop/Halve van Hoorn. Het accent zou ook op de halve marathon afstand kunnen komen. De organisatiecommissie gaat dit bekijken. ▪ Monique v. Veen-Knubben: nieuwe trainers hebben geen info gehad over ongevallenprotocol. Willem Heins meldt dat het daarom ook goed is dat het aangepast wordt en ook dit soort zaken zal erin komen. Hieruit blijkt ook weer dat een trainers coördinator node gemist wordt. ▪ Frits Martens: graag een bord “Verboden toegang voor onbevoegden” bij de ingang (herhaald verzoek). Er komen soms jongeren van de school aan de overkant en moeten weggestuurd kunnen worden. Mindert Mulder zal dit regelen en ook met de school en gemeente bekijken wat hieraan gedaan kan worden. ▪ Henny Tol: dan kan het bord “Verboden fietsen binnen het hek te plaatsen” weg. Er is nu een fietsenplek binnen het hek gemaakt. Willem Heins meldt dat er met de gemeente overleg is over fietsenrekken, hopelijk komen die spoedig. ▪ Henny meldt ook dat de HACCP in de kantine ingevuld moet worden en er muizen zijn in de kantine. Willem geeft aan dat hij regelmatig de temperatuur van de koelkast etc. meet. ▪ Arie Wijbenga zou graag met Rene en een fiscalist met de gemeente in overleg gaan over de btw perikelen van afgelopen jaar. Rene komt hier bij hem op terug. ▪ Piet Baardse merkt op dat de website verouderd is en de clubbladen niet meer via de website op te vragen zijn. Edwin Ellis geeft aan dat er een nieuw concept is, er wordt aan een hele nieuwe en moderne website gewerkt. Om 22.08 uur dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun bijdragen en sluit de vergadering. Carla Carla Spaa Spaansen Spaa sen ------------------------------------------------------------------------------------------ Mededelingen Mededelingen penningmeester penningmeester ten ten behoeve behoeve van van de de komende komende komende algemene algemene najaarsve najaarsvergadering najaarsve gadering Tijdens de komende najaarsvergadering zal de volgende begroting voor het jaar 2013 worden gepresenteerd: Begroting 2013 Inkomsten Uitgaven Contributie 73.500 Bondscontributie 14.500 Subsidies 1.000 Trainingskosten 21.000 Bordsponsoring 1.000 Bestuurskosten 3.500 Kantine 4.000 Huisvesting 30.000 Organisatie - Clubblad 3.500 wedstrijden 500 Voorziening - onderhoud 7.500 Totaal 80.000 80.000 De genoemde bedragen zijn overgenomen uit de (werkelijke) cijfers 2011, en voor sommige posten omhoog gecorrigeerd, onder invloed van inflatie / BTW verhoging per 1 oktober 2012. Voor wat betreft de inkomstenkant geldt: Contributieverhoging van ca 3,5% (levert € 2000 op) De contributie is de voornaamste inkomstenbron van de vereniging, en dan ook het enige middel waarmee het bestuur met zekerheid extra middelen kan aantrekken om de lastige economische situatie, waarin een ieder zich bevindt, dus ook AV Hollandia, het hoofd te bieden. Op 1 oktober 2012 is de BTW met 2% omhoog gegaan – dit zorgt ervoor dat de uitgaven navenant zullen stijgen. Om het voorzieningen niveau van de vereniging op peil te houden (lees: het aantal trainers gelijk houden en de baan in goede staat houden om zo niet leden te blijven interesseren in het gebruik van onze faciliteiten) en ook om te kunnen blijven reserveren voor toekomstige uitgaven, zoals renovatie/nieuwbouw van het clubgebouw, stelt het bestuur om de contributie te verhogen met 3,5%.Dit leidt tot de volgende (afgeronde) contributie bedragen: (vervolg op pag.8)
Page 1 and 2: 32 e jaargang nr. 9 11 oktober 2012
Page 5: 32 e jaargang nr. 9 11 oktober 2012

Clubblad Oktober 2012

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?