11 veranderplan
11 veranderplan
11 veranderplan
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Regionale uitvoering Bbz<br />
Blauwdruk voor het maken<br />
van een <strong>veranderplan</strong>
Inhoudsopgave<br />
1 Introductie 1<br />
2 Samenvatting Stappen in het <strong>veranderplan</strong> 2<br />
3 Noodzaak van de verandering 3<br />
4 Reikwijdte en het verandervermogen 4<br />
5 Veranderstrategie 6<br />
6 Sponsorschap opbouwen 7<br />
7 Commitment opbouwen 9<br />
8 Competenties ontwikkelen 10<br />
9 Communicatie <strong>11</strong><br />
10 Verandering borgen 12
1 Introductie<br />
Bij veranderprocessen hebben veel managers op een bepaald moment al een redelijk<br />
beeld van wat er bereikt dient te worden in termen van resultaten en opbrengsten. De<br />
hoofdbrekers komen veel vaker voor bij de vragen “Hoe pak ik dit aan?” en “Welke<br />
veranderstrategie is het beste in mijn geval?”.<br />
Dit soort vragen hoort bij ‘verandermanagement’. Het bevorderen van de<br />
samenwerking tussen gemeenten beoogt de kwaliteit van de uitvoering van het Bbz<br />
te vergroten. Bij een Plan van aanpak regiovorming Bbz hoort naast een inhoudelijk<br />
deel ook aandacht te zijn voor het verandermanagementgedeelte. Bij een goede<br />
implementatie van de verandering is aandacht voor de menskant van de verandering<br />
noodzakelijk voor borging van de verhoogde kwaliteit van de Bbz-afhandeling.<br />
Natuurlijk is verandermanagement een dynamisch en vaak onvoorspelbaar proces.<br />
Daarom is het lastig en zelfs misleidend om een vaste procesgang op papier te<br />
zetten. Niettemin zijn er bepaalde aspecten van verandermanagement die vóóraf gaan<br />
aan andere. Hieronder wordt het proces in een ‘ideale’ volgorde weergegeven. Zij<br />
vormen de bouwstenen voor een veranderproces.<br />
Bouwstenen voor succesvol veranderen<br />
Noodzaak<br />
Reikwijdte Vermogen<br />
Veranderstrategie<br />
Communicatie<br />
Programmaregie<br />
Sponsorschap opbouwen<br />
Commitment opbouwen<br />
Competenties ontwikkelen<br />
Verandering borgen<br />
In deze blauwdruk wordt toegelicht hoe de verschillende stappen gezet kunnen<br />
worden in het kader van de regiovorming Bbz.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 1
2 Samenvatting Stappen in het <strong>veranderplan</strong><br />
Analysefase<br />
Het bepalen van de noodzaak, de reikwijdte en het vermogen kan gerekend worden<br />
tot de analysefase, al kunnen ook dit soort interventies al veranderingen in een<br />
organisatie op gang brengen. De veranderstrategie is alleen te bepalen als er een goed<br />
inzicht is in de doelen van de beoogde verandering, de noodzaak van de verandering<br />
en de verandercapaciteit.<br />
Bepalen strategie<br />
Op basis van de analysefase waarin allerlei specifieke situaties van die betreffende<br />
verandering zichtbaar zijn gemaakt, wordt de veranderstrategie bepaald en een<br />
invulling gegeven aan hoe de verandering wordt aangepakt. Voor een succesvolle<br />
verandering zullen de betrokkenen overeenstemming moeten bereiken over het<br />
vertrekpunt van de verandering (waar staan we nu); het doel van de verandering<br />
(waar willen we naar toe); hoe zij dat doel willen bereiken en hoe zij te weten willen<br />
komen of het doel bereikt is. Als deze vragen onbeantwoord blijven, worden<br />
activiteiten gestart die veelal tot ongewenste en/of als niet belangrijk ervaren<br />
resultaten leiden.<br />
Uitvoering strategie<br />
Tijdens de uitvoering van de veranderstrategie worden de acties ontwikkeld en<br />
uitgevoerd die bepaald zijn tijdens de strategievorming (m.b.t. sponsorschap,<br />
commitment, competentieontwikkeling en communicatie).<br />
Borging van de verandering<br />
Tijdens het borgen wordt de voortgang van de verandering gemonitord en worden er<br />
dusdanige aanpassingen in de organisatie gepleegd dat de verandering ook blijvend<br />
succesvol kan zijn.<br />
Programmaregie<br />
Doel van programmaregie is: mensen door het veranderproces heen helpen;<br />
symptomen van disfunctioneren ten gevolge van de verandering aanpakken<br />
(bijvoorbeeld toename van het ziekteverzuim, besluiteloosheid, uitbarstingen op het<br />
werk) en eigenaarschap van de verandering stimuleren. Het omgaan met weerstanden<br />
is een noodzakelijk basisprincipe van verandermanagement. Het dient meer ter<br />
ondersteuning van andere interventies in het verandermanagement dan dat het zelf<br />
geacht wordt specifieke resultaten te realiseren.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 2
3 Noodzaak van de verandering<br />
Het vaststellen van de noodzaak van de verandering is een voorwaarde voor het<br />
welslagen van ieder veranderprogramma. De leiding moet goed aan de medewerkers<br />
kunnen uitleggen waarom verandering noodzakelijk is. Als de beweegredenen niet<br />
overtuigend of niet goed doordacht zijn, raakt de leiding al spoedig in een impasse en<br />
kan zij aan geloofwaardigheid inboeten.<br />
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wil bevorderen dat sociale<br />
diensten op vrijwillige basis regionaal gaan samenwerken op het terrein van de<br />
uitvoering van de Bbz. Uit de evaluatie van de Bbz, in 1997, bleek dat de<br />
mogelijkheden van de Bbz in de uitvoering niet altijd ten volle worden benut.<br />
Regionalisering heeft als voordeel dat gemeenten voor een klein taakonderdeel als de<br />
Bbz, niet langer formatie en een investering in kwaliteit hoeven handhaven. Een<br />
ander effect is dat een regionale uitvoeringsorganisatie een eigen<br />
ondernemingsgerichte identiteit kan krijgen. Dit werkt mogelijk drempelverlagend.<br />
Het doel van het neerzetten van de noodzaak van de verandering is :<br />
Formuleren van de beweegredenen voor de verandering voor deze regio;<br />
Beproeven of de beweegredenen sterk genoeg zijn om de voorgestelde verandering te<br />
dragen.<br />
De deliverable die geleverd wordt:<br />
Verklaring over noodzaak en voordelen van verandering (krachtig communicatie -<br />
instrument waarmee de mobilisatie van mensen in de organisatie mogelijk wordt).<br />
De voornaamste taken in dit stadium zijn :<br />
Gegevens verzamelen die de beweegredenen ondersteunen (gebruik makend van<br />
bestaand materiaal van o.a. het ministerie);<br />
Verklaring over noodzaak en voordelen van de verandering opstellen.<br />
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere :<br />
Een-op-een gesprek met projectmanager en met voornaamste belanghebbenden;<br />
Brown paper-sessie om verklaring over de verandering op te stellen.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 3
4 Reikwijdte en het verandervermogen<br />
Het kennen van inhoudelijke en situationele gegevens bewerkstelligt op zichzelf nog<br />
geen verandering. De gegevens zijn wel bepalend voor de keuze van de<br />
veranderstrategie. Het gaat hierbij in het bijzonder om gegevens omtrent de aard<br />
van de verandering, de inschatting omtrent de impact van de verandering en het<br />
veranderverleden van een organisatie.<br />
Het kennen van het veranderverleden van een organisatie blijkt vaak een goede<br />
voorspeller te zijn van het verandervermogen in het heden. In de gemeenten die wij<br />
tijdens de pilottrajecten hebben gezien was vaak sprake van slechte ervaringen met<br />
veranderingen.<br />
Wij verwachten dat er sprake is van een hoge impact (het betekent veel voor de<br />
betrokkenen) en een gemiddelde urgentie (Bbz zal uitgevoerd blijven worden, maar<br />
het kan best zijn dat het nog minder prioriteit krijgt binnen de gemeente).<br />
Doel van het bepalen van de reikwijdte van de verandering is:<br />
Inzicht krijgen in de aard en de impact van de verandering;<br />
Inzicht krijgen in de doelgroepen die betrokken zijn bij de verandering en die nodig zijn<br />
om de verandering succesvol te implementeren;<br />
Inzicht krijgen in de manier waarop de organisatie tot dan toe met verandering is<br />
omgegaan;<br />
Inzicht krijgen in de voornaamste problemen en sterke en zwakke punten in het omgaan<br />
met verandering;<br />
Het veranderproces in de organisatie op gang brengen.<br />
Deliverable in deze fase betreft:<br />
Een auditrapport waarin de voornaamste problemen en sterke en zwakke punten worden<br />
omschreven en dat als basis kan dienen voor het op te stellen veranderprogramma<br />
(inclusief huidige en gewenste culturen van bestaande en nie uwe organisaties).<br />
De voornaamste taken in dit stadium zijn:<br />
Gegevens verzamelen over aard en de impact van de verandering en eerdere ervaringen<br />
met veranderingen;<br />
Voornaamste problemen/barrières voor verandering tot dan toe in kaart brengen;<br />
Huidige en gewenste cultuur in kaart brengen, mede met het doel inzicht te krijgen in<br />
welke cultuur er is ten aanzien van het omgaan met veranderingen;<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 4
Belangrijkste aandachtspunten voor verandermanagement in deze organisatie<br />
identificeren.<br />
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere :<br />
Vragenlijst Change Risk Analysis (CRA) (de quick scan is uit te voeren via<br />
www.veranderadvies.nl);<br />
Workshop over de resultaten van de CRA;<br />
Stakeholder/Impact analyse;<br />
Vragenlijsten OCI over de huidige culturen van de afdelingen die gaan samenwerken en<br />
de gewenste cultuur van de nieuw te vormen organisatie of samenwerkingsverband;<br />
Interviews met projectleiders die in het verleden veranderprojecten hebben getrokken.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 5
5 Veranderstrategie<br />
Bij de start van het programma is niet te voorzien welke barrières voor verandering zich<br />
allemaal zullen voordoen. Een inschatting van de reikwijdte en het verandervermogen<br />
(paragraaf 4) geeft daarvoor in elk geval een belangrijk houvast en biedt de mogelijkheid om<br />
een veranderstrategie te schetsen. Deze kan dienen als focus voor uw inspanningen, als<br />
referentiepunt voor het meten van vorderingen en als hulpmiddel bij het vormgeven van uw<br />
programma. Tevens is het een hulpmiddel om de benodigde middelen in te schatten. De<br />
veranderstrategie beschrijft op welke wijze, welke actoren binnen en buiten de organisatie bij<br />
het veranderproces betrokken zullen worden.<br />
Wij verwachten naar aanleiding van de pilottrajecten dat de meeste aandacht in het<br />
<strong>veranderplan</strong> uit zal gaan naar:<br />
Sponsorschap: op welke manier wordt er aan gewerkt en wie worden aangesproken als<br />
sponsor? Hoe worden zij betrokken, wat is hun visie en op welke wijze ondersteunen ze<br />
de gekozen strategie?<br />
Communicatie, informeren van de betrokken medewerkers over de voortgang van het<br />
proces;<br />
Samenwerking opbouwen tussen de verschillende afdelingen die samen gaan werken,<br />
betrekken van de medewerkers bij de implementatie;<br />
Nieuw gedrag en competenties ontwikkelen;<br />
Borgen van de verandering in HR-systemen.<br />
Doel van een veranderstrategie is:<br />
Het bepalen en beschrijven van de meest adequate veranderstrategie (top-down of<br />
bottom-up, directief, consultatief of participatief);<br />
Het in kaart brengen van de voornaamste gebieden voor ondersteuning van<br />
verandermanagement;<br />
Aangeven hoeveel verandermanagement er nodig zal zijn om een succesvolle<br />
verandering tot stand te brengen.<br />
Deliverables zijn te omschrijven als:<br />
Plan van de te verwachten verandermanagementactiviteiten;<br />
Vormgeving van verandermanagementorganisatie, inclusief programmaregie.<br />
De voornaamste taken in dit stadium zijn:<br />
Kiezen van meest adequate veranderstrategie en voornaamste<br />
verandermanagementactiviteiten in kaart brengen (zie volgende paragrafen);<br />
Vaststellen hoe, wanneer en aan wie gerapporteerd dient te worden.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 6
6 Sponsorschap opbouwen<br />
Het opbouwen van sponsorschap volgt op het maken van het veranderprogramma en<br />
markeert de start dan wel de herstart van het veranderprogramma. In dit stadium<br />
wordt de stuwende kracht achter het veranderprogramma gevormd: een betrokken<br />
leiding en een goed geïnformeerd en toegewijd projectteam. Kenmerkend voor deze<br />
fase zijn sponsorschapactiviteiten, planvoorbereiding en communicatie, duidelijk<br />
maken wat de taken zijn en wie ze gaat uitvoeren. Ook kan er gewerkt worden aan<br />
visievorming.<br />
Uit de pilottrajecten blijkt dat er bij de directe leiding van de bureaus Zelfstandigen<br />
voldoende sponsorschap is, maar dat er vanuit hoger in de organisatie weinig actieve<br />
bijdrage komt. Dit vraagt dus van de projectleider(s) actieve sturing op dit punt.<br />
Doel van het opbouwen van sponsorschap is:<br />
Zorgen dat de leiding eensgezind achter de noodzaak tot verandering staat;<br />
Zorgen dat de leiding een positieve houding ten aanzien van de verandering uitstraalt;<br />
De voornaamste sponsors en de rollen van andere betrokkenen in het veranderproces<br />
bepalen;<br />
Het gewenste niveau van sponsorschap bepalen en realiseren;<br />
Zorgen dat middelen op het gewenste niveau beschikbaar zijn;<br />
De start van het programma markeren.<br />
De deliverables zijn:<br />
Commitmentverklaring van de leiding;<br />
Analyse van en strategieën voor sponsorschap;<br />
Samenwerkingsovereenkomst voor projectteam;<br />
Middelenplan;<br />
Definiëring van functie en verantwoordelijkheden van sponsors en projectteamleden.<br />
De voornaamste taken in dit stadium zijn:<br />
Sponsors en projectteamleden aanwijzen en hun functie en verantwoordelijkheden<br />
verhelderen;<br />
Commitment voor verandering opbouwen bij de leiding;<br />
Verschillen in visie en conflictgebieden wegwerken;<br />
De leidinggevenden coachen in hun rol van verandermanager;<br />
Een samenwerkingsovereenkomst voor het projectteam ontwikkelen.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 7
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere:<br />
Brown paper-sessie om sponsors aan te wijzen;<br />
Workshop met de leiding om de mogelijkheden voor de verandering te bepalen;<br />
LSI-zelfsassessment instrument (direct gekoppeld aan OCI) en coachingsgesprekken om<br />
sponsors in hun rol te ondersteunen;<br />
Checklist Sponsorschap;<br />
Educatieve workshop voor sponsors, startactiviteiten voor project: teamdag; definiëring<br />
van functies en verantwoordelijkheden; planningsessies.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 8
7 Commitment opbouwen<br />
Het bereiken van het juiste niveau van commitment is cruciaal voor de duurzaamheid van de<br />
verandering. Het opbouwen van commitment is een constante factor in een veranderproces.<br />
Tegelijkertijd kan de mate waarin commitment nodig is voor een succesvolle implementatie<br />
verschillen: commitment opbouwen is intensief en duur. Welk niveau is dus nodig en waar<br />
staat men nu? Welke maatregelen zijn nodig en hoe staat het met de inzet en het<br />
uithoudingsvermogen waarmee de sleutelpersonen de verandering (blijven) steunen. Als<br />
vuistregel kan men stellen dat hoe ingrijpender de verandering, hoe groter de inspanning<br />
voor het opbouwen van commitment moet zijn. De regionalisering van de Bbz heeft voor de<br />
medewerkers een hoge impact en vraagt dus ook een hoog commitment van hen. Bewust<br />
ingezette acties om de commitment op te bouwen en in stand te houden zijn dus nodig.<br />
Het doel van commitment op bouwen is:<br />
Voornaamste (groepen van) belanghebbenden vaststellen;<br />
Feedback over de voorgestelde veranderingen verkrijgen en gewenste wijzigingen<br />
aanbrengen;<br />
Niet eerder vastgestelde conflictgebieden blootleggen die van invloed zijn op het project;<br />
Zorgen dat medewerkers van de nieuw te vormen organisatie elkaar leren kennen en op<br />
één lijn met elkaar komen.<br />
De deliverables zijn:<br />
Analyse en strategieën met betrekking tot belanghebbenden;<br />
Feedback van betrokkenen verwerkt in veranderprogramma.<br />
De voornaamste taken hierbij zijn:<br />
Analyse maken van belanghebbenden;<br />
Strategieën en activiteiten m.b.t. belanghebbenden ontwikkelen;<br />
Feedback over veranderingen verkrijgen en in plan verwerken.<br />
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere:<br />
Brown paper-sessie om belanghebbenden te bepalen;<br />
Stakeholders/impactanalyse verder uitwerken aan de hand van stakeholdersmatrix;<br />
Sessies organiseren waarin medewerkers van de toekomstige organisatie elkaar leren<br />
kennen en tot werkafspraken komen.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 9
8 Competenties ontwikkelen<br />
Het ontwikkelen van competenties is een belangrijk element van een succesvolle<br />
verandering, aangezien verschillen tussen de huidige competenties en de doelstellingen van<br />
het veranderprogramma tot conflicten en verwarring kunnen leiden. Competentie -<br />
ontwikkeling dient ter ondersteuning van de leiders, managers en medewerkers (bijvoorbeeld<br />
door middel van opleiding en ontwikkeling). Het ontwikkelen van competenties gebeurt per<br />
doelgroep.<br />
Doel van competenties ontwikkelen is:<br />
Zorgen dat de competenties op één lijn worden gebracht met het doel van de<br />
verandering.<br />
De deliverables zijn:<br />
Een opleidingsplan specifiek met betrekking tot de competenties die ontwikkeld moeten<br />
worden in het kader van de verandering;<br />
Individuele ontwikkeling, kennis- en vaardigheidstrainingen.<br />
De belangrijkste taken hierbij zijn:<br />
Onderscheid maken tussen gewenste gedragingen op korte en op lange termijn;<br />
Verschil onderzoeken tussen huidige competenties en nieuw gevraagde competenties;<br />
Maken van een opleidingsplan;<br />
Ontwerpen en uitvoeren van trainingen uit het opleidingsplan.<br />
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere:<br />
Analysemodel opleidingsbehoeften;<br />
Format opleidingsplan.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 10
9 Communicatie<br />
Communicatie is de ‘bloedbaan’ van ieder veranderprogramma. Omdat juist in tijden van<br />
verandering de communicatie makkelijk verkeerd wordt begrepen, is een aanzienlijke<br />
inspanning vereist om alles goed over te brengen. Vragen als “wie, wat, wanneer, waar en<br />
hoe” kunnen een hulpmiddel zijn bij het bepalen van een invalshoek voor de communicatie.<br />
Men kan daarbij denken aan formeel of informeel, schriftelijk of mondeling, en grootschalig<br />
of één-op-één. Tijdens de pilottrajecten is gebleken hoe belangrijk het is om de medewerkers<br />
geregeld te informeren over de voortgang en ook binnen de samenwerkende gemeenten<br />
dezelfde informatie te verstrekken. Daarom is het nodig om planmatig om te gaan met de<br />
informatievoorziening.<br />
Doel van communicatie is:<br />
Medewerkers en andere betrokkenen informeren over wat er gaande is;<br />
Mensen de gelegenheid geven om feedback te geven;<br />
Mensen het gevoel geven dat zij gewaardeerd en betrokken worden.<br />
Deliverables zijn:<br />
Communicatie-audit;<br />
Communicatieplan;<br />
Communicatieuitingen.<br />
De belangrijkste taken hierbij zijn:<br />
Onderzoeken van bestaande communicatiekanalen en –middelen;<br />
Bepalen van communicatiestrategie;<br />
Opstellen van Doelgroep-Doel-Matrix;<br />
Formuleren van de belangrijke boodschappen;<br />
Opstellen en uitvoeren van communicatieplan.<br />
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere:<br />
Checklist beoordelen van de kwaliteit van bestaande communicatiemiddelen;<br />
Checklist een communicatieplan opstellen;<br />
Checklist het resultaat controleren.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc <strong>11</strong>
10 Verandering borgen<br />
Het inbedden van verandering op lange termijn is een aspect van verandermanagement dat<br />
de meeste organisaties in de praktijk negeren. Het kost tijd om een verandering in te bedden<br />
en de voordelen liggen niet op het vlak van tastbare resultaten maar op het vlak van<br />
processen en diepgaande gedragsveranderingen. Als men niet aan het lange<br />
termijnperspectief van een verandering werkt, bestaat het risico dat het profijt van het<br />
programma niet ten volle wordt gerealiseerd.<br />
Het doel van borging van verandering is:<br />
Zorgen dat veranderingen in de organisatie beklijven door het ontwikkelen van systemen,<br />
in het bijzonder HR-systemen;<br />
Zorgen dat de voordelen van het veranderprogramma gerealiseerd worden.<br />
De deliverables zijn:<br />
De te realiseren resultaten zijn hier minder tastbaar dan op andere terreinen, omdat<br />
verandering op lange termijn zich richt op een verandering in houding en gedrag.<br />
De voornaamste taken in dit stadium zijn:<br />
Beoordelen of bestaande organisatiesystemen aansluiten op de gewenste verandering, in<br />
ieder geval de nodige HR-instrumenten ontwikkelen en inzetten;<br />
Bepalen welke processen een gedragsverandering op lange termijn kunnen<br />
vergemakkelijken;<br />
Blijvende sponsors bepalen en ondersteunen;<br />
Het veranderproces monitoren;<br />
Evalueren of de doelen van de verandering ook gerealiseerd zijn/worden en eventueel<br />
aanvullende activiteiten plannen.<br />
Middelen en methoden voor de uitvoering hiervan zijn onder andere:<br />
Werksessies met multifunctionele teams;<br />
Coaching;<br />
Brown paper exercities over het vertalen van gedrag naar structuur, processen en<br />
systemen;<br />
Vragenlijst monitor van veranderprocessen.<br />
<strong>11</strong> <strong>veranderplan</strong>.doc 12