Wetgeving overheidsopdrachten: wettelijk kader –praktische ... - GAB

Wetgeving overheidsopdrachten: 

wettelijk kader –praktische toepassing. 

Yvan Cox 

De Pinte 6 november 2012

Aankoopdienst UZ Leuven 

Dienstvoorstelling

Aankoopteam

Aankoopvolume op jaarbasis 

€39.716.780; 

23% 

€32.287.091; 

18% 

Verdeling volgens type aankoop 

€32.684.869; 

19% 

€70.167.781; 

40% 

diensten 

levering niet steriel 

levering steriel 

werken

TOEPASSING VAN 

DE WET OP DE OVERHEIDSOPDRACHTEN 

IN UZ LEUVEN

Stappenplan 

1. Ontstaan van de behoefte 

2. Behoefte analyse 

3. Marktanalyse 

4. Keuze van de procedure 

5. Opmaken bestek 

6. Openbare publicatie 

7. Inschrijvingen 

8. Evaluatie van de inschrijvingen 

9. Gunning 

10. Uitvoering

Toepassing wetgeving dient volgende 

principes te garanderen: 

• vrijheid tot mededinging kandidaten 

• gelijke behandeling van alle kandidaten en transparantie 

• forfaitair karakter (prijs, termijn, uitvoeringswijze) 

waardoor na gunning wijzigingen niet 

meer toegelaten zijn 

• geen belangenvermenging 

(geen verwantschap, geen zakelijke belangen)

Verplichting tot bekendmaking in UZ 

• Voor gesubsidieerde dossiers 

en gezamenlijke dossiers met KULeuven: 

– Belgische grensbedragen (zie verder) 

– publiceren in Bulletin der Aanbestedingen 

(webapplicatie e-procurement) 

• Voor niet-gesubsidieerde dossiers: 

– Europese grensbedragen (zie verder) 

– publiceren in Europees Publicatieblad (via webapplicatie e-procurement)

Toepassingsgebied 

• Werken 

= overeenkomst tussen aannemer en aanbestedende overheid m.b.t. 

klassieke aannemingswerken in de bouw 

NB : Een werk kan ook beperkt een levering insluiten (gemengde 

opdracht) 

vb. ingebouwde keukenapparaten bij installatie van keuken 

• Leveringen 

= overeenkomst tussen leverancier en aanbestedende overheid m.b.t. 

verwerven van producten, huur, huurkoop of leasing 

NB: Een levering van producten kan ook de installatie ervan insluiten 

(gemengde opdracht) vb. wastunnels, RX-apparatuur, … 

• Diensten 

= overeenkomst tussen dienstverlener en een aanbestedende overheid 

m.b.t. diensten; onderhouds- en reparatie-diensten, informaticadiensten, 

financiële, juridische diensten,…

Publicatieplicht : grensbedragen 

* Belgische drempel => UZ publicatieplicht voor gesubsidieerde dossiers en dossiers met KUL 

** Europese drempel => UZ : publicatieplicht voor niet-gesubsidieerde opdrachten

Publicatieplicht: grensbedragen 

* Belgische drempel => UZ publicatieplicht voor gesubsidieerde dossiers en dossiers met KUL 

** Europese drempel => UZ : publicatieplicht voor niet-gesubsidieerde opdrachten

Gunningsprocedures : 

• Aanbesteding: 

- toewijzing aan regelmatige offerte met laagste prijs 

(prijs is enig gunningscriterium) 

- beperkte aanbesteding of openbare aanbesteding 

• Offerteaanvraag: 

- toewijzing aan regelmatige voordeligste offerte 

(prijs is slechts één van de gunningscriteria) 

- beperkte of openbare offerteaanvraag 

• Onderhandeling: 

- toewijzing met respect voor beginselen behoorlijk bestuur 

- met bekendmaking of zonder bekendmaking 

• Raamovereenkomst: 

- duur raamovereenkomst max. 4 jaar 

- beperkte of openbare raamovereenkomst via aanbesteding/offerte 

aanvraag/ onderhandeling

Te respecteren termijnen in de procedures* 

Procedurestappen 

Belgische publicatie Europese (+ Belg.) publicatie 

Algemene 

procedure 

Beperkte 

procedure 

Algemene 

procedure 

Beperkte 

procedure 

Publicatie Publicatie Publicatie Publicatie Publicatie 

Opening biedingen + 36 dagen* + 15 dagen* + 52 dagen* + 37 dagen* 

Kwalitatieve selectie - Kwalitatieve selectie - Kwalitatieve selectie 

Melding aan 

kandidaten(aanget.) 

- Melding aan 


- Melding aan 


Stand-still periode - - + 15 dagen* 

Aangetekend 

versturen bestekken 

- Aangetekend 


- Aangetekend 


Opening biedingen - + 15 dagen* - + 40 dagen* 

Opening offertes + nazicht offertes + verslag nazicht 

Gunning + Melding aan niet-weerhouden kandidaten (aangetekend) 

Stand-still periode - - + 15 dagen* + 15 dagen* 

Toewijzen 

opdracht** 

Toewijzen 

opdracht** 

Toewijzen 

opdracht** 

Toewijzen 

opdracht** 

Toewijzen 

opdracht** 

•Kalenderdagen 

**Indien geen weerhouden kandidaten, 

mag men overgaan tot een onderhandelingsprocedure

Keuze van de procedure: de 

raamovereenkomst 

– Definitie: 

•een overeenkomst gesloten tussen één of meer aanbestedende 

overheden en één of meer aannemers, leveranciers of 

dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de 

voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen, met 

name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde 

hoeveelheden



• Bepalen van het kader. 

• Wijze van afsluiten d.m.v. bestaande procedures van aanbesteding, 

offerteaanvraag of onderhandelingen. 

• De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer zijn dan vier 

jaar.



• Afsluiten van raamovereenkomsten omvat: 

- de aankondiging van de opdracht 

- het kiezen van de kwalitatieve selectiecriteria 

- het kiezen en wegen van de gunningscriteria 

- de informatieplicht (gunningsverslag) bij gunning en toewijzing 

- naleven standstill 

- het toewijzen van de raamovereenkomst

Afsluiten van raamovereenkomsten met 

meerdere ondernemers 

• minimaal drie 

– voor zover het aantal ondernemers dat aan de selectiecriteria voldoet, 

en/of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningcriteria voldoet, 

voldoende groot is.

Afsluiten van raamovereenkomsten met 

meerdere ondernemers –Procedure UZ 

Leuven 

• Gebruikelijke procedure UZ Leuven: 

= algemene offerteaanvraag: 

•selectie en beoordeling van de offerte: 

o d.m.v. selectie –en gunningscriteria 

o selectie poule leveranciers (minimaal 3) 

uitnodigen voor deelname mini competie

Stappenplan raamovereenkomst 

Stap 1 opstellen lastenboek via 

procedure algemene offerteaanvraag 

- toelatingsvoorwaarden voor de inschrijvers (heeft betrekking op de 

inschrijver zelf); 

- selectievoorwaarden (heeft betrekking op de inschrijver zelf); 

- gunningcriteria (heeft betrekking op de offerte/opdracht zelf); 

- gebruikelijke termijnen (voor publicatie, informatie, e.d.m.);


Stap 1 opstellen lastenboek via 

procedure algemene offerteaanvraag 

• Voorwerp van de opdracht: 

– afgelijnd volgens de doelgroep 

• Gunningscriteria: 

– laten toe om de meest voordelige inschrijver voor de specifieke 

opdracht te slecteren 

– bv. Prijs, functionele waarde, technische waarde, dienst na verkoop 

– gunningscriteria raamovereenkomst = gunningscriteria mini competitie


Stap 2: evaluatie offertes en opstellen 

gunningsverslag 

• Beoordeling van de offertes naar vorm en inhoud 

• Een beschrijvende en gemotiveerde evaluatie: 

– op basis van gestelde gunningscriteria 

– via een beoordelingsmethode 

•Berekeningswijze van de gunningscriteria


Stap 3: informatieverplichting 

• Onmiddellijk na de gunningsbeslissing: 

– kennisgeving aan de weerhouden en niet-weerhouden inschrijvers 

•per fax en per aangetekend schrijven 

–met gemotiveerde gunningsbeslissing (=gunningsverslag)


Stap 4: standstill 

• 15 kalenderdagen vanaf de dag na de kennisgeving gunningsbeslissing 

• Enkel voor opdrachten boven Europese drempel


Stap 5: toewijzing 

• Per fax en per aangetekend schrijven 

• Binnen gestanddoeningstermijn 

= geldigheidsdatum voor de offerte

Stappenplan mini competitie 

Stap 1: objectieve keuze meest 

geschikte leveranciers 

= Onderhandelingsprocedure onder de raamovereenkomst via algemene 

offerteaanvraag. 

– vereist geen nieuwe publicatie 

• Objectieve keuze uit poule van leveranciers die geschikt zijn voor de 

uitvoering van de specifieke opdracht: 

– minimaal 3 leveranciers uitnodigen 

– conform de algemene beginselen van toepassing op wetgeving 

overheidsopdrachten: 

•mededinging, transparantie en gelijkheid


Stap 2: opmaken 

lastenboek/geschreven offertevraag 

• Leveranciers schriftelijk uitnodigen voor het insturen van geschreven 

offerte 

– d.m.v. een lastenboek. 

– vermelding van de vorm en het onderhandelingsrondes 

• Gunning van de opdracht: 

– volgens zelfde gunningscriteria raamovereenkomst 

•deze mogen worden verfijnd naargelang de concrete opdracht dit 

vereist 

•wanneer het criterium “prijs”niet werd opgenomen in 

raamovereenkomst mag deze bij de mini competitie worden 

toegevoegd als bijkomend criterium.


Stap 3: afsluiten concrete 

overeenkomst 

• Tijdens de onderhandelingsgesprekken: 

– eventuele wijziging van technische, financiële, 

administratieve,…bepalingen 

• Afsluiten van de opdracht: 

– via aangetekende brief 

•met bestelbon of d.m.v. een overeenkomst


Stap 4: gunningsverslag 

• De gelijkheid van de inschrijvers dient te worden gerespecteerd met 

eerbiediging van de transparantie 

• Beoordeling van de offertes naar inhoud 

• Een beschrijvende en gemotiveerde evaluatie: 

– op basis van gestelde gunningscriteria 

– via een beoordelingsmethode 

•berekeningswijze van de gunningscriteria


Stap 5: informatieplicht 

• Informatieplicht aan alle leveranciers die werden uitgenodigd om deel te 

nemen aan onderhandelingsgesprekken: 

– opvragen verslag binnen 30 kalenderdagen 

– versturen gunningsverslag binnen 15 kalenderdagen na verzoek.

Procedure raamovereenkomst: een 

praktijkvoorbeeld 

Raamovereenkomst voor leveringen via algemene 

offerteaanvraag: levering van steriele 

chirurgische procedure trays

Raming van de opdracht 

• €1 600 000 

= verplichting tot Europese publicatie

Bekendmaking van de opdracht 

• Publicatie in het BDA (Bulletin der Aanbestedingen) en het Europese 

publicatieblad: 

- hoe? 

•Via website e-procurement van de Vlaamse overheid

Opstellen van het lastenboek 

• Uitsluitingscriteria: 

– RSZ, BTW, belastingen, Fraude,… 

• Voorwerp van de opdracht: 

– duurtijd raamovereenkomst 

– oplijsting huidige CPT sets 

– geen minimumafname, noch exclusiviteit 

• Gunningscriteria 

+ beoordelingsmethode

Gunningscriteria 

• Kwaliteit van de producten (40 punten) 

• Ecologische waarde (10 punten) 

• Leveringstermijn na afroep (10 punten) 

• Zekerheid van bevoorrading van gelijkaardige producten (15 punten) 

• Diensten na verkoop (15 punten) 

• Flexibiliteit voor noodzakelijke aanpassingen/voor opstarten nieuwe CPT’s 

(10 punten)

Beoordelingsmethode 

• Meest voordelige inschrijver krijgt maximum van de punten 

• De overigen: 

– score die afwijkt van de maximumscore: 

naargelang offerte minder voordelig blijkt te zijn dan de meest 

voordelige: 

- aftrek van de punten: per 5 tenzij anders vermeld 

- samentelling totalen 

- minstens 50/100 voor toewijzing raamovereenkomst

Opening van de inschrijvingen/offertes 

• Openbare zitting 

• Datum en locatie opgegeven in lastenboek 

– de opening van de offertes heeft plaats op maandag 19 oktober 2009 

om 14u ten overstaan van Yvan Cox, Diensthoofd Materiaalbeheer, of 

zijn/haar afgevaardigde in Vergaderzaal 1 van de Dienst 

Materiaalbeheer, Centraal Dienstengebouw, 5de verdieping (bordeaux 

pijl), UZ Gasthuisberg, Herestraat, 49, 3000 Leuven. 

• Afroepen van de inschrijvers + noteren op officieel PV van inschrijvingen 

(standaarddocument) 

– 10 inschrijvers voor dossier CPT’s

Voorbeeld PV van inschrijvingen

Beoordeling van de 

inschrijvingen/offertes 

• administratief nazicht van de kwalitatieve selectiecriteria: 

• Uitsluitingscriteria: 

- alle inschrijvers werden weerhouden en verder beoordeeld op de 

inhoud van hun inschrijving 

• Beoordeling van de inhoud van de offertes: 

• opgestelde dossier van de inschrijver m.b.t. gunningscriteria 

• beoordeling door gebruik beoordelingsmethode 

• opstellen gunningsverslag

Gunningsverslag –samenvattende tabel

Kennisgeving gunningsbeslissing 

• Alle inschrijvers behalen een score > 50/100: 

- onmiddellijke toewijzing van de raamovereenkomst

Voorbeeld brief toewijzing 

weerhouden inschrijver

Mini competitie / 

onderhandelingsprocedure 

• Opstellen lastenboek 

– Verfijning voorwerp van de opdracht: 

•oplijsting CPT sets 

– Verfijning inhoud gunningscriteria



• Versturen van lastenboek naar weerhouden inschrijvers 

• 6 inschrijvers dienden een offerte in: 

– firma C 

– firma D 

– firma F 

– firma G 

– firma H 

– firma I



• 1ste beoordeling inhoud van de offertes: 

– firma C werd niet weerhouden voor verdere onderhandelingen 

•diende voor slechts 1 CPT set een offerte in 

= materiële onregelmatigheid 

• 1 ste onderhandelingsronde: 

•firma D: geen zekerheid op gebied van verplichte componenten. 

= materiële onregelmatigheid



•Beoordeling functionele waarde: 

–wettelijke eisen 

–algemene eisen 

–afdekmaterialen in sets (beoordeling interne gebruiker) 

–chirurgische schorten (beoordeling interne gebruiker) 

–verpakking



• Beoordeling functionele waarde: 

– mening en appreciatie van de interne gebruikers: 

•organisatie van 2 demodagen 

–resultaat demodagen: firma G genoot 1 ste voorkeur



• 2 de onderhandelingsronde: 

- doorvoeren van optimalisaties 

- voorstel verbeterde prijsofferte


onderhandelingsprocedure



• Eindbeoordeling: 

– opmaak gunningsverslag: 

•gemotiveerde gunningsbeslissing 

–Hoogste score: firma G 

•beslissing om de opdracht toe te wijzen aan firma G 

= versturen toewijzinsgbrief firma G 

•versturen kennisgeving gunningsbeslissing aan niet weerhouden 

kandidaten 

•opstellen overeenkomst tussen firma G en UZ Leuven

Toepassing binnen materiaalbeheer 

• Aankoper 

– Definiëring: 

• Overleg 

•werk, levering, dienst? 

– Tussen aankoper & juridische dienst: 

•welke procedure?

Toepassing binnen materiaalbeheer: 

opmaken lastenboek 

• Luik aankoper: 

– toelatingsvoorwaarden & selectiecriteria 

– gunningscriteria: 

•in samenwerking met de technische dienst en interne gebruiker 

– andere contractuele bepalingen: 

•uitvoeringstermijn 

•facturatiegegevens 

•andere specifieke vereisten 

•… 

• Luik technische specificaties: 

– interne productspecialist (meestal gebruiker)

Toepassing binnen materiaalbeheer: 

start procedure 

• Administratief medewerker (1): 

– controle investeringsgoedkeuring DC 

– publicatie in BDA en (indien van toepassing) in het Europees 

Publicatieblad 

– organisatie openingszitting 

– opstellen PV 

– parafering van de ingediende originele Inschrijvingen/offertes


• Administratief medewerker (2): 

– Administratief nazicht: 

•werden alle stukken m.b.t. toelating en selectie gevoegd? 

–Waar toegelaten, wordt dit opgevraagd 

•is de offerte niet vormelijk onregelmatig? 

–Ontbreken handtekening? 

–Ontbreken van noodzakelijke stukken? 

» Bv. olmacht ondertekenaars


Na afsluiten administratief nazicht 

Aankoper in overleg met interne productspecialist: 

- Inhoudelijke controle van de inschrijving/offerte 

conformiteit offerte i.f.v. technische bepalingen 

nazicht prijzen 

- opmaken gunningsverslag


• Gunningsverslag: 

– nazicht juridische dienst 

– ondertekening door diensthoofd, aankoper en verantwoordelijk(en) 

van de betrokken dienst(en)


• Kennisgeving gunningsbeslissing: 

– per fax en per aangetekend schrijven 

– aan weerhouden en niet weerhouden inschrijvers 

• Standstill: 

– 15 kalenderdagen 

• Toewijzing aan weerhouden inschrijver: 

– per fax en per aangetekend schrijven 

– met bestelbon of getekende overeenkomst


• Kennisgeving toewijzing: 

– publicatie in het Europees Publicatieblad 

•enkel voor Europese aankondigingen 

• Archivering van documenten

Wetgeving overheidsopdrachten: wettelijk kader –praktische ... - GAB

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?