Eindevaluatie project De Hoogt - Gemeente Alphen-Chaam

Aan : Gemeente Alphen-Chaam
Van : Team De Hoogt
Betreft : Eindevaluatie project De Hoogt
Datum : December 2012
Richtinggevende initiatiefnemers:
Gemeente: Johanne van Hooijdonk en Alfons van Raak
Thebe : Peter sterken
WIJ : Nelly de Graauw
Uitvoerend team:
Thebe : Dinny Den Herder, facilitair manager
Thebe : Toos Voermans, teammanager
WIJ : Ria Beukers, vrijwilligerscoördinator
Afsluiting projectfase op 31 december 2011.
Wat moest het resultaat zijn?
- Het grand café is 5 dagen per week van 9.30-16.30 uur open;
- Er is een club van minimaal 28 vrijwilligers ingewerkt die enthousiast
aan het werk is en die zichzelf bestuurt;
- Er is sprake van één vrijwilligersbeleid;
- Er wordt door de club rekenschap van het werk, hun keuzes en
planning, afgelegd aan stakeholders:
- Thebe
- Leystromen
- Gemeente
- KBO
- WIJ
- Alphense gemeenschap (persbericht)
Partners in De Hoogt
- SHL (stichting huisartsenlaboratorium),5 dagen per week in de
prikpost
- Maatschappelijk werk, 1 keer per week spreekuur
- WZSW, 1 x per maand spreekuur en bijeenkomsten in een
arrangement met eten
- HOOM, bijeenkomsten voor mantelzorgers
- Team Verzorging & Verpleging Thebe/ Alphen
- KBO, bestuursvergaderingen en themabijeenkomsten
Vrijwilligers
Van de 36 vrijwilligers die zich aanvankelijk hadden aangemeld zijn er na de
individuele gesprekken 29 matches tot stand gekomen tussen individu en het
vrijwilligerswerk in De Hoogt. Uit de eerste gesprekken blijkt dat Alphenaren zich
enorm verbonden voelen met het dorp en het voor hen belangrijk is dat het
project zal slagen. Het samen vaststellen van de te bereiken doelen binnen een
bepaald tijdsbestek en de werkwijze, werkte motiverend. De vrijwilligersgroep
1 van 5

functioneert met een hoge mate van zelfstandigheid. ‘Door het zelf doen, leren
we wel denken’: geven ze zelf aan.
Vanaf 1 april 2011 was het Grand Café van maandag tot en met vrijdag open.
Ter kennismaking is er voorafgaand voor de vrijwilligersgroep en voor de
bewoners een gezamenlijke proeverij georganiseerd.
Geldstromen
Een vrijwilliger doet de administratie en verwerkt de gegevens in
maandoverzichten:
- registratie van het aantal bezoekers per activiteit
- registratie van het aantal maaltijden
- dagelijkse afstorting van kasgelden
Deskundigheidsbevordering vrijwilligers
- Reguliere vrijwilligersbijeenkomsten om het werk van en met elkaar te
volgen, elkaar te adviseren over de beste manier van werken en om te
komen tot eenduidige afspraken.
- Stimulering van ideeënvorming. Nieuwe activiteiten worden ingebracht
door vrijwilligers maar ook door dorpsbewoners. Voorbeelden zijn het
starten van een leesclub, sjoelclub, modeshow of bloemschikken rondom
de thema’s Kerst en Pasen.
- Twee workshops ‘Gastvrijheid en serveren’
- Een bijeenkomst met de ouderenadviseur en de inhoud (het waarom, wat,
hoe en voor wie) van zijn werk in Alphen.
- Een training van het BCG (Bredaas Centrum Gehandicapten) in het leren
omgaan met mensen met een beperking
Vrijwilligers zijn enthousiast over hun werk, de werkomgeving en de materialen
waarmee ze werken. In overleg zijn er geen naambordjes voor vrijwilligers
gekomen want dat creëert een instellingssfeer. Van groter belang is het
herkenbaar te zijn aan je gedrag; gastvrijheid en aandacht voor de bezoeker. Er
heeft zich een activiteitenwerkgroep gevormd van 6 vrijwilligers die hier affiniteit
mee hebben. Eén van hen is het aanspreekpunt. Daarnaast zijn er twee steun-
en leunvrijwilligers die als aanspreekpunt voor de groep fungeren. In de
afgelopen periode zijn er 3 conflicten voorgevallen waar ondersteuning van de
vrijwilligerscoördinator nodig was om tot een oplossing te komen. Over het
algemeen voelt men zich gezamenlijk verantwoordelijk voor een goed verloop
van de activiteiten en de samenwerking in De Hoogt. Als zaken niet lopen zoals
is afgesproken spreekt men elkaar hier ook op aan.
Klanten
Bereik
Bezoekers vrijwilligers
Juli 332
Augustus 658
September 603
Oktober 525
Meting 1 dec.’11 29
2 van 5

Aantal bezoekers per activiteit
Activiteit juli augustus september oktober
Grand Café 151 398 343 325
Restaurant 97 69 64 60
Kaarten/spellen 50 99 106 67
Biljarten 14 28 13 11
Kerkdienst* 0
Boekenuitleen 0
Bingo 12 27 29 19
Creatief 9 24 17
Bridge 8 28 24 26
Totaal 332 658 603 525
*Telling Kerkdienst en boekenuitleen vanaf augustus is nog niet meegenomen.
Programmering De Hoogt
Zie bijlage
Bereik kwetsbare mensen
Een van de risicofactoren waardoor zelfredzaamheid terug loopt is de leeftijd van
75 jaar en ouder en alleenstaand.
Er is een steekproef uitgevoerd op de activiteit van vrijdagmiddag. Getoetst is
onder de 26 bezoekers in welke mate de risicogroep, alleenstaand 75 jaar en
ouder, bereikt werd:
- 19 personen waren 75 en ouder waarvan 11 personen 80 jaar of ouder
- Van die 19 personen waren 14 personen alleenstaand
Bezoekers, mensen uit het complex en voor het merendeel uit het dorp, zijn blij
met de mooie inrichting, de ervaren gezelligheid en gastvrijheid. Men is tevreden
over het eten in het Grand Café. Enkele bewoners zijn ontevreden omdat ze niet
net als bij de thuis geleverde maaltijd een beroep kunnen doen op het laag
tarief. De animo bij dorpsbewoners om samen te eten in het Grand Café is net
als in Chaam laag te noemen. Er komen wel steeds meer vaste bezoekers op
vaste dagdelen (beginnen hun loop te krijgen).
Samenwerking
Het streven was om op het niveau van eenheid uit te komen oftewel volledige
samenwerking tussen betaalde krachten, vrijwilligers en klanten. Terug blikkend
op het afgelopen jaar is er duidelijk sprake van gemeenschappelijke belangen,
werden feitelijke en formele beslissingen in gezamenlijkheid genomen en werden
hulp- en machtsbronnen gedeeld. Zowel de medewerkers van Thebe/De Hoogt
als van WIJ en de vrijwilligers kijken heel tevreden terug op de samenwerking in
het afgelopen jaar. Natuurlijk waren er soms medewerkers of vrijwilligers te
enthousiast en onnadenkend waardoor stappen werden over geslagen in de
besluitvorming. Maar elkaar daarop aanspreken helpt om het de volgende keer
anders te doen. Respect, aandacht en passie zorgden ervoor dat er met plezier
gewerkt is. De samenwerking onderling wordt als waardevol ervaren. Het werken
naar een doel, binnen een bepaalde periode, met de expertise van WIJ op het
gebied van vrijwilligersmanagement is een succesfactor gebleken.
3 van 5

Vanuit de KBO zit Marloe Frijters in het gebruikersoverleg. Marloe heeft als
vrijwilliger de administratieve taken in De Hoogt op zich genomen. Meerdere
vrijwilligers zijn tevens lid van de KBO (kruisbestuiving).
Ook van de KVO zijn er vrijwilligers die zich weer in hun achterban positief
uitspreken over De Hoogt.
Een erg mooi resultaat is de uitwisseling tussen vrijwilligers uit De Geerhof in
Chaam en De Hoogt in Alphen. Zij helpen elkaar over en weer bij gelegenheden.
Communicatie & PR
- Er wordt regelmatig gebruik gemaakt middels het inleggen van flyers
in de 435 exemplaren van het KBO-blad ‘Ons’.
- Posters ophangen op punten met een grote doorstroom van
dorpsbewoners.
- Plaatselijke correspondent plaatst artikelen over De Hoogt.
Fase 2
Als fase 2 in de lente wordt opgeleverd zal er een toename komen van het aantal
klanten dat gebruik gaat maken van het Grand Café. Dit geeft meer dynamiek.
De vervolgstap is dat het Grand Café ook in het weekend open zal gaan. Het
wordt het hart van Alphen. Leystromen beveelt het Grand Café als een pré aan
bij toekomstige bewoners.
Toekomst
Is niet maakbaar en niet voorspelbaar. De groep is op dit moment sterk genoeg
om uitval met elkaar op te vangen en naar vervanging te zoeken. Alle
betrokkenen kijken met vertrouwen naar 2012. Het is door en voor de
dorpelingen opgezet. Dinny, facilitair manager, is het aanspreekpunt voor de
vrijwilligers. Vanaf 1 januari 2012 vallen alle vrijwilligers onder Thebe/De Hoogt.
Resultaat
Alle betrokkenen zijn trots op de behaalde resultaten. Deze resultaten komen
overeen met de gestelde doelen.
Aanbevelingen
- Tellen en vertellen voort zetten. De cijfers van de maandoverzichten
worden nu per kwartaal gebundeld en besproken binnen het team.
Aantal bezoekers per activiteit en het aantal maaltijden in het
restaurant. Daarnaast de processen steeds onder de loep nemen en
waar nodig verbeteren of bijstellen.
- De constructie van 10% van de bruto omzet naar de vrijwilligersgroep
De Hoogt voor hun inzet net als in De Geerhof wordt afgeraden door
WIJ. Het gaat om aandacht en waardering en niet om geld. Betaalde
krachten en vrijwilligers trekken als gelijken op vanuit dezelfde missie
en visie. Wel is een locatiepot een goed alternatief (o.a. fooien en
opbrengsten van de bingo) om een extra activiteit te kunnen
organiseren of om materiaal te kopen.
- Gebruikersoverleg continueren en daar ook de drie vrijwilligers bij
betrekken die als aanspreekpunt fungeren voor de groep.
4 van 5

Bijlage Programmering De Hoogt
Dag ochtend middag
Maandag Bingo 1 e maandag vd
mnd
Dinsdag Kerkdienst Kaarten/spellen
Woensdag Creatief
Donderdag Kaarten/spellen
Vrijdag Zityoga Bibliotheek
Bridge
Kaarten/spellen
Zaterdag
Zondag
Van maandag tot en met vrijdag is het grand café open van 9.30- 16.30 uur en
kan men dagelijks:
- Biljarten;
- een consumptie gebruiken;
- een warme maaltijd gebruiken.
Maandelijkse en extra activiteiten
- Op donderdagavond is er 1x p/mnd een thema-avond (organisatie
KBO);
- 1 x p/mnd is er een extra activiteit;
Voorbeelden:
- Een diner-dansant, 3 gangen diner met live muziek;
- Burendag met bonte avond voor bewoners woonzorgcentrum;
- Fotozoektocht en grand café met bewoners woonzorgcentrum en
buurtbewoners.
5 van 5