Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Vereniging en Bureau - 2
Bezuinigen moet, maar hoe? Van kaasschaaf tot volledige uitbesteding!
2-2-2010
In deze tijd ontkomen de meeste verenigingen er niet aan om hun uitgaven scherp tegen
het licht te houden en aanzienlijke kostenbesparingen door te voeren. Immers hun
inkomsten lopen terug als gevolg van opzeggingen en, als het om bij voorbeeld
sportverenigingen gaat, ook als gevolg van het afhaken van sponsors en
van gemeenten die geen gaten meer willen vullen. En het ziet ernaar uit dat het niet om
een eenmalig of kortstondig dipje gaat. Het wordt een jarenlange periode van strak
broekriemwerk.
Omdat 'het bureau' de plaats is waar de meeste kosten worden gemaakt (personeel,
huur gebouw, ICT) wordt doorgaans vooral daar pijn geleden. Toch wordt altijd juist van
de medewerkers gevraagd om suggesties en voorstellen te doen voor besparingen,
bezuinigingen, kostenreducties en inkomstenvermeerdering. Ik heb een aantal van
dergelijke periodes meegemaakt. Het is heel bijzonder om te zien welke speciale
dynamiek zo'n opdracht los maakt.
Een gebruikelijke aanpak van de directeur is om iedereen/alle afdelingshoofden een
kaasschaaf te geven om zo een bepaald percentage besparing te vinden. Dat kan op
korte termijn soelaas bieden als er in eerdere jaren nog niet (bij herhaling) geschaafd is.
Op een gegeven moment is alle vel, vlees en vet er wel af en zit er niets anders op dan
tot op en in het bot te gaan. En natuurlijk kunnen investeringen worden uitgesteld of kan
juist versneld in de richting van een alliantie of fusie worden gestreefd om besparingen te
realiseren en meer en betere ledenbaten te kunnen bieden.
Verenigingen die hun zaken goed op orde hebben en bij voorbeeld elk jaar aan
'purposeful abandonment' doen, hebben geen behoefte aan deze exercitie. Immers, zij
houden, op grond van beleid, elk jaar al hun activiteiten en kosten tegen het licht, doen
een grondige evaluatie, trekken conclusies, nemen besluiten en voeren die prompt
uit. Zulke verenigingen zijn proactief, worden zelden verrast en als dat toch het geval is,
dan hebben zij snel een reactie klaar. Zij werken volgens de aanpak van ASAE's 'zeven
criteria voor succes', waarover ik de serie artikelen 'Kiezen voor succes' heb geschreven.
Een in ons land als radicaal en onaanvaardbaar geachte maatregel is de salarisbevriezing
of zelfs -verlaging. Wat gebeurt er als het bestuur de directeur en haar medewerkers
vraagt om eens een week zonder salaris te werken? Ik heb dit voorbeeld vorig najaar
diverse malen gehoord, toen ik in de VS was. In het bedrijfsleven komt het daar nogal
eens voor maar ook in verenigingsland.
Het verenigingsvoorbeeld waarop ik doel betreft de Association for Conflict Resolution
(ACR, 5.000 leden, acht medewerkers, vele vrijwilligers). Op de slotdag van het ACR
congres (7-10 oktober) in Atlanta werd onder meer aandacht besteed aan het zware jaar
2009. Bestuursleden hadden, niet ongebruikelijk in de VS, extra gelden gedoneerd aan
hun behoeftige vereniging. Welnu, dan kun ja het toch niet maken als personeel om niet
ook een geste te doen: een week werken zonder loon! Zo geschiedde. De directeur
maakte dan ook niet zonder trots melding van deze bijdrage van hem en zijn mensen.
77