Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

2. Zeker bij een vereniging van enige omvang, om nog maar te zwijgen van grote
verenigingen die als zodanig amper meer herkenbaar zijn (ANWB, Consumentenbond en
dergelijke die meer een imago hebben van serviceorganisatie en pressiegroep), is het
eenvoudigweg onmogelijk om de taken uitsluitend met vrijwilligers uit te voeren. Neem
alleen al de vragen van leden en derden die dagelijks langs allerlei kanalen bij het
Bureau binnen komen. De taken van de vereniging zijn aan de ene kant gewoon te talrijk
en te complex en aan de andere kant zijn de benodigde vrijwilligers volstrekt
onvoldoende beschikbaar.
3. Een grote vereniging kan voor haar functioneren op centraal niveau absoluut niet
zonder een professioneel ondersteuningsapparaat. Vaak gaat dit apparaat ook
ondersteunende werkzaamheden verrichten voor de besturen van onderdelen van de
vereniging zoals vakafdelingen en secties, opdat deze op hun beurt de drie taakgebieden
voor hun achterban goed behartigen binnen het voor dit onderdeel relevante domein. Met
andere woorden, het propellermodel is ook op decentraal niveau aan de orde en veelal
een must. Mocht de centrale organisatie (nog) geen ondersteuning verlenen aan de hier
bedoelde decentrale onderdelen, dan zullen deze doorgaans niet aarzelen om hun eigen
mini-bureautje in het leven te roepen.
4. In een vereniging is het (in toenemende mate) een komen en gaan van vrijwilligers,
uitzonderingen daargelaten. Het Bureau draagt zorg voor de continuïteit, ook al doen zich
ook daar personele mutaties voor. Vergelijk het met een land dat tijdelijk zonder
regering zit, de ambtelijke structuren staan er borg voor dat in elk geval de primaire
processen doorgaan.
5. Een vereniging heeft als zodanig - afgezien van belangrijke personen uit de
geschiedenis van de vereniging - geen geheugen. Het Bureau fungeert als zodanig. Daar
zijn de personen en de documenten, inclusief de lijsten met namen van eertijds
betrokken vrijwilligers en anderen, die kunnen worden geraadpleegd. Daar bevindt zich
materiaal om van te leren. Bij voorbeeld om nog eens te checken wanneer, onder welke
condities, door wie en met welk resultaat een bepaalde actie, campagne enz. is
ondernomen, voordat men het wiel opnieuw gaat uitvinden en bijvoorbeeld eenzelfde
teleurstelling over zich afroept.
6. Een vereniging heeft als zodanig - afgezien van individuele personen - veelal geen
organisatorisch geweten. Natuurlijk heeft een vereniging statuten en reglementen en
mogelijk zelfs een gedragscode. In het dagelijks functioneren van een vereniging kan het
allicht gebeuren dat (nieuwe) vrijwilligers met voorstellen komen voor acties, die niet
door de beugel kunnen. Redenen kunnen zijn opportunisme, eigen belang c.q. belang
van het bedrijf waar men werkt, scoringsdrift of het natuurlijk gewoon niet weten wat de
regels zijn. In dergelijke gevallen kan het Bureau een heilzaam corrigerend effect
hebben.
7. Het Bureau is, bij een organisatie van enige omvang en organisatorische rijpheid, een
belangrijk apparaat voor de uitvoering van secretariële, administratieve en meer
specialistische beleidstaken van centraal bestuur en van decentraal besturen. Zo'n
Bureau is onmisbaar voor verdere professionalisering van de vereniging van uitvoerend
via directief en beleidsvoerend naar voorwaardenscheppend of toezichthoudend, zoals zo
mooi aangegeven in het boek Architectuur van Verenigingen van de hand van Frans
Huizenga en Peter Tack.
72