Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Leve het Bureau
Zeven redenen om als vereniging te kiezen voor bureau-ondersteuning
9-5-2007
Je mist het pas als het er niet is. Dat geldt voor heel veel dingen, waar we
vanzelfsprekend van aannemen dat ze er zijn, bij voorbeeld elektriciteit, water en al onze
lichaamsfuncties. Elk letsel of gemis confronteert ons met onze kwetsbaarheid. We
zeggen dan 'ik wist niet dat....zo belangrijk is; er zijn nu zoveel dingen die ik niet meer
kan'. Vult u maar in.
Tientallen jaren ben ik directeur geweest van diverse beroepsverenigingen. Deze
organisaties hadden en hebben elk hun eigen bureau met medewerkers voor tal van
taken. Als directeur beschikte ik bovendien altijd over een of enkele bekwame
rechterhanden. Zalig. Maar hoe groot was het gemis toen ik daarna, in mijn vrije tijd,
weer eens voorzitter werd van een club zonder apparaat? De Rijnlandse Ski Vereniging
(www.rskiver.nl).
Weldra was ik niet alleen voorzitter maar ook secretaris, omdat de regulier aftredende
persoon zijn prioriteiten elders legde. Dus heb ik gedurende een termijn van drie jaar
bijna de gehele tijd twee functies vervuld, zonder enige ondersteuning. Dat viel zwaar.
Ook de beide collegae in het bestuur hadden hun handen vol. Ik heb het hier over een bij
uitstek uitvoerend bestuur, dat leiding geeft aan een niet zo grote vereniging (ongeveer
450 leden) van voornamelijk vijftig-plussers. Wij steunden elkaar en stonden er
uiteindelijk toch, ieder voor zijn eigen portefeuilles, alleen voor. De vereniging
organiseert elk jaar minstens zes skireizen en tal van andere sportieve en recreatieve
activiteiten. Er wordt enthousiast aan deel genomen.
De overgang van 'verwend directeur' naar 'zelf handen uit de mouwen stekende
voorzitter' vond ik groot. Wat ik gemist heb is de mij zo vertrouwde professionele
ondersteuning vanuit een Bureau. Ik schrijf het met opzet met de hoofdletter B. Ik weet
uit ervaring dat besturen, leden en ook medewerkers op gezette tijden kritiek hebben op
het ondersteunend apparaat van (vooral landelijk opererende) verenigingen. Maar als het
alternatief is 'geen Bureau', dan doe mij er a.u.b. maar wel een!
Ik noem zeven redenen waarom het belangrijk is om als vereniging over een
ondersteuningsapparaat te beschikken.
1. Het Bureau vormt het kernbestanddeel van de as ofwel naaf van het bekende
Propellermodel (zie onder meer het boek 'Professioneel verenigingsmanagement' onder
redactie van Peter Tack en Petra Beusmans). De propeller is een metafoor voor de
diverse terreinen van aandacht, beleid en actie, die elke vereniging met elkaar in balans
moet brengen. Deze drie terreinen (in het model vertegenwoordigd door propellerbladen)
zijn: externe positionering van strategische belangen, collectief organiseren en
individueel profiteren. De as bestaat uit enerzijds de organisatie van de vereniging en
anderzijds het Bureau. Samen vormen zij de infrastructuur van de vereniging. Zonder
verbinding en werking van een as hebben de bladen van de propeller geen functie. Dus
een Bureau is bijzonder instrumenteel voor het functioneren en welslagen van een
vereniging.
71