Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Het bestuur kijkt dus naar de organisatie - zowel vereniging als bureau - door alle brillen
die hem zijn aangereikt. Het maakt lijsten van sterke punten, van gesignaleerde
kwesties, van dilemma's, van scenario's en van oplossingen. Het bedenkt vragen aan de
hand waarvan het de kandidaten stevig aan de tand kan voelen. Het vraagt hun kijk op
de inrichting van de functie directeur (splitsen in directeur en algemeen secretaris? zoals
vaak gebeurt), de inrichting van het bureau en van het bureaumanagement, de
samenwerking met het bestuur, de dienstverlening aan vooral de decentrale onderdelen
van de vereniging, waarin groepen leden samen een deel van hun toegevoegde waarde
creëren.
Als het bestuur de longlist van 70 geïnteresseerden heeft teruggebracht tot laten we
zeggen tien, dan kan de sollicitatiecommissie hun in de gesprekken allerlei vragen en
dilemma's voorleggen, waar de vereniging mee worstelt. Hoe zou de geachte kandidaat
de kwestie aanpakken? Als het een serieuze kandidaat is, dan heeft zij zich goed
geïnformeerd over de organisatie waar zij directeur wil worden. Zij heeft goed due
diligence gedaan, zodat zij niet alleen goede antwoorden kan geven maar, beter nog, ook
en vooral heel goede vragen kan stellen aan haar gesprekspartners. En, mocht zij de
uitverkorene worden, dan is de kans wel heel klein dat zij voor onaangename
verrassingen komt te staan.
Hopelijk laat het bestuur zich bij de keuze van een nieuwe directeur inspireren door
Weggeman's boek 'Leidinggeven aan professionals? Niet doen!'. Een vereniging met
vrijwel uitsluitend academisch geschoolde leden en een verenigingskantoor met ruim 50
medewerkers, van wie velen academisch geschoold zijn en werk op dit niveau doen, is
niet eenvoudig te managen. Dus is het aan te bevelen om de uitverkorene(n) gesprekken
te laten voeren met vertegenwoordigers van diverse belangrijke groepen in de
vereniging en met medewerkers van het bureau. Vooraf dient het bestuur de
verwachtingen van alle betrokkenen ten aanzien van deze fase helder en expliciet te
formuleren en er instemming voor te krijgen.
Het bestuur doet er ook wijs aan om ten aanzien van een beoogde kandidaat een serieus
due diligence onderzoek te doen. Dit klinkt zwaar maar de praktijk wijst uit dat het geen
overbodige luxe is. Ook het bestuur wil immers niet voor verrassingen komen te staan,
hoe enthousiast het ook is over de uitverkorene. Dit deel van de procedure betreft niet
alleen het CV maar ook de levenswandel van de persoon (schulden, verslaving, fraude,
ongewenste intimiteiten, ethische kwesties en dergelijke) en ook haar managementstijl,
haar emotionele intelligentie en haar relatie met besturen/haar meerderen in eerdere
werkkringen. Kortom, een directeur selecteren en aanstellen is een majeure operatie en
het is er een die een grote betekenis heeft voor de vereniging, de leden en de
werknemers die voor haar werken.
67