Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Congresseren in Chicago
21-8-2007
1001 manieren voor verenigingsprofessionals om bij te tanken: een impressie van de
Annual Meeting 2007 van de American Society of Association Executives ASAE
Van zaterdag 11 t/m dinsdag 14 augustus woonde ik het jaarlijkse congres - Annual
Meeting & Exposition genoemd - van de ASAE bij, locatie Chicago. Het was voor mij de
tweede keer, de eerste was 20 jaar geleden. De ASAE is de professionele organisatie
voor directeuren en stafleden van verenigingen en not-for-profit organisaties in de VS.
Het betreft brancheverenigingen, beroepsverenigingen en organisaties in de charitatieve
sector, groot en klein, op nationaal, staat en lokaal niveau. De club telt bijna 23.000
leden, waarvan 350 buiten de VS (negen in Nederland).
Deelname aan een congres in de Verenigde Staten vind ik altijd, ook nu weer, de moeite
waard, het is werkelijk een belevenis: de schaal van het congres (bijna 7.000
deelnemers), het enorme aanbod van presentaties, de kwaliteit van de presentaties (niet
alleen en zozeer de inhoud als wel de voordracht), de organisatie en logistiek, de
sponsoring van een groot aantal activiteiten door strategische partners en andere
derden, de communicatie over het congres (voor, tijdens en na), de servicegerichtheid
van iedereen die bij de organisatie betrokken is en de kwaliteit van de locatie (McCormick
Place aan het Lake Michigan). Dus ik heb er weer erg van genoten, ook van de zeer
bijzondere wolkenkrabber architectuur van downtown Chicago.
De Annual Meeting & Exposition bestond globaal uit drie grote componenten: het
congres, Connection Central en de Associations Solutions Market Place (Expo). In dit
artikel geef ik de hoofdlijnen van elk van deze drie onderdelen.
Het congres - thema was Connecting great ideas & great people - bevatte de volgende
organisatorische rode draden:
Key note sprekers, één per dag
Thought Leader sessions, elke dag een aantal (zeven) parallel
Learning Labs, tientallen per dag, parallel
Recreatieve activiteiten, zoals een zeer bijzondere openingsreceptie en een finale
Picknick by the Lake (met zangeres Nathalie Cole, jawel, de dochter van…)
Noot: het congres was paperless, dat wil zeggen er werden vrijwel geen handouts
uitgereikt. Deze konden wel voor, tijdens en na (tot eind september) worden
gedownload en geprint (http://www.asaeannualmeeting.org/handouts.cfm).
Een ander belangrijk verzamelpunt voor congresdeelnemers was Connection Central, een
grote hal met tal van services, zoals:
Registratiebalie (tientallen meters lang)
Boekhandel ASAE (10% korting, geen kosten voor verzending), met grote
belangstelling voor de bestseller '7 Measures of Success' en voor de nieuwe editie van
'The decision to join: How individuals determine value and why they choose to
belong'.
Informatiepunten voor opleidingen (CAE), lobbying en dergelijke
Services op het terrein van loopbaan en carrière (CV, coaching gesprek en dergelijke)
275