Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Verenigen met toekomst
Vijf stappen om verrassingen in de toekomst te voorkomen
21-11-2006
Alle verenigingen houden zich elk jaar bezig met hun verleden, het meest recente
weliswaar, maar toch. Ik doel op het jaarverslag. Af en toe houden zij zich bezig met een
wat langer verleden, het gaat dan om een lustrum of ander jubileum. Daaraan wordt dan
aandacht besteed in de vorm van een speciale editie van het tijdschrift, of een
jubileumboek.
Maar hoeveel verenigingen houden zich bezig met hun toekomst op korte (een tot drie
jaar) en lange termijn? Niet veel, hoe zou je dat ook moeten doen? Toch is het belangrijk
dat verenigingen zich met hun toekomst bezig gaan houden. Bestuur en directeur
moeten hierin het voortouw nemen. In dit artikel geef ik hiervoor enkele handvatten.
Vorige week woonde ik het Verenigingsmanagement (VM) Jaarcongres bij. Het thema
van het congres bestond uit twee vragen: 1. wat zijn de ambities van uw vereniging en
2. hoe gaat u die ambities realiseren? Het is bekend dat voorspellen moeilijk is, vooral
met betrekking tot de toekomst. Maar het gaat natuurlijk niet om voorspellen. En het
gaat ook niet om afwachten tot de toekomst komt, want daarvoor is de wereld wat al te
sterk in beweging. Waar het wel om gaat is dat u als voorzitter en directeur het besluit
neemt om de toekomst met verbeeldingskracht tegemoet te treden en er daarmee zelf
ook vorm aan te geven. In het belang van de leden. U biedt hun een gemeenschappelijke
toekomstvisie op hun beroep of branche en gaat met hen werken aan de realisatie ervan.
Besturen is dan, net als regeren, vooruitzien (en niet vooruit schuiven).
Er zijn verschillende manieren om u als vereniging voor te bereiden op de toekomst. Een
mooie manier is de toekomstverkenning ofwel het scenariotraject. Hierin wordt kennis
van binnen en buiten de vereniging gemobiliseerd en gebruikt in een goed gestructureerd
proces. Daarin gaan diepgang en breedte, nieuwe inzichten en draagvlak samen. Shell
heeft een grote traditie en reputatie in het uitvoeren van scenariostudies. Ik noem dit
bedrijf met name omdat Ir. Paul de Ruijter, die op genoemd congres een presentatie
hield, daar de basis heeft gelegd voor zijn huidige expertise.
De Ruijter heeft over het scenariodenken voor verenigingen samen met Drs. Hans-Peter
Lassche een mooi boek geschreven. Het is ten doop gehouden op het VM congres en het
heet Vereniging met toekomst. Scenario's en strategie voor branche- en
beroepsorganisaties (VM Uitgevers, Beekbergen). In dit boek beschrijven de auteurs
scenariotrajecten, die De Ruijter met vier verenigingen heeft uitgevoerd. Een leerzame
exercitie, omdat zij alle vier aangeven veel baat te hebben gehad bij de
toekomstverkenning die zij hebben uitgevoerd. Zij hebben het gevoel dat hun vereniging
beter gefocust is, dat zij hun leden beter van dienst kunnen zijn en dat zij bewuster dan
voorheen naar de toekomst kijken. Die toekomst is nog steeds onzeker, maar zal hen
minder snel voor verrassingen plaatsen.
Voor alle verenigingen die zich ook op het scenariopad willen begeven biedt het boek
(hoofdstuk 6, Werken aan de toekomst) een handleiding in vijf stappen. In het kader van
dit artikel geef ik de stappen en de belangrijkste elementen ervan slechts kort weer.
254