Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Kiezen voor succes - 6
Ongoing conversations. Kenmerk nr. 4: Dialogue and engagement
10-10-2007
De zeven kenmerken van geweldige verenigingen worden in het ASAE boek de '7
Measures' gegroepeerd in drie categorieën. De eerste categorie, Commitment to Purpose
(2 kenmerken) heb ik in vorige artikelen ('Kiezen voor succes – 3 en 4') behandeld. De
tweede categorie heet Commitment to Analysis and Feedback (drie kenmerken). De
derde categorie gaat over Commitment to Action (twee kenmerken). In dit artikel
behandel ik het tweede kenmerk in de tweede categorie, Ongoing Conversations. Over
het eerste, Data-Driven Strategies, heb ik geschreven in het artikel 'Kiezen voor succes –
5'.
Geweldige verenigingen beschikken over een flinke expertise wat betreft verzameling van
informatie. Zij weten dat dit echter niet genoeg is. Zij koesteren daarom een cultuur
waarin die informatie wordt geanalyseerd en gedeeld door de gehele organisatie,
betaalde staf en vrijwilligers, niemand uitgezonderd. Van iedereen wordt verwacht dat
hij/zij die informatie en de analyse ervan gebruikt om uit te vinden welke actie de
organisatie daarop moet nemen.
Het vierde van de '7 Measures' is een cultuur van dialoog en betrokkenheid, 'a close-knit,
consistent culture where all employees not only receive the same script, in the form of
the same information, but also see the potential to contribute to a blockbuster
production. (....) they all share equally in the responsibility to contribute and add value
to the association.' (pag. 44). Deze cultuur is het vanzelfsprekende gevolg van 'constant
communication'. Er is een oprecht verlangen om met elkaar samen te werken op door de
missie gedreven manieren. Er is bij deze mensen geen competitie maar het verlangen 'to
always put the organization first, before individual or departmental gain.'
Excellente verenigingen kennen geen silo-mentaliteit, geen verkokering volgens lijnen
van afdeling of verantwoordelijkheid. Op vragen over belangrijke en kenmerkende
producten bij voorbeeld geeft iedereen hetzelfde antwoord. Dit is mogelijk op basis van
een helder begrip van de identiteit van de vereniging en haar doel. In de verenigingen,
die niet tot deze groep behoorden, kwamen op zulke vragen, als gevolg van enigerlei
vorm van verkokering, de meest uiteenlopende antwoorden.
Opmerkelijke verenigingen vermijden werkelijk elk type opsplitsing. Het draait enkel en
alleen om de leden. Een voortdurende interne dialoog in de hele organisatie zorgt ervoor
dat iedereen weet waarom de vereniging bestaat, welke richting zij op gaat en welke
haar prioriteiten zijn. Hier zijn een paar voorbeelden hoe zij dat doen:
Iedere nieuwe medewerker heeft na ongeveer een maand een gesprek met haar/zijn
CEO. Deze legt visie en missie van de organisatie uit, beantwoordt vragen, vertelt
hoe de organisatie haar missie uitvoert.
Periodieke bijeenkomsten van het gehele personeel ter bespreking van de jaardoelen
en de voortgangsrapportage.
Bijeenkomsten van de gehele staf en eventuele relaties met als doel dat iedereen
duidelijk voor ogen heeft wat de leden doen.
235