Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Kiezen voor succes - 5
Data, data, data. Kenmerk nr. 3: Data-driven strategies
29-9-2007
De zeven kenmerken van geweldige verenigingen worden in het boek de '7 Measures'
gegroepeerd in drie categorieën. De eerste categorie, Commitment to Purpose (twee
kenmerken) heb ik in vorige artikelen behandeld ('Kiezen voor succes – 3 en 4'). De
tweede categorie heet Commitment to Analysis and Feedback. Zij bestaat uit drie
kenmerken: Data-Driven Strategies (het onderwerp van dit artikel), Dialogue and
Engagement, CEO as a Broker of Ideas. De derde categorie gaat over Commitment to
Action (twee kenmerken).
Geweldige verenigingen stellen hun leden centraal en zorgen ervoor dat hun producten
en diensten in lijn zijn met hun missie. Hoe weten zij nou of ze hiermee in de roos
schieten of de plank volstrekt mis slaan? Het antwoord is: door steeds maar weer vragen
te stellen, op elke denkbare wijze. Zij informeren zich continu over de omgeving waarin
zowel zijzelf als hun leden opereren. Zij doen het gebruikelijke onderzoek, grijpen
daarnaast elke mogelijkheid aan om te praten met en te luisteren naar hun leden en zij
bevorderen de dialoog tussen medewerkers en vrijwilligers. Bovendien doen zij echt iets
met de informatie die zij verzamelen. Denk aan wijziging van een bestaand product,
introductie van een nieuwe dienst of initiëring van welke andere verandering dan ook. De
CEO vervult hierin een cruciale rol.
Hun motto is dus data, data, data. Zij doen onderzoek, kwantitatief zowel als kwalitatief,
en zij verzamelen ook op andere wijzen informatie (formeel of anekdotisch), analyseren
deze en gebruiken de opbrengst ervan om nog beter te worden. 'Research (...) is always
put to use, not put on the shelf.' Dit kenmerk impliceert dus een continue cyclus van
onderzoek van behoeften van de leden en van trends in hun omgeving, gezamenlijke
analyse van de verkregen informatie, werken aan een gezamenlijk begrip door te vragen:
wat weten we nu en wat gaan we ermee doen? De bevindingen worden verwerkt in hun
strategische en operationele planning.
Wezenlijk is dat de verkregen informatie (en de discussie erover) niet beperkt blijft tot
een kleine groep in de vereniging maar dat zij wordt gecommuniceerd door de gehele
vereniging heen, vertikaal en horizontaal, nationaal en regionaal/lokaal, onder
medewerkers en vrijwilligers. Niemand pretendeert het beter te weten dan wat de data
laten zien, iedereen staat open voor telkens weer een nieuwe blik op de wereld waarin de
leden en ook de vereniging werken. Als de data aangeven dat bepaalde veranderingen
nodig zijn, dan wordt er niet geaarzeld om te doen wat nodig is.
Sommige verenigingen hebben speciale taakgroepen voor trendanalyses (bij voorbeeld
voor demografische en economische ontwikkelingen), die de vereniging als cruciaal heeft
aangemerkt. Soms werken er twee groepen parallel, een van stafleden en een van
vrijwilligers, elk vanuit een eigen perspectief, aan deze 'environmental scanning'. Soms
verschaffen ook onderdelen van de verenigingen (chapters of taakgroepen) trend
observaties, al dan niet met betrekking tot bepaalde terreinen van aandacht. Op deze
wijze wordt vanuit tal van invalshoeken bijgedragen aan de ontwikkeling van zowel
initiatieven voor een bepaald jaar als van strategische doelen voor de lange termijn.
Duidelijke evaluatiecriteria leiden tot een goed zicht op de bijdrage van die initiatieven
233