Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum
Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum
Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>voor</strong>tgang van projecten kan natuurlijk en bij <strong>voor</strong>keur prima worden verantwoord in<br />
beknopte schriftelijke portefeuillerapportages (valt onder C). Dit alles is een kwestie van<br />
bestuurscultuur (zie artikel 'Besturen in balans', sub D).<br />
Mijn ervaring is ook dat het helpt om zaken die de toekomst betreffen bovenaan de<br />
agenda te plaatsen. Dit draagt bij aan de focus van het bestuur en helpt het bestuur om<br />
zijn taak hoogst serieus te nemen. Hier ligt een belangrijke taak <strong>voor</strong> de directeur.<br />
F. <strong>Goed</strong> vergaderen: eigen onderwerpen gaan <strong>voor</strong> de onderwerpen van anderen.<br />
Vaak gebeurt het dat de <strong>voor</strong>zitter of een ander bestuurslid na de opening van<br />
de vergadering meteen aandacht vraagt <strong>voor</strong> dat wil zeggen meteen inhoudelijk begint te<br />
praten over een bijeenkomst waar hij/zij net is geweest, een ontvangen spoedbrief van<br />
organisatie X of Y enzo<strong>voor</strong>t. Er wordt aandacht gevraagd met een beroep op de urgentie<br />
van de kwestie, maar is het onderwerp ook belangrijk?<br />
In de praktijk gaan de andere bestuursleden al dan niet gretig in op het ingebrachte<br />
onderwerp, zeker als het om een conflictueus of (anderszins) sensationeel bericht gaat.<br />
Ik vind dit redelijk rampzalig, het gaat immers ten koste van de reeds aanwezige agenda<br />
en de daarop staande <strong>voor</strong>bereide onderwerpen. Het kan natuurlijk zijn dat het te berde<br />
gebrachte onderwerp al geagendeerd staat of kan worden ondergebracht bij een punt op<br />
de agenda. Dan hoort het daar thuis.<br />
Ik bepleit een ordelijke gang van zaken, niet star maar zeker niet chaotisch. Een agenda<br />
is een belangrijk hulpmiddel <strong>voor</strong> rationeel gedrag: wat is informatieverstrekking (=<br />
bijpraten), wat is beeldvorming (= discussie) en wat is besluitvorming (de kern van de<br />
output van een bestuursvergadering)? (zie artikel 'Besturen in balans', sub C) Dus als<br />
iemand iets te berde wil brengen, is de vraag: met welk doel wil je dat, wat <strong>voor</strong> type<br />
uitwisseling betreft het, bij welk punt kunnen we het erover hebben?<br />
Eigen onderwerpen gaan <strong>voor</strong> de onderwerpen die afkomstig zijn van anderen. Houd je<br />
aan je eigen strategie, je eigen prioriteiten, je eigen keuzen om goed door de toekomst<br />
heen te komen. Dus zet niet alleen de toekomst bovenaan op de agenda, maar <strong>voor</strong>al<br />
ook je eigen doelen, waaraan je als bestuur werkt. Laat je niet afleiden door berichten<br />
van buiten en besteed hier niet teveel tijd aan.<br />
De tijd die je er wel aan besteedt - wat moeten we ermee, wat betekent dit <strong>voor</strong> ons<br />
beleid enzo<strong>voor</strong>t - zou ik willen maximeren op 25% van de beschikbare vergadertijd. En<br />
breng het onderwerp dan daar onder, waar het hoort, meteen of <strong>voor</strong> een volgende<br />
vergadering. En laat intussen een of enkele portefeuillehouders ermee aan de slag gaan,<br />
als het bestuur heeft vastgesteld, dat het 'er iets mee moet' en binnen welk kader.<br />
Dan kunnen er volgende keer meteen spijkers met koppen worden geslagen. Dat is<br />
efficiënt, effectief en wel zo prettig. Als bestuursleden hebben we immers een opdracht.<br />
En omdat het om onze eigen tijd gaat, willen we die zo prettig en nuttig mogelijk<br />
gebruiken, in het belang van onszelf en in het belang van onze leden, nu en door de<br />
toekomst. Want <strong>voor</strong> hen bestaat de vereniging en als bestuursleden dienen wij de<br />
vereniging.<br />
22