Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

voortgang van projecten kan natuurlijk en bij voorkeur prima worden verantwoord in
beknopte schriftelijke portefeuillerapportages (valt onder C). Dit alles is een kwestie van
bestuurscultuur (zie artikel 'Besturen in balans', sub D).
Mijn ervaring is ook dat het helpt om zaken die de toekomst betreffen bovenaan de
agenda te plaatsen. Dit draagt bij aan de focus van het bestuur en helpt het bestuur om
zijn taak hoogst serieus te nemen. Hier ligt een belangrijke taak voor de directeur.
F. Goed vergaderen: eigen onderwerpen gaan voor de onderwerpen van anderen.
Vaak gebeurt het dat de voorzitter of een ander bestuurslid na de opening van
de vergadering meteen aandacht vraagt voor dat wil zeggen meteen inhoudelijk begint te
praten over een bijeenkomst waar hij/zij net is geweest, een ontvangen spoedbrief van
organisatie X of Y enzovoort. Er wordt aandacht gevraagd met een beroep op de urgentie
van de kwestie, maar is het onderwerp ook belangrijk?
In de praktijk gaan de andere bestuursleden al dan niet gretig in op het ingebrachte
onderwerp, zeker als het om een conflictueus of (anderszins) sensationeel bericht gaat.
Ik vind dit redelijk rampzalig, het gaat immers ten koste van de reeds aanwezige agenda
en de daarop staande voorbereide onderwerpen. Het kan natuurlijk zijn dat het te berde
gebrachte onderwerp al geagendeerd staat of kan worden ondergebracht bij een punt op
de agenda. Dan hoort het daar thuis.
Ik bepleit een ordelijke gang van zaken, niet star maar zeker niet chaotisch. Een agenda
is een belangrijk hulpmiddel voor rationeel gedrag: wat is informatieverstrekking (=
bijpraten), wat is beeldvorming (= discussie) en wat is besluitvorming (de kern van de
output van een bestuursvergadering)? (zie artikel 'Besturen in balans', sub C) Dus als
iemand iets te berde wil brengen, is de vraag: met welk doel wil je dat, wat voor type
uitwisseling betreft het, bij welk punt kunnen we het erover hebben?
Eigen onderwerpen gaan voor de onderwerpen die afkomstig zijn van anderen. Houd je
aan je eigen strategie, je eigen prioriteiten, je eigen keuzen om goed door de toekomst
heen te komen. Dus zet niet alleen de toekomst bovenaan op de agenda, maar vooral
ook je eigen doelen, waaraan je als bestuur werkt. Laat je niet afleiden door berichten
van buiten en besteed hier niet teveel tijd aan.
De tijd die je er wel aan besteedt - wat moeten we ermee, wat betekent dit voor ons
beleid enzovoort - zou ik willen maximeren op 25% van de beschikbare vergadertijd. En
breng het onderwerp dan daar onder, waar het hoort, meteen of voor een volgende
vergadering. En laat intussen een of enkele portefeuillehouders ermee aan de slag gaan,
als het bestuur heeft vastgesteld, dat het 'er iets mee moet' en binnen welk kader.
Dan kunnen er volgende keer meteen spijkers met koppen worden geslagen. Dat is
efficiënt, effectief en wel zo prettig. Als bestuursleden hebben we immers een opdracht.
En omdat het om onze eigen tijd gaat, willen we die zo prettig en nuttig mogelijk
gebruiken, in het belang van onszelf en in het belang van onze leden, nu en door de
toekomst. Want voor hen bestaat de vereniging en als bestuursleden dienen wij de
vereniging.
22