Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Beter besturen in balans
Tips voor een effectiever en efficiënter gebruik van vergadertijd
13-5-2009
Gebruik van vergadertijd kan altijd beter. Het moet ook beter, immers onze tijd
is schaars en kostbaar en er komen vele zaken op ons af, die we niet zo maar
kunnen laten passeren. Dat geldt niet alleen voor werk- en managementteams maar ook
en vooral voor besturen van verenigingen. Het gaat hier immers om vrijwilligers. En die
hebben, ook als ze niet meer 'voor de kost hoeven te werken' heus niet allemaal alle tijd
van de wereld. Bovendien, ook al heb je wel tijd, besteed hem dan wel.
Vorig jaar schreef ik het artikel 'Besturen in balans. Tips om effectief, efficiënt en prettig
een vereniging te besturen' (27 maart 2009). Het maakt deel uit van mijn aanpak van
professionalisering van verenigingen. Besturen in Balans bestaat uit de volgende vier
elementen:
A. Doelen en portefeuillehouders: balans tussen willen en kunnen.
B. Teamvorming en verantwoordelijkheid: balans tussen collectief en individueel.
C. Goed vergaderen: balans tussen bijpraten en besluiten.
D. Goed vergaderen: balans tussen verleden en toekomst.
Ik besluit mijn artikel met de conclusie dat de combinatie van C en D een mooie matrix
oplevert, volgens welke de beschikbare tijd en energie kunnen worden geleid en ingezet.
Kortheidshalve verwijs ik voor de uitwerking van deze vier elementen naar het artikel
Besturen in Balans. Op grond van enkele recente ervaringen wil ik er nu een paar
aanvullingen op geven.
E. Goed vergaderen: de toekomst gaat voor het verleden. Het gaat hier om een
aanvulling op de balans tussen verleden en toekomst (D).
Ik onderscheid het verleden, het heden en de toekomst. Bij het verleden gaat het
voornamelijk om rapportage en, zo voeg ik er aan toe, vaak ook om de notulen met de
besluiten- en actielijsten van de vorige keer. De ervaring leert dat het verslag altijd vrij
vooraan op de agenda staat en dat er nogal wat tijd aan wordt besteed: de tekst zelf,
naar aanleiding van, inhoudelijke uitweidingen over onderwerpen, die al zijn
geagendeerd en later aan de orde komen enzovoort.
De onderwerpen die er echt toe doen staan een stuk lager op de agenda. Door allerlei
soms werkelijk oeverloos gepraat in het begin van de vergadering, over het verslag maar
ook bij voorbeeld doordat de voorzitter royaal de tijd neemt om over zijn
wederwaardigheden te vertellen en daarmee de toon zet, komen die andere onderwerpen
onder druk. Of ze worden niet behandeld en doorgeschoven (soms meerdere malen) of
ze worden afgeraffeld en besloten terwijl sommige bestuursleden de bijeenkomst al
verlaten hebben.
Mijn ervaring is dat het helpt om het verleden, in elk geval het verslag, aan het eind van
de agenda te plaatsen. Uitgangspunt daarbij is dat eerder gemaakte afspraken worden
nagekomen - een kwestie van vertrouwen, afspraak is afspraak - tenzij betrokkene tijdig
en beargumenteerd meldt dat hij/zij er niet in is geslaagd het actiepunt uit te voeren. De
21