Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Besturen in balans
Tips om effectief, efficiënt en prettig een vereniging te besturen
27-3-2008
Vooral (gedeeltelijk) nieuwe verenigingsbesturen worstelen nogal eens met de vraag hoe
samen te werken, doelen te stellen en er zo aan te werken, dat zij worden gerealiseerd.
Onlangs heb ik op een zaterdag een bestuur (vijf personen; een parttime directeur en
een fulltime verenigingsmanager) van een beroepsvereniging van academisch gevormde
professionals bijgestaan om een werkbaar antwoord te vinden op deze vraag/vragen. Ik
noem mijn aanpak, die gericht is op professionalisering van verenigingen, Besturen in
Balans. Hij bestaat uit een aantal elementen, waarvan ik de belangrijkste hieronder
opsom. Mijn verhaal over strategie - dit is vooral een kwestie van beslissen wat je niet
gaat doen - laat ik hier achterwege.
A. Doelen en portefeuillehouders: balans tussen willen en kunnen
Stel een beperkt (maximaal drie) doelen vast die ieder onderschrijft en waaraan ieder
zich verbindt.
Vorm samen een eerste indruk in welke acties (dossiers) deze doelen kunnen worden
vertaald, zodat zij gaan leven voor de (nieuwe) bestuurders.
Wijs de doelen toe aan de daarvoor het meest in aanmerking komende portefeuille.
Mocht de portefeuillehouder vertrekken, dan is continuïteit in de actie verzekerd.
Vorm tandems van portefeuillehouders, partnerships: de primaire (vorige bullet) en
degene die het meest met het onderwerp verwant is. Er is dan zowel
complementariteit als back-up.
Creëer eventueel per tandem een supportgroep van betrokken en deskundige leden.
Participatie werkt bindend.
Maak samen een globaal tijdpad vanaf een moment in de toekomst naar het hier en
nu. Wanneer moet er welk resultaat zijn (bij voorbeeld een plan ten behoeve van de
Ledenraad) en wie gaat wat doen met ingang van aanstaande maandag?
Twee personen (portefeuillehouder Kwaliteit Vereniging) en verenigingsmanager
werken de afspraken volgende week samen uit en sturen ze aan iedereen toe. De
eerste stenen zijn gelegd.
B. Teamvorming en verantwoordelijkheid: balans tussen collectief en individueel
Uitgangspunt is dat het bestuur als collectiviteit verantwoordelijk is. Met andere
woorden, niemand kan denken, ik doe mijn werk goed, zij daar doet dat niet maar
dat is niet mijn pakkie an! Integendeel. Denk in elk geval ook aan de
bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Die houdt een ieder verantwoordelijk voor
het falen van al zijn collega's. Dus, als ieder zijn werk goed doet en erop toeziet dat
de anderen dat ook doen, dan heb je zo'n verzekering niet nodig.
Samenwerking is essentieel, met name vanuit persoonlijke en gezamenlijke
verbinding aan de samen gekozen doelen. Ga met elkaar na wat samenwerking voor
eenieder betekent en hoe deze zo vorm en inhoud te geven dat allen zich er wel bij
voelen en dat iedereen en ook hun samenwerking gaat werken.
19