Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Intussen kunnen bestuurs- en andere kaderleden (en ook de directeur en zijn staf)
alvast actief rondkijken in de ledenkringen die zij goed kennen en langs deze weg
ondershands personen al polsen. Dit gebeurt natuurlijk niet alleen met een gepast
appèl op het ego en de (andere) belangen van degene die wordt aangesproken maar
uiteraard ook met een appèl op de belangen van de vereniging: wat houdt hem of
haar bezig, waar heeft hij/zij behoefte aan en om welke kwaliteiten zit de vereniging
dringend verlegen?
Kortom, in het zoek- en selectieproces wordt gewerkt aan optimalisering van de mix
tussen wat de eventuele kandidaat belangrijk vindt, kan en wil aan de ene kant en wat
de organisatie nodig heeft en kan en wil bieden aan de andere kant. Met andere
woorden, verwachtingen worden over en weer uitgesproken, er wordt gedacht in
ruilgedrag, in transacties, in een psychologisch en zakelijk contract tussen persoon en
organisatie.
Hopelijk zijn na verloop van tijd de resultaten van dien aard dat er, zoals in de procedure
vastgelegd, eerst een long list en vervolgens een short list van kandidaten kan worden
opgesteld.
Mocht dit resultaat onverhoopt uitblijven, dan kan de vacaturestelling met extra
intensiteit onder de aandacht van de leden worden gebracht. Dit kan natuurlijk via de
reeds genoemde kanalen, vooral op persoonlijke wijze, maar ook via een dramatische
actie. Ik noem het voorbeeld van de Rijnlandse Ski Vereniging, waarvan ik tot eind april
2007 voorzitter was.
Als bestuur (nog slechts drie leden) van de RSV kampten wij al geruime tijd met een
aantal actuele en/of aangekondigde vacatures, ook voor de functie van voorzitter. Ik
vond een termijn van drie jaar voldoende, temeer daar ik bijna die gehele periode ook
nog eens waarnemend secretaris was geweest. Al onze wervingsinspanningen bleven
helaas zonder resultaat. Als rompbestuur van drie personen evolueerden wij toen naar
het besluit om de club op te heffen. Dat zou betekenen dat wij voor de leden (ongeveer
500) geen skireizen (zes tot acht per seizoen) meer zouden organiseren.
Dat lieten wij aan de Algemene Leden Vergadering (ALV), een half jaar voor mijn
terugtreden weten. Uiteindelijk heeft een van mijn collega's met instemming van onze
andere collega en mijzelf, een aantal weken voorafgaande aan de volgende
(voorjaars)bijeenkomst van de ALV, een krachtige brief geschreven aan alle leden en
daarin het voornemen tot opheffing klip en klaar over het voetlicht gebracht. Geheel
onverwacht heeft deze actie een aantal nieuwe bestuursleden opgeleverd, inclusief een
voorzitter die weliswaar al lang lid is van de vereniging maar nooit ergens aan mee had
gedaan of was verschenen. Ook kregen enkele werkgroepen welkome aanwas.
De moraal van het verhaal: door als bestuur, na een lange, intensieve en frustrerende
aanloop, een dramatische actie te ondernemen, verkeert de vereniging niet langer in een
situatie van personele armoede, in tegendeel. En ik hoef me niet bezwaard te voelen dat
ik, na tijdige aankondiging en zonder concessie te doen aan de oproep om toch nog een
tijd aan te blijven, ben teruggetreden. Het was juist een bij uitstek comfortabele situatie
waarin ik de voorzittershamer aan een enthousiaste opvolger kon overdragen.
Nu weer terug naar het algemene verhaal: er zijn een of meer kandidaten, de
zoekcommissie voert gesprekken met hen en doet een voordracht aan het bestuur. Dit
alles natuurlijk in het volle besef van de opdracht van het bestuur (zie bovenaan in deze
184