Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum

Een van de moderne participatietrends, waar verenigingen-oude-stijl met enige afgunst
naar kunnen kijken, wil ik illustreren aan Hyves, een virtuele club, die bestaat sinds
oktober 2004. Zij verwelkomde onlangs het vijf miljoenste lid (profieleigenaar); de
gemiddelde leeftijd is 23 jaar. Het Engelse hive betekent bijenkorf. Ieder lid kan op deze
website, want dat is het, een eigen pagina aanmaken. Voorts kunnen de leden lief en
leed met elkaar delen door te posten op elkaars pagina en zij kunnen er virtuele
vriendschappen sluiten. De site trekt alleen in ons land al miljoenen bezoekers per dag.
De ledental-mijlpaal werd 6 december gevierd in de Westerunie van Amsterdam. Er
waren 800 kaartjes voor 30.000 belangstellenden. Welke vereniging staat hier niet bij te
watertanden?
Maar vrijwilligers? Die zijn bij Hyves niet nodig. Die hoeven dus ook niet geworven te
worden. Dat is bij de conventionele vereniging, op welk gebied dan ook, wel anders. Hoe
gaat het daar doorgaans in zijn werk? Ik geef wat voorbeelden van werving van
vrijwilligers voor een verenigingsbestuur en ook enkele aanbevelingen hoe het anders
kan:
Er is een vacature, omdat het 'zittende' bestuurslid ermee stopt (andere baan,
verhuizing, gezin, mantelzorg, druk druk druk) of omdat er een nieuwe functie in het
leven wordt geroepen.
Het kan ook zijn dat er geen vacature komt omdat het zittende bestuurslid lijdt aan
het Bisonkit-syndroom, zijn pantalon is verplucht: hij doet het al heel lang, er is echt
geen opvolger te vinden, dus is het wel zo handig als hij er nog een termijn aan
vastknoopt. Zo iemand gaat meestal alleen maar weg als gevolg van een ego
krenkend conflict of een ingrijpen door het Opperwezen. Dus op termijn komt er dan
toch een vacature.
Het bestuur formuleert een vrijwilligersbeleid voor diverse onderdelen van de
vereniging, inclusief voor zichzelf. Wat is het beleid van de vereniging voor de
komende vijf jaar? Wat heeft dit voor consequenties voor omvang en samenstelling
van het bestuur? Hoeveel en wat voor mensen zijn daarvoor nodig, met welke
motivaties en met welke competenties?
Vervolgens kunnen functies of portefeuilles worden beschreven, daarbij passende
competentieprofielen worden opgesteld en vacatures worden gesteld.
Het bestuur stelt de procedure van werving, selectie, voordracht en benoeming vast.
Het belast een persoon uit zijn midden met de verantwoordelijkheid voor een ordelijk
verloop van de activiteiten. Deze roept een commissie in het leven die zich van een
belangrijke taak gaat kwijten.
De vacatures worden bekend gemaakt in de eigen media van de vereniging: het
ledenblad, de elektronisch nieuwsbrief, de nieuwsbrief voor kaderleden, de website,
tijdens vergaderingen en vakbijeenkomsten enzovoort. Ook kan de vacature,
afhankelijk van het gewicht van de functie (vooral het voorzitterschap), worden
geadverteerd buiten de vereniging, bij andere verenigingen, in de regionale of
landelijke pers of worden ondergebracht bij een searchbureau zoals het Nationaal
Register.
Externe werving heeft als voordeel dat het zoekterrein enorm wordt uitgebreid, wat
een mooie compensatie is voor de onvermijdelijk selectieve blik van de incrowd van
de organisatie, die veelal bij wijze van reflex, heel begrijpelijk, meteen in het eigen
netwerk gaat zoeken. Een volgend voordeel is dat een externe kandidaat echt vers
bloed kan betekenen en daarmee, vooral als het om de positie van voorzitter gaat,
lang bestaande obstakels uit de weg kan ruimen en nieuwe perspectieven kan
inbrengen.
183