Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum
Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum
Tips voor Goed Verenigingsbestuur - Koninklijke Van Gorcum
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Een goede vergadering<br />
<strong>Tips</strong> <strong>voor</strong> prettig, efficiënt en effectief vergaderen<br />
23-3-2007<br />
Er wordt in ons land wat afvergaderd. Gemiddeld 15% van de werktijd. Voor managers<br />
ligt het percentage rond de 50. Er is een heuse vergadercultuur, ons land is een en al<br />
praatpolder. Vergaderen zit ons in het bloed, in de genen, sinds onze <strong>voor</strong>ouders<br />
aangewezen waren op overleg en consensus om de voeten droog te houden. We zijn ook<br />
letterlijk een echt polderland.<br />
Vergaderen, overleg en afstemming in allerlei vormen en formaten, we kunnen niet<br />
zonder. De complexiteit van de samenleving, van de organisaties daarbinnen inclusief<br />
gezinnen en andere relatievormen maakt overleg, informatie- en meningsuitwisseling en<br />
afstemming van acties onvermijdelijk. Onze maatschappij is steeds meer een groot<br />
conglomeraat van onderhandelingshuishoudens. Dat vraagt bijpassend gedrag en<br />
vaardigheden.<br />
Ook verenigingen leveren een ferme bijdrage aan het vergadervolume in ons land. Vooral<br />
<strong>voor</strong> dit type organisaties is vergaderen belangrijk: aan de ene kant leveren vrijwilligers<br />
bijdragen in allerlei organen zoals besturen (centraal en onderdelen zoals afdelingen en<br />
regio's), adviesraden, commissies en werkgroepen. Aan de andere kant is er een bureau,<br />
een werkapparaat, met zijn eigen wetmatigheden, behoeften, eisen en gebruiken. Ten<br />
slotte is er de afstemming tussen vrijwilligers en professionals.<br />
Vergaderen is dus onvermijdelijk in verenigingsland. Maar het kan efficiënter en<br />
effectiever, evenals elders in ons polderland, in bedrijven, bij overheden en andere<br />
organisaties. Veel tijd wordt besteed aan informatie uitwisseling. Dat kan vaak beter via<br />
e-mail. Ik geef hier een aantal tips om de toegevoegde waarde van een vergadering te<br />
vergroten.<br />
Stel noodzaak en concreet doel vast. Zo maar vergaderen om te vergaderen, omdat<br />
het nu eenmaal gepland is, is pure tijdverspilling.<br />
Bepaal wie aan de vergadering moeten deelnemen en bij welk agendapunt. Cruciaal<br />
<strong>voor</strong> deelname is iemands verwachte toegevoegde waarde. Het is vaak niet nodig dat<br />
alle deelnemers de gehele tijd present zijn.<br />
Kies een handig vergadermoment. Dat wil zeggen, verstoor zo min mogelijk het<br />
primaire proces van de organisatie respectievelijk de persoonlijke verplichtingen van<br />
de betrokken vrijwilligers.<br />
Bevorder een goede <strong>voor</strong>bereiding. Dat houdt in dat stukken tijdig (bij <strong>voor</strong>beeld <strong>voor</strong><br />
het weekend of vier werkdagen van te voren) worden toegestuurd aan de beoogde<br />
deelnemers. Wie de vergadering niet heeft <strong>voor</strong>bereid heeft, boud gezegd, geen recht<br />
van spreken. Verdieping en besluitvorming staan centraal.<br />
Bevorder actieve participatie. De <strong>voor</strong>zitter opereert als regisseur. Hij werkt enerzijds<br />
langs de lijn van de procedure en anderzijds nodigt hij de aanwezigen uit tot to-thepoint<br />
inhoudelijke bijdragen. Dat houdt de bijeenkomst levendig.<br />
Bevorder BOB: beeldvorming, opinie, besluitvorming. Zorg dat informatie snel wordt<br />
uitgewisseld, inventariseer beelden en opinies, doe een rondje verdieping, bundel de<br />
diverse optieken en stuur gericht op besluitvorming.<br />
17
Change language